Zajem dokumentov in podatkov

Upravljajte s pošto učinkovito tudi na daljavo

VLOŽIŠČE V ZUNANJEM UPRAVLJANJU

Obvladovanje prejete in izhodne pošte pogosto predstavlja enega najšibkejših členov v verigi dodane vrednosti: povzroča zamude, dviguje stroške dela in otežuje hitro ter učinkovito komunikacijo tako znotraj podjetja kot tudi navzven.

V izogib tovrstnim izzivom vam ponujamo storitev zunanjega upravljanja vašega vložišča na lokaciji Mikrocopa. Ob zagotavljanju potrebne ravni informacijske varnosti in skladnosti poslovanja (ne pozabimo, pošta pogosto vsebuje izjemno občutljive osebne in poslovne podatke) lahko sodelavce v vložišču preusmerite v doseganje večje dodane vrednosti, prostore vložišča sprostite za druge namene, sami se bolje osredotočite na svojo osnovno dejavnost, obenem pa s pošto učinkovito upravljate na daljavo.

PREJETA PAPIRNA POŠTA V ZUNANJEM UPRAVLJANJU

PREVZEM

prejete pošte

EVIDENTIRANJE

prejete pošte

SKENIRANJE

prejetih računov

PREDAJA

prejete pošte

Prejeto pošto prevzamemo vsak dan in takoj evidentiramo glede na to, ali gre za priporočeno ali navadno pošto. Pošte, ki ni namenjena naročniku, ne evidentiramo, temveč le vrnemo Pošti Slovenije. Med evidentiranjem (po dogovoru) izločimo prejete račune z namenom kasnejše opreme s črtno kodo in skeniranja, s priporočenih pošiljk pa odstranimo in izpolnimo povratnice. Pošto v nadaljevanju na ustaljeni način razvrstimo v razdelilnik, nato pa razdelimo prejemnikom na vaši lokaciji.

IZHODNA PAPIRNA POŠTA V ZUNANJEM UPRAVLJANJU

PREVZEM

izhodne pošte

PREVERJANJE

izhodne pošte

EVIDENTIRANJE

izhodne pošte

PREDAJA

izhodne pošte

Izhodno pošto praviloma prevzemamo ob predaji prejete pošte. Ob prevzemu mora biti ustrezno kuvertirana in pravilno naslovljena, kar v vložišču tudi preverimo in pošto po potrebi ustrezno opremimo s posebnimi nalepkami. Vso izhodno pošto evidentiramo, ne glede na to, ali gre za navadno, priporočeno ali tujo pošto, in vsak delovnik predamo Pošti Slovenija.

KORISTI PREDAJE VLOŽIŠČA V ZUNANJE UPRAVLJANJE

Osredotočenost

Omogočamo boljše osredotočenje
na vašo osnovno dejavnost.

Učinkovitost

 Dosegamo višjo raven storitve
ob nižjih stroških izvedbe.

Transparentnost

Zagotavljamo transparentnost
izvajanja in stroškov storitve.

POGOSTA VPRAŠANJA

Kako se obravnava osebno naslovljena pošta?

Osebno naslovljenih pošiljk ne odpiramo. 

Ali storitev zunanjega izvajanja vložišča vključuje tudi kurirsko službo med lokacijami?

Da, ko gre za predajo prejete pošte, poslane od tretjih oseb. Prevzem in prenos interne pošte med organizacijskimi enotami na različnih lokacijah pa praviloma ni predmet zunanjega izvajanja vložišča. 

Želite učinkovito upravljati s pošto tudi na daljavo?

Kontaktirajte nas

PREBERITE TUDI