Zajem dokumentov in podatkov

Pohitrite izvajanje svojih poslovnih procesov

ZAJEM IN POTRDITEV PODATKOV

Vaši podatki so dragoceni, njihova vrednost pa se še poveča, ko jih spremenite v obliko za obdelavo, zberete na enem mestu in usmerite v poslovne procese. Zato je poleg skeniranja dokumentov pomemben tudi zajem podatkov s teh dokumentov.

Ponujamo vam storitev zajema podatkov in njihove validacije. Vaše nestrukturirane podatke zajamemo ročno, ostale pa samodejno z namensko programsko in strojno opremo. Preden zajete podatke začnete uporabljati, vedno tudi preverimo in potrdimo njihovo kakovost.

DODANA VREDNOST AVTOMATIZIRANEGA ZAJEMA PODATKOV

SKENIRANJE IN ZAJEM

dokumentov iz različnih virov

ANALIZA DOKUMENTOV

in pametni zajem podatkov

UPORABA PODATKOV

v različnih poslovnih procesih

DODANA VREDNOST

avtomatiziranega zajema podatkov

ZAJEMAMO VSE VRSTE PODATKOV Z VSEH VRST DOKUMENTOV

Z napredno namensko strojno in programsko opremo lahko učinkovito zajamemo podatke iz različnih formatov dokumentov. To predstavlja temelj digitalizacije poslovanja ter omogoča optimizacijo in avtomatizacijo izvajanja poslovnih procesov.

Primeri dokumentov, s katerih pogosto zajemamo podatke:

Pristopnice

Izpolnjena pristopnica ali vloga običajno predstavlja začetek novega ali poglobitev obstoječega poslovnega odnosa. Verjetno ste v pridobitev nove stranke veliko vložili, zato je pomembno, da podatke s pristopnice hitro in natančno prenesete v svoj informacijski sistem ter s stranko čim prej začnete sodelovati.

V Mikrocopu znamo učinkovito zajeti podatke, potrditi njihovo kakovost in jih prenesti v ciljni informacijski sistem. Pomagamo vam lahko tudi pri strukturiranju vlog in pristopnic, da boste dosegli optimalno razmerje med hitrostjo, kakovostjo in ceno zajema podatkov na pristopnicah.

Pogodbe

Pogodbe so verjetno najpomembnejša in praviloma tudi najbolj občutljiva vrsta dokumentov v vsakem podjetju. Dostop do pogodb je omejen, pravočasni dostop do podatkov iz pogodb, prilog in aneksov k pogodbam pa zato pogosto zamuden in logistično zahteven.

Temu se lahko izognete, če se odločite za zajem podatkov v pogodbah. Pri tem vam lahko pomagamo. Predlagamo, kako pogodbe strukturirati, da bomo podatke lahko zajeli hitreje, natančneje in ceneje. Podatki vam bodo na voljo, kjer jih potrebujete – v vaših poslovnih procesih, in takrat, ko morate sprejeti odločitev.

Računi

Prejeti računi so v večini podjetij najbolj številčni dokumenti, s katerih se dnevno prepisujejo podatki. Od prejema do potrditve, knjiženja, plačila in arhiviranja računa se pogosto preveč časa nameni iskanju povezanih dokumentov, kot so zahtevki za nabavo, naročilnice in pogodbe ter izmenjavi in arhiviranju dokumentov. Likvidacija prejetega računa lahko tako traja tudi več kot teden dni.

V Mikrocopu vam pomagamo ta čas močno skrajšati: vzpostavimo ustrezno pretvarjanje računov iz papirne v elektronsko obliko, dodamo račune, ki so že izvorno izdani v elektronski pojavni obliki (e-SLOG ali PDF), in z računov zajamemo podatke za vaše evidence – knjigo prejete pošte, knjigo prejetih računov ali vaš ERP sistem. Morebitne napake, na primer manjkajočo davčno številko, praviloma odkrijemo že na začetku procesa in ne šele v fazi knjiženja. Podatki so dostopni vsem, ki jih potrebujejo, vi pa v vsakem trenutku veste, pri kom in v kateri fazi likvidacije se račun nahaja. Izvajanje procesa lahko sedaj merite v minutah ali urah in ne več v dnevih.

Škodni zahtevki

Pravijo, da nesreča nikoli ne počiva. Zato so škodni zahtevki (poleg računov) verjetno najštevilčnejši dokumenti v zavarovalnicah. Zaradi njihovega števila je ročna obdelava zelo zamudna, ravno hitrost odziva pa je v času stiske zavarovanca ena pomembnejših primerjalnih prednosti zavarovalnic.

Ker so škodni zahtevki praviloma strukturirani dokumenti, priporočamo strojni zajem podatkov v škodnih zahtevkih in njihov takojšni uvoz v vaš informacijski sistem. Zaradi pomena procesa prijave škode in uveljavljanja zavarovanja zajem podatkov v škodnih zahtevkih izvajamo s sodobno namensko opremo in s posebnim poudarkom na preverjanju kakovosti podatkov.

Ankete

Povratna informacija strank je ključnega pomena, ko želijo podjetja izboljšati svojo ponudbo, identificirati morebitne vrzeli v procesih in odpraviti napake. Zato pogosto stranke povabijo, naj izpolnijo anketo.

Če tudi sami uporabljate ankete, potem veste, kako zamudna je obdelava odgovorov, kadar so ti v papirni obliki, še posebej, ko gre za večjo količino. Obdelavo pa lahko pohitrite – zaupajte nam zajem podatkov iz anket. Podatke boste prejeli hitro in v obliki, ki vam bo omogočila učinkovitejšo obdelavo in analizo.

UPORABLJAMO NAJBOLJŠO OPREMO ZA PAMETNI ZAJEM PODATKOV

V Mikrocopu smo dolgoletni partner in certificirani ponudnik rešitev programske platforme Kofax.

KORISTI ZAJEMA PODATKOV

Učinkovitost

Z avtomatizacijo zajema podatkov
prihranimo do 50 % stroškov 
vnosa v informacijski sistem.

Osredotočenost

Zaposlene razbremenimo rutinskih
del in preusmerimo k opravilom,
ki poslovanju dodajajo vrednost.

Odzivnost

Pohitrimo izvajanje poslovnih procesov,
obenem pa zmanjšamo število napak
in povečamo zadovoljstvo deležnikov.

POGOSTA VPRAŠANJA

Kakšna je razlika med strukturiranimi, polstrukturiranimi in nestrukturiranimi dokumenti?

Bolj kot je oblika dokumenta strukturirana, kjer vemo, kakšne podatke lahko pričakujemo na določenem mestu v dokumentu, večja je zanesljivost avtomatiziranega zajema podatkov.

Oblika dokumenta

Znana vrsta podatkov

Znana lokacija podatkov

Primeri dokumentov

  • Strukturirana
  • Vloge in pristopnice
  • Izpolnjene ankete
  • Škodni zahtevki
  • Polstrukturirana
  • Prejeti računi
  • Pogodbe
  • Izvršbe
  • Nestrukturirana
  • Ponudbe
  • Prejeti dopisi
  • Različna obvestila

Kakšno dodano vrednost prinaša avtomatizacija zajema podatkov?

Z avtomatizacijo zajema podatkov iz dokumentov optimiziramo izvajanje poslovnih procesov v podjetju, ki posledično postaja hitrejše in učinkovitejše. Ker podatke iz dokumentov zajamemo avtomatsko, se izognemo ročnemu delu zaposlenih in izboljšamo točnost zajema podatkov. Morebitne napake lahko hitreje odpravimo že na samem začetku procesa, zato je tudi kakovost izvedbe večja.

Želite pohitriti izvedbo?

Kontaktirajte nas

PREBERITE TUDI