Upravljanje dokumentov in procesov

Izkoristite digitalizacijo za povečanje prihodkov

E-PODPISOVANJE DOKUMENTOV

E-podpisovanje je ključen gradnik digitalnega poslovanja, še posebej za tista podjetja, ki želijo digitalizacijo izkoristiti za rast in povečanje prihodkov, nujno pa je za celostno upravljanje življenjske poti digitalnih dokumentov.

Z uporabo platforme InDoc EDGE za upravljanje informacij lahko pospešite digitalizacijo in zagotovite skladnost svojega poslovanja. Svetujemo vam pri vzpostavitvi ter omogočamo uporabnikom prijazno, skladno in varno oddaljeno podpisovanje, podpisovanje z digitalnimi potrdili in s podpisnimi tablicami. Izkoristite digitalizacijo poslovanja za povečanje prihodkov podjetja.

E-PODPISOVANJE PO MERI VAŠIH POTREB IN PRIČAKOVANJ VAŠIH STRANK

USTVARJANJE

ali zajem
dokumenta

PREGLED

in usklajevanje
vsebine

E-PODPIS
  • Oddaljeni podpis KMALU!
  • Podpis z digitalnim potrdilom
  • Podpis s podpisno tablico

E-HRAMBA

podpisanega
dokumenta

InDoc EDGE vam omogoča, da kombinirate različne načine e-podpisovanja in svojim strankam, partnerjem in zaposlenim omogočite optimalno uporabniško izkušnjo digitalnega poslovanja v oblaku ali pri vas.

Oddaljeno podpisovanje

Oddaljeno podpisovanje je sodoben in uporabnikom najbolj prijazen način e-podpisovanja, saj ne zahteva namenske strojne ali programske opreme. Podpisniki lahko posledično dokumente preprosto podpisujejo na poljubnih napravah in v kateremkoli brskalniku. E-identiteta podpisnika je varno shranjena na oddaljeni napravi za ustvarjanje kvalificiranega elektronskega podpisa in potrjena z močno večfaktorsko avtentikacijo. V Mikrocopu bomo oddaljeno podpisovanje kmalu omogočili v sodelovanju s ponudniki certificiranih storitev zaupanja.

Podpisovanje z digitalnimi potrdili

Vaši sodelavci in tisti deležniki, s katerimi zaposleni delijo dokumente za podpisovanje, lahko te varno podpišejo s svojimi obstoječimi (kvalificiranimi) digitalnimi potrdili. Uporabniki InDoc EDGE lahko tako podpišete poljuben dokument v dokumentnem sistemu, podpis s strani enega ali več podpisnikov pa lahko kot procesno aktivnost nadzorovano prožite tudi iz svojih poslovnih procesov. Podpisniki za podpis potrebujejo podpisno komponento, podpisovanje pa je možno le na osebnih računalnikih.

Podpisovanje s podpisnimi tablicami

Podpisovanje s podpisnimi tablicami je lahko alternativa drugim načinom e-podpisovanja, če teh iz različnih razlogov ni mogoče zagotoviti (npr. ob zahtevani osebni prisotnosti stranke ali kot pomoč digitalno neveščim). Na ta način se učinkovito izognete papirnim izvirnikom dokumentov, obenem pa ne posegate v navade strank, saj podpisniki s pomočjo peresa in podpisne tablice dokument podpišejo, kot so bili navajeni dotlej, sistem pa podpis zajame in ga v digitalni obliki doda elektronskemu dokumentu.

ZAGOTAVLJANJE SKLADNOSTI S PRIMERNIM E-PODPISOM

PRIPRAVA

ocene tveganj
e-identifikacije

DOLOČITEV

potrebne ravni
zanesljivosti

IZBIRA

primernih sredstev
e-identifikacije

E-PODPIS

dokumenta
v procesu

Za zagotavljanje skladnosti podpisanega dokumenta se mora podpisnik ustrezno identificirati. Nabor sredstev e-identifikacije je odvisen od pričakovane ravni zanesljivosti e-identifikacije, ta pa od ocene stopnje tveganja zlorabe identitete ali nepravilnosti pri identifikaciji v procesu podpisovanja.

V Mikrocopu vam svetujemo, kako oceniti stopnjo tveganja glede na vaš proces, deležnike, vrsto dokumenta in profil uporabnika. Raven zanesljivosti določimo z ocenjevanjem različnih meril tveganja, glede na raven zanesljivosti pa ustrezno omejimo nabor sredstev e-identifikacije in omogočimo le primerne e-podpise.

E-podpisovanje dokumentov
omogočamo na platformi
InDoc EDGE. Vas zanima več?

Naročite predstavitev

Uporaba v oblaku

InDoc EDGE lahko uporabljate v
zasebnem Mikrocopovem oblaku.

Uporaba pri vas

InDoc EDGE lahko namestimo pri
vas v vašem podatkovnem centru.

KORISTI E-PODPISOVANJA S PLATFORMO InDoc EDGE

Celovitost

Na digitalizacijo poslovanja gledamo celovito
z namenom zagotavljanja vaše učinkovitosti,
varnosti in skladnosti.

Skladnost

Zagotavljamo pravno veljavnost
vaših poslovnih dokumentov in
omogočamo skladnost poslovanja.

Varnost

Vlagamo v ohranjanje visoke ravni 
varnosti in preprečevanje odtekanja
vaših zaupnih informacij.

POGOSTA VPRAŠANJA

Kaj pomeni raven zanesljivosti e-identifikacije?

Raven zanesljivosti označuje stopnjo zanesljivosti, da je oseba, ki izkazuje identiteto v določenem procesu, tudi zares oseba, ki ji je bila ta identiteta dodeljena. Sredstva elektronske identifikacije, npr. uporabniški profil na družbenem omrežju ali digitalno potrdilo, se razlikujejo na različnih ravneh zanesljivosti.

Najpomembnejše razlike med sredstvi e-identifikacije so v načinih dokazovanja in preverjanja identitete ob izdaji sredstev e-identifikacije, v načinih izdaje, dostave in aktiviranja teh sredstev, v načinih upravljanja s sredstvi e-identifikacije, njihovi odpornosti na varnostne grožnje in številu dejavnikov avtentikacije, ki so potrebni za uspešno e-identifikacijo.

Kako ocenimo tveganje zlorabe identitete ali nepravilnosti pri identifikaciji?

Stopnjo tveganja ocenjujemo s pomočjo različnih meril, ki so povezana s posledicami napačnega ugotavljanja identitete, zlorabe ali spremembe identitete, npr. s pravnimi posledicami, z zmanjšanjem ali izgubo našega ugleda, s povzročeno ekonomsko škodo in odgovornostjo, z vplivom na naše aktivnosti in z nepooblaščenim razkritjem osebnih podatkov.

Stopnja tveganja je odvisna od velikosti povzročene škode v primeru, da pride do nepravilnosti pri identifikaciji ali zlorabe identitete, in verjetnosti, da se to zgodi. Višja stopnja tveganja zahteva višjo raven zanesljivosti za uporabljena sredstva elektronske identifikacije.

Katera so ključna merila ocene tveganj?

Pri oceni tveganja moramo upoštevati vsaj naslednja merila:

  • kakšne so pravne posledice zlorabe identitete ali nepravilnosti pri identifikaciji?
  • ali obstajajo pravne zahteve v zakonodaji, ki izrecno zahtevajo določeno raven zanesljivosti?
  • ali lahko do osebnih podatkov dostopajo nepooblaščene osebe?
  • ali lahko zloraba pripelje do spreminjanja identifikacijskih podatkov v podatkovnih registrih?
  • kakšna ekonomska škoda, neposredno in posredna, lahko nastane kot posledica zlorabe ali nepravilnosti?
  • ali lahko zlorabe in nepravilnosti vplivajo na osebno in pravno varnost in zdravje uporabnika?

Seveda lahko nabor meril poljubno spremenimo in prilagodimo, paziti moramo le, da zajamemo vsa ključna področja in da uporabimo ista merila za oceno tveganj vseh naših procesov, kjer zahtevamo identifikacijo.

Ali lahko elektronsko podpišemo vse vrste dokumentov?

Praviloma da, a z izjemo tistih dokumentov, pri katerih področna zakonodaja tega ne dovoljuje. Primeri takih dokumentov so obveznice, čeki, menice ...

Ali lahko pri podpisovanju s podpisno tablico zajemamo tudi biometrične podatke?

V gospodarstvu lahko izvajamo biometrijske ukrepe le, če so nujno potrebni za opravljanje dejavnosti, varnost ljudi ali premoženja ali za varovanje tajnih podatkov ali poslovne skrivnosti. Pred uvedbo biometrijskih ukrepov moramo Informacijskemu pooblaščencu posredovati opis nameravanih ukrepov in razloge za njihovo uvedbo, z izvajanjem pa lahko pričnemo šele po prejemu odločbe Informacijskega pooblaščenca, ki izvajanje biometrijskih ukrepov dovoli.

Katere so ključne razlike med naprednim in kvalificiranim elektronskim podpisom?

Kvalificirani elektronski podpis je enakovreden lastnoročnemu podpisu, napredni pa ne. Procesi, kjer je zahtevana visoka raven zanesljivosti identifikacije, zahtevajo kvalificirane elektronske podpise (naprednega podpisa na primer ni mogoče uporabljati v upravnih in sodnih postopkih).

Druga pomembna razlika se nanaša na dokazno vrednost v primeru spora. Pri naprednem elektronskem podpisu za razliko od kvalificiranega namreč velja obrnjeno dokazno breme. To pomeni, da mora v primeru, ko eden od podpisnikov trdi, da dokumenta ni podpisal, drugi podpisnik dokazati, da ga je.

Želite izkoristiti digitalizacijo za povečanje prihodkov?

Kontaktirajte nas

PREBERITE TUDI