STROKOVNA PRIPRAVA NOTRANJIH PRAVIL ZA SKLADNO HRAMBO
Notranja pravila določajo način zajema, hrambe in upravljanja dokumentarnega gradiva v digitalni obliki ter so temelj zakonsko skladne e-hrambe. Pripravljena morajo biti v skladu z določbami ZVDAGA, podzakonskimi predpisi in Pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki (PETZ) ter hkrati odražati dejanske procese upravljanja gradiva v organizaciji.
V Mikrocopu pripravo notranjih pravil prilagodimo vašemu načinu poslovanja, obstoječim informacijskim rešitvam in zahtevam zakonodaje. Vodimo vas skozi celoten postopek – od analize obstoječega stanja in priprave dokumentacije do uskladitev ter podpore pri postopku potrditve pri Arhivu Republike Slovenije.
POTEK PRIPRAVE IN POTRDITVE NOTRANJIH PRAVIL
Organizacijo vodimo skozi celoten postopek – od priprave notranjih pravil do njihove potrditve in kasnejšega pregleda skladnosti.
PRIPRAVA
notranjih pravil za zajem in
hrambo gradiva v digitalni obliki
SPREJEM
notranjih pravil v
organizaciji
POTRDITEV
notranjih pravil pri
Arhivu Republike Slovenije
PREGLED
skladnosti poslovanja s
potrjenimi notranjimi pravili
PRIPRAVA NOTRANJIH PRAVIL
V okviru svetovanja pripravimo ali posodobimo politike, pravilnike, navodila in notranja pravila, usklajena z vašimi poslovnimi procesi ter pripravljena za potrditev pri Arhivu Republike Slovenije.
Analiza obstoječega stanja
- Pregled organizacije in postopkov upravljanja in hrambe digitalnega gradiva
- Pregled obstoječih internih aktov in njihove skladnosti z načinom upravljanja dokumentarnega gradiva
- Ocena skladnosti obstoječega stanja z zakonodajo, Pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki in poslovnimi procesi
- Priprava predloga ukrepov in akcijskega načrta za odpravo ugotovljenih neskladnosti
Priprava notranjih pravil
- Svetovanje in pregled izvedenih korektivnih postopkov za upravljanje gradiva
- Pomoč in priprava posodobitev internih aktov, politik, pravilnikov in navodil
- Priprava notranjih pravil, prilagojenih poslovanju vaše organizacije
KORISTI PRIPRAVE NOTRANJIH PRAVIL
Zakonska skladnost
Notranja pravila zagotavljajo skladnost z zakonodajo in vzpostavljajo pravila za zakonit zajem, hrambo in upravljanje dokumentarnega gradiva.
Manjše tveganje
Z jasno določenimi postopki zmanjšate tveganje zakonske neskladnosti, napak pri upravljanju dokumentacije in težav pri notranjih ali zunanjih presojah.
Jasni postopki
Zaposleni poznajo pravila ravnanja z dokumentarnim gradivom, organizacija pa zagotavlja enotno, sledljivo in učinkovito upravljanje dokumentacije.
ZAKAJ PRIPRAVO NOTRANJIH PRAVIL ZAUPATI MIKROCOPU?
Strokovno svetovanje
Priprava notranjih pravil zahteva poglobljeno poznavanje zakonodaje, e-hrambe, upravljanja dokumentarnega gradiva in poslovnih procesov. Naša ekipa združuje strokovna znanja različnih področij, zato lahko svetujemo celovito in z vidika dejanskega poslovanja organizacije.
Interdisciplinarni pristop
Pri pripravi notranjih pravil povezujemo znanje s področij e-hrambe, prava, informacijskih tehnologij, informacijske varnosti in skladnosti poslovanja. Tako zagotovimo rešitve, ki niso le skladne z zakonodajo, ampak tudi izvedljive v praksi.
Podpora skozi celoten postopek
Organizacijo spremljamo od analize obstoječega stanja in priprave notranjih pravil do njihove potrditve pri Arhivu Republike Slovenije. Po potrebi nudimo tudi podporo pri posodobitvah ob spremembah zakonodaje ali poslovnih procesov.
Celovita podpora pri digitalizaciji
Notranja pravila obravnavamo kot del širšega upravljanja dokumentarnega gradiva. Zato lahko organizacijam poleg svetovanja pomagamo tudi pri vzpostavitvi e-hrambe, digitalizaciji poslovanja in uvedbi dokumentnih rešitev, ki zagotavljajo dolgoročno skladnost.
USPEŠNE ZGODBE
Pri pripravi notranjih pravil nismo iskali zgolj izvajalca, ampak partnerja z izkušnjami. Mikrocop nam je svojim strokovnim znanjem pomagal pri razumevanju zakonodajnih zahtev, prilagoditvi postopkov našemu poslovanju ter pripravi dokumentacije za potrditev notranjih pravil. Sodelovanje je bilo strokovno, odzivno in zelo učinkovito.
– Saša Krebs, Energetika Ljubljana
POGOSTA VPRAŠANJA
Kaj so notranja pravila in kaj določajo?
Notranja pravila določajo način zajema, hrambe, upravljanja in varovanja dokumentarnega gradiva v digitalni obliki. Opredeljujejo odgovornosti, postopke in organizacijske ter tehnične ukrepe, s katerimi organizacija zagotavlja zakonsko skladno e-hrambo in verodostojnost elektronsko hranjenega gradiva. Več v videu ...
Ali je treba obstoječa notranja pravila posodobiti in kdaj?
Da, notranja pravila je treba pregledati in po potrebi posodobiti ob spremembah zakonodaje, poslovnih procesov, organizacijske strukture ali informacijskih rešitev, ki vplivajo na upravljanje dokumentarnega gradiva. Posodobitev zagotavlja, da notranja pravila ostanejo usklajena z dejanskim načinom poslovanja organizacije.
Katera zakonodaja ureja e-hrambo in pripravo notranjih pravil?
Področje e-hrambe v Sloveniji urejajo predvsem Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter Pravilnik o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki (PETZ). Pri pripravi notranjih pravil je treba upoštevati tudi drugo zakonodajo, ki ureja poslovanje organizacije, ter predpise s področja informacijske varnosti in varstva osebnih podatkov.
Ali morajo biti notranja pravila potrjena pri Arhivu Republike Slovenije?
Potrditev notranjih pravil ni obvezna za vse organizacije, je pa priporočljiva za tiste, ki želijo dodatno potrditi skladnost svojih postopkov z zahtevami ZVDAGA, Uredbo o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in Pravilnik o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki (PETZ). Postopek potrditve izvaja Arhiv Republike Slovenije na podlagi vloge organizacije in predložene dokumentacije.
Ali lahko izvirni dokument po skeniranju uničimo ali ga moramo hraniti?
Izvirni dokument lahko po njegovi digitalizaciji uničimo, če:
- ne gre za arhivsko gradivo,
- imamo sprejeta in potrjena notranja pravila,
- morebitna področna zakonodaja ne zahteva drugače (kot na primer pri notarskih zapisih),
- je postopek digitalizacije dokumenta potekal v skladu z določili ZVDAGA (če imamo te postopke opredeljene in dokumentirane, je morebitno kasnejše dokazovanje skladnosti veliko lažje),
- je digitalizirana različica dokumenta ustrezno e-hranjena.
A pozor: Javnopravne osebe gradiva po zajemu in pretvorbi ne smejo uničiti pred potrditvijo notranjih pravil. Do potrditve notranjih pravil morajo z vsem gradivom ravnati kot z arhivskim gradivom.
Zagotovite zakonsko skladno e-hrambo
S strokovno pripravo notranjih pravil vam pomagamo vzpostaviti trdne temelje za varno in skladno upravljanje dokumentarnega gradiva.
PREBERITE TUDI
Blog
Izhodišča za uspešno implementacijo notranjih pravil
Ko dokumente v elektronski obliki shranimo na strežnik, še zdaleč nismo naredili dovolj, da bi zagotovili njihovo celovitost, verodostojnost, dostopnost, uporabnost in trajnost skozi njihovo celotno življenjsko dobo.
Blog
E-hramba kot nujni del nove digitalne stvarnosti
Nikakor ne smemo podceniti izzivov zagotavljanja dostopnosti in uporabnosti informacij ter ohranjanja celovitosti, avtentičnosti in trajnosti poslovne dokumentacije.
