Nad izzive zagotavljanja varnosti informacij z učinkovitim metapodatkovnim sistemom

Celovito razumevanje vloge sistemskih metapodatkov v poslovnih procesih je pomembno predvsem z vidika optimalnega zagotavljanja ustrezne revizijske sledljivosti različnih vrst dokumentov ter optimizacije poslovnih procesov znotraj organizacije.

Če res želimo varovati osebne podatke, moramo zanje skrbeti celovito

Učinkovit metapodatkovni sistem je osnova dobro zastavljene dokumentne infrastrukture, ki posledično vodi do uspešnega poslovanja organizacije. Zato je tako zelo pomembno, da organizacije vlogo in pomen metapodatkov razumejo iz vseh zornih kotov, saj bodo tako njihovo dodano vrednost znale prepoznati in jo tudi uporabiti sebi v prid ter si olajšati oz. optimizirati poslovne procese.

Kot smo spoznali v prejšnjem blogu, metapodatki niso pomembni le z vidika lažjega in hitrejšega iskanja želenih informacij in posledično njihovega upravljanja, ampak z njihovo pomočjo skrbimo tudi za večjo varnost dokumentov, dokazujemo revizijsko sled in tako zagotavljamo zakonsko skladno poslovanje.

»Ni presenetljivo, da so informacije o sistemskih metapodatkih koristne tudi za sodnike, ki se ukvarjajo z zakonodajo, vezano na poslovanje, trgovino, osebne poškodbe, družinsko pravo ipd. Namreč vloga elektronskih naprav, elektronsko shranjenih informacij in metapodatkov postaja vse pomembnejša tudi v sodnih postopkih, zlasti zaradi medicinskih zlorab, avtomobilskih in avtoprevozniških zlorab, odgovornosti za izdelke, zlorab blagovnih znamk in kazenskega pregona...«, pravita Mark D. Hansen in Tyler J. Pratt, Follow the Audit Trail: The Impact of Metadata in Litigation.

Vloga sistemskih metapodatkov v digitaliziranem poslovanju

Za skladno poslovanje v prvi vrsti 'odgovarjajo' tako imenovani sistemski metapodatki, ki jih lahko opredelimo kot informacije o dokumentih, ki jih navadno avtomatsko ustvari sam dokumentni sistem. Sistemski metapodatki so pomembni, saj z njimi dobimo veliko informacij o sami datoteki, ne pa tudi o vsebini kot pri vsebinskih metapodatkih. Med drugim nam sistemski metapodatki povedo, kdaj je datoteka nastala, kdo jo je ustvaril, kako velika je datoteka, kakšen je njen format ipd.

Vsi elektronski dokumenti so tako avtomatično opremljeni z določenimi sistemskimi metapodatki, zato ob njihovem prejemu in zajemu pogosto ni potrebna nobena dodatna akcija oz. uporabniško delo.

Revizijska sled – pomembna vrsta sistemskih metapodatkov

Revizijska sled je neke vrste sistemski metapodatek, ki pa se ne navezuje le na dokument, ampak tudi na aktivnosti in akcijo, ki jih uporabniki izvajajo na tem dokumentu oz. procesih. To v praksi pomeni, da z njihovo pomočjo izvemo, kdo se je prijavil v sistem, kdo odjavil, kdo je odprl nek dokument itd. Revizijska sled nam torej kot vrsta metapodatka omogoča iskanje po dokumentih, vendar ne z vidika vsebine, temveč samih procesov, povezanih z določenim dokumentom.

Revizijska sled je vzpostavljena sistemsko in je zelo tesno povezana tudi z dodeljevanjem uporabniških pravic. Različni zaposleni v organizaciji lahko dostopajo do različnih dokumentov, zato morajo imeti za vsako dejanje, ki ga izvedejo, dodeljene ustrezne pravice, med drugim tudi dostop do določenih metapodatkov. Pri dodeljevanju uporabniških pravic podjetja navadno sledijo svoji organizacijski shemi in tako v skladu s pooblastili posameznim uporabnikom tudi določijo ustrezne uporabniške pravice, s katerimi dostopajo in po potrebi urejajo določene vrste dokumentov. Tak sistem organizaciji omogoča, da lahko zelo transparentno zagotavlja revizijsko sled dokumentov in tako skrbi za varnost podatkov, ki jih ti vsebujejo.

Če res želimo varovati osebne podatke, moramo zanje skrbeti celovito

Ne zanemarimo potenciala poslovnega vidika revizijske sledi

Poleg tega, da gre revizijska sled z roko v roki z dodeljevanjem uporabniških pravic, pa je zelo pomembna tudi z vidika priprave različnih poročil, ki jih zahtevajo revizijske službe, predvsem zaradi varstva osebnih podatkov. Na osnovi revizijskih sledi tako lahko na klik pripravimo različna poročila, ki nam povedo, kdo je dostopal do določenega dokumenta in zakaj.

Ampak revizijska sled ne služi samo za to, da ugotovimo, zakaj in kaj je morda šlo narobe pri dostopu do različnih vrst dokumentov, temveč igra pomembno vlogo tudi z vidika analize poslovnih procesov znotraj organizacije. Revizijska sled namreč 'zapiše' vse pomembne akcije in spremembe, ki se dogajajo na dokumentih, prav tako pa zazna tudi trajanje samih procesov.

Da lahko organizacija napreduje na področju poslovnih procesov je pomembno, da redno opravlja podrobne analize poslovnih procesov in tako periodično preverja, ali morda obstajajo kakšna ozka grla in ali bi lahko karkoli izboljšali, pohitrili, predrugačili, optimizirali.

Za lažjo predstavo vzemimo primer prejetega računa: S pomočjo revizijsko-slednega pregleda lahko naredimo analizo korakov v samem procesu prejetega računa. Revizijska sled nam tako med drugim lahko pokaže, da so določeni koraki (morda) popolnoma nepotrebni in se vprašamo, ali ne bi nemara teh korakov v samem procesu ukinili in sam postopek pospešili oziroma poenostavili ter tako naredili uporabnikom bolj prijaznega.

Dokumentni sistem, ki omogoča hiter dostop do informacij in hkrati skrbi tudi za najvišjo stopnjo varnosti

Spoznali smo, da metapodatki niso dragoceni le zaradi hitrejšega upravljanja z vsebinami, ampak opravljajo tudi pomembno vlogo na ravni varovanja vseh vrst (občutljivih) podatkov. Z uporabo rešitev za upravljanje dokumentov, kot je InDoc EDGE, je mogoče takšne nevarnosti in izzive tudi uspešno obvladovati. InDoc EDGE namreč zagotavlja celovitost in verodostojnost dokumentov, s posebnimi metapodatkovnimi strukturami pa skrbi tudi za skrbno varovanje osebnih podatkov. Dostop do dokumentov je omejen z vnaprej določenimi uporabniškimi pravicami, stopnjo zaupnosti in glede na vsebnost osebnih podatkov. Vse akcije v dokumentih pa so skrbno zabeležene s pomočjo revizijske sledi, ki je zagotovo ena najbolj aktualnih izzivov vsake organizacije pri upravljanju informacij.

Če se tudi v vaši organizaciji soočate z dilemami glede vzpostavljanja optimalnega sistema, ki bo omogočal hiter dostop do želenih informacij, hkrati pa zagotavljal tudi najvišjo raven varovanja vseh podatkov, se obrnite na naše strokovnjake. Z veseljem vam bodo prisluhnili in vam pomagali najti rešitev, ki bo vaše digitalizirano poslovanje prestavila na novo raven.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!



Anton Gazvoda

Anton Gazvoda je strokovnjak za digitalizacijo poslovanja. Z uvedbo kompleksnih rešitev za upravljanje informacij se ukvarja od leta 2000, izkušnje pa je pridobival na področjih upravljanja dokumentov in procesov. V Mikrocopu podjetjem iz različnih dejavnosti pomaga povečati učinkovitost poslovanja z vpeljavo rešitev za bolj optimalno delo.

Gašper Horvat

Gašper Horvat je poslovni analitik v Mikrocopu, kjer skrbi za digitalizacijo in napredno avtomatizacijo zajema dokumentov in podatkov. Verjame, da je lenoba glavno vodilo razvoja avtomatiziranih rešitev, najbolj pa ga motivirajo izzivi, ki jih prinaša optimizacija poslovnih procesov in delovnih tokov v Mikrocopu in pri strankah.

PREBERITE TUDI