Svetovanje pri zagotavljanju skladnosti

Uredite zajem in hrambo digitalnih dokumentov

SVETOVANJE IN POMOČ PRI PRIPRAVI NOTRANJIH PRAVIL

Zakonodaja vsem podjetjem, ki hranijo gradivo v digitalni obliki, priporoča pripravo in sprejem notranjih pravil, internega pravnega akta, ki opredeljuje hrambo dokumentarnega gradiva v digitalni obliki.

Nudimo vam strokovno pomoč pri pripravi notranjih pravil za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki in posledično zagotavljanje pravne veljavnosti digitalno hranjenih dokumentov.

POTEK PRIPRAVE IN UPORABE NOTRANJIH PRAVIL

IZDELAVA

notranjih pravil za zajem in
hrambo gradiva v digitalni obliki

SPREJEM

notranjih pravil v
poslovanje družbe

POTRDITEV

notranjih pravil pri
Arhivu Republike Slovenije

PREGLED

usklajenosti poslovanja s
potrjenimi notranjimi pravili

IZDELAVA NOTRANJIH PRAVIL

Rezultat svetovanja so pripravljene ali dopolnjene politike, pravilniki in navodila ter notranja pravila, pripravljena za potrditev pri Arhivu Republike Slovenije.

Analiza razkoraka

  1. Pregled organizacije in postopkov upravljanja in hrambe digitalnega gradiva
  2. Pregled internih aktov, ki s svojo vsebino posegajo v način upravljanja gradiva
  3. Dokumentiranje stanja z razhajanji glede na zakonodajo in zahteve procesov
  4. Priprava akcijskega načrta za odpravo razhajanj

Priprava notranjih pravil

  1. Svetovanje in pregled izvedenih korektivnih postopkov za upravljanje gradiva
  2. Svetovanje, pomoč, izdelava ali sprememba internih aktov
  3. Svetovanje, pomoč ali izdelava notranjih pravil

KORISTI PRIPRAVE NOTRANJIH PRAVIL

Celovitost

Naša ekipa svetovalcev združuje znanja s področij e-hrambe, prava, informacijske varnosti, skladnosti in kakovosti poslovanja.

Odgovornost

Vašim potrebam se prilagodimo z obsegom in vsebino svetovanja, ki vodi k uspešni potrditvi notranjih pravil pri Arhivu RS.

Zanesljivost

Uporabljamo v praksi potrjene in zelo uspešne metodološke pristope, ki vas bodo učinkovito pripeljali do cilja.

POGOSTA VPRAŠANJA

Kaj so notranja pravila in kaj določajo?

Notranja pravila so interni pravni akt, ki določa način zajema in e-hrambe v organizaciji. Več v videu ...

Kaj obsegajo notranja pravila?

Notranja pravila obsegajo:

  • splošne določbe o notranjih pravilih in dokumentaciji,
  • določbe o notranji organizaciji ter vlogah, pooblastilih in usposobljenosti zaposlenih,
  • določbe o infrastrukturi in informacijski varnosti,
  • določbe o upravljanju gradiva.

Ali so notranja pravila obvezna?

Da, vendar zgolj za javnopravne osebe in tiste ponudnike storitev zajema in hrambe ter spremljevalnih storitev, ki z njimi sodelujejo. Za ostale so notranja pravila priporočena, ne pa tudi obvezna.

Katera zakonodaja ureja področje e-hrambe?

Sistemsko ureditev področja hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki nam nalagajo:

Ali lahko izvirni dokument po skeniranju uničimo ali ga moramo hraniti?

Izvirni dokument lahko po njegovi digitalizaciji uničimo, če:

  • ne gre za arhivsko gradivo,
  • morebitna področna zakonodaja ne zahteva drugače (kot na primer pri notarskih zapisih),
  • je postopek digitalizacije dokumenta potekal v skladu z določili ZVDAGA (če imamo te postopke opredeljene in dokumentirane, je morebitno kasnejše dokazovanje skladnosti veliko lažje),
  • je digitalizirana različica dokumenta ustrezno e-hranjena.

A pozor: Javnopravne osebe gradiva po zajemu in pretvorbi ne smejo uničiti pred potrditvijo notranjih pravil. Do potrditve notranjih pravil morajo z vsem gradivom ravnati kot z arhivskim gradivom.

Želite urediti e-hrambo?

Kontaktirajte nas

PREBERITE TUDI