Naj postanejo personalne mape vir za dobre kadrovske odločitve

Z različnimi orodji si lahko delo olajšajo in dvignejo učinkovitost, predvsem z optimizacijo, avtomatizacijo postopkov in digitalizacijo procesov in dokumentacije. Kako pomemben je urejen in celovit sistem vodenja kadrovske dokumentacije?

Z raziskavo, ki smo jo izvedli v 116 slovenskih podjetjih, smo želeli ugotoviti, kako kadrovske službe upravljajo z dokumentacijo zaposlenih – od ustvarjanja dokumentov, do deljenja, hranjenja in uničenja. Ali podjetja vodijo personalne mape za vse vrste zaposlitve? Kako skrbijo za dostop in varnost podatkov v dokumentaciji?

V raziskavi so sodelovali večinoma zaposleni iz kadrovskega oddelka. Velika večina anketiranih prihaja iz zasebnega sektorja in večina iz velikih podjetij med 100 in 500 zaposlenimi.

 Personalne ali kadrovske mape ali kaj tretjega?

Personalne mape so zbirke dokumentov zaposlenega od trenutka, ko se zaposli, do zaključka zaposlitve. V personalnih mapah se shranjujejo različne vrste dokumentov, ki imajo tudi različne roke hrambe. Določeni dokumenti so predpisani in zakonsko zahtevani, nekateri niso in so stvar odločitve posameznega podjetja in kadrovskega procesa. Vsekakor morajo biti dokumenti, ki se ustvarjajo v kadrovski službi vnaprej definirani, definirani pa morajo biti tudi procesi, postopki in dostopi do teh informacij. Zakon določa, da mora imeti vsak redno zaposleni svojo personalno mapo, vsebina te mape pa ni predpisana. Vseeno so priporočila, kaj naj ta mapa vsebuje:

• podrobnosti o postopku zaposlitve
• delovno pogodbo in morebitne dodatke
• podatke o zdravstvenih pregledih in izobraževanju glede varnosti na delovnem mestu
• ostalo relevantno dokumentacijo.

Za dokumentacijo zaposlenih se uporabljajo različni izrazi, zanimalo pa nas je, kateri je najbolj ukoreninjen. Rezultati raziskave so pokazali, da kar 80 % podjetij uporablja izraz personalne mape, manj kot 10 % pa uporablja še izraza kadrovske ali osebne mape. Poznamo tudi druge izraze, kot so dosjeji, delavske ali zaposlitvene mape, ki pa niso pogosti.

Koliko nas loči od digitalnih personalnih map?

Personalne mape so nuja, brez njih ne gre, zato je najbolje, da si kadrovske službe to dokumentacijo kar najbolj pregledno uredijo. Urejene zbirke podatkov o zaposlenih nudijo centraliziran pregled informacij in večjo obvladljivost. Na tak način lahko podjetja zagotavljajo zakonsko skladnost in preprečijo nepooblaščene dostope do zaupnih informacij in osebnih podatkov.

Pa so personalne mape že digitalizirane? Kar slabih 60 % podjetij uporablja kombinacijo papirnih in digitalnih personalnih map in le 15 % jih ima personalne mape v celoti digitalizirane. Presenetljivo še vedno slaba tretjina vodi personalne mape v fizični obliki. V korelaciji z zgornjimi rezultati so tudi odgovori o tem, v kakšni obliki nastajajo dokumenti v kadrovski službi. Več kot polovico kadrovskih dokumentov že nastaja v elektronski obliki, skoraj tretjina sodelujočih pa ustvarja v e-obliki le določene kadrovske dokumente. Zaskrbljujoč se zdi podatek, da kat 15 % podjetij nobenih kadrovskih dokumentov ne ustvari, niti ne hrani elektronsko.

Personalne mape niso obvezne za vse vrste zaposlitve, zato podjetja različno vodijo dokumentacijo o zaposlenih glede na vrsto zaposlitve. V raziskavi smo ugotovili, da dobra tretjina slovenskih podjetij vodi personalne mape za vse vrste študentskega, dijaškega in najetega dela, za pogodbene delavce je takih skoraj polovica, zanimivo pa je, da kljub predpisani uporabi personalnih map za redno zaposlene, teh nima kar 4 % podjetij.

Personalne mape so različno polne

Ker vsebina personalnih map ni strogo predpisana, podjetja v njih shranjujejo različne vrste in število dokumentov zaposlenega. Raziskava kaže, da so najbolj polne personalne mape tiste, ki poleg pogodbe o zaposlitvi (98 %) vsebujejo tudi dokumentacijo iz zaposlitvenega postopka (92 %), delovno dokumentacijo in druge dokumente, ki nastanejo v procesu zaposlovanja (78 %), dokumentacijo o izobraževanju (72 %), ocenjevanje zaposlenih (65 %), obvestila o dopustu (51 %), dokumentacijo o pravicah in obveznostih zaposlenih (47 %), dokumentacijo z osebnimi dohodki (39 %), nekatera podjetja pa v njih hranijo tudi dokumente o bolniških odsotnostih (26 %).

Kaj pa hramba in varnost podatkov v personalnih mapah?

Dostop do personalnih map bi moral biti omejen na za to pooblaščene osebe, saj dokumentacija, ki jo podjetja hranijo v njih, vsebuje tudi osebne podatke. S tem povezan je tudi način hrambe personalnih map. Dejstvo je namreč, da so digitalne personalne mape ob pravilni uporabi bolj varne in težje dosegljive nepooblaščenim dostopom, medtem ko so mape, hranjene v fizični obliki, že na poti od kadrovske mize do omare ali arhiva bolj izpostavljene in lažje dostopne nepooblaščenim osebam.

Ugotovili smo, da le petina podjetij (20%) personalne mape hrani v e-obliki v certificirani elektronski hrambi. Več kot 70 % vprašanih personalne mape hrani fizično v ognjevarnih omarah, preostanek ostalih pa drugače – v zunanjem certificiranem arhivu, kombinirano fizično in elektronsko ali fizično v navadnih omarah.

Kljub zgornjim ugotovitvam kar 88 % sodelujočih meni, da imajo pred nepooblaščenim dostopom dokumentacijo dobro zaščiteno. V 10 % podjetij naj bi bili dostopi do personalnih map ustrezni le delno, dva odstotka pa sta prepričana, da dostopov do personalnih map nimajo urejenih.

 Za dokumente je treba redno skrbeti in jih varno uničevati

Personalne mape so zbirka neprecenljivih podatkov o zaposlenih, in če jih podjetje upravlja pravilno, služijo kot odlična osnova za marsikatero kadrovsko aktivnost. A kot smo že napisali, kadrovske službe prevzemajo vedno več nalog in imajo vedno večjo vlogo v podjetju, zato ne gre zanemariti dejstva, da za administracijo včasih nehote zmanjka časa.

Dobra zbirka je le tista, ki je ažurna in ki vsebuje točno take informacije, ki jih potrebujemo za sprejemanje poslovnih odločitev. Če se v zbirki začnejo nabirati dokumenti, ki tja ne sodijo ali pa niso ažurni, si s takimi informacijami v trenutkih, ko je potrebno na hitro sprejeti kakšno odločitev, bore malo pomagajo.

Pomemben je tudi aspekt hrambe dokumentacije. Vsaka vrsta dokumenta glede na vsebino in pomembnost za podjetje, vsebuje svoj rok hrambe, ki ga je treba spoštovati. Podjetja ažurirajo svoje personalne mape redno? Jih redno tudi varno odstranjujejo in uničujejo zakonsko skladno?

Naša raziskava je pokazala, da več kot 40 % podjetij personalne mape redno posodablja in skrbi za njihovo ažurnost, približno enak odstotek pa to počne občasno. Preostala podjetja tega sploh ne počnejo in 3 % podjetij v redni skrbi za personalne mape ne vidi nobene potrebe.

Tudi uničevanje dokumentov v personalnih mapah imajo podjetja različno urejena. V polovici podjetij imajo za uničevanje jasno opredeljene postopke, ena četrtina ima uveden postopke za uničevanje določenih vrst dokumentov, ne vseh, zadnjo četrtino pa sestavljajo podjetja, ki nimajo uvedenih nobenih internih regulativ s tega področja ali pa se jim celo zdi, da za uničevanje dokumentov ne potrebujejo vnaprej določenih postopkov.

Dosegljivost informacij v personalnih mapah in deljenje kadrovskih dokumentov

Kadrovski dokumenti se od druge poslovne dokumentacije razlikujejo tudi po načinu deljenja, izmenjave in vročanja. Zanimalo nas je, po kakšni poti v slovenskih podjetjih delijo kadrovske dokumente in rezultati so sila zanimivi, saj se distribucija zelo razlikuje glede na vrsto dokumenta, iz česar težko izluščimo, da nekatera podjetja vse delijo v elektronski obliki ali pa vse v fizični.

Če vzamemo le tri vrste dokumentov – pogodbe o delu, plačilne liste in obvestila o letnem dopustu, rezultati raziskave kažejo tako:

• Pogodbe o delu deli v fizični obliki več kot ¾ podjetij. Po dobrih 10 % jih pogodbe deli po e-pošti ali z varnim deljenjem v oblačni rešitvi.
• Plačilne liste prejemajo delavci po e-pošti skoraj v 60 %, nekaj več od 20 % pa jih ta dokument prejme preko varnega deljenja v oblačni rešitvi. Še vedno jih skoraj 20% plačilne liste še vedno izdaja tiskano na papirju.
• Obvestila o dopustih v večini (43 %) prav tako potujejo po e-pošti, še vedno pa se velik del teh deli fizično (35 %), ostali uporabljajo različne druge načine deljenja obvestil o dopustu.

Ostale vrste kadrovskih dokumentov imajo svoje deleže glede načina deljenja in med nobenim od njih ne moremo povleči vzporednic.

Koliko časa pa kadroviki porabijo za iskanje določenega dokumenta v personalnih mapah? Kot pravijo v raziskavi, naj z iskanjem dokumentov ne bi izgubljali veliko časa in jih hitro najdejo. Tako je odgovorilo dobre ¾ sodelujočih, kar je presenetljivo, glede na to, da je delež tistih, ki ranijo kadrovsko dokumentacijo v e-obliki občutno manjši. Skoraj 20 % jih meni, da je čas iskanja dokumenta pogojen z vsebino in vrsto dokumenta, in le 4 % vprašanih se zaveda, da jim iskanje dokumenta povzroča težave.

Raziskava je pokazala, da so personalne mape najbolj pogost izraz za kadrovsko dokumentacijo in v Sloveniji po večini dobro urejene. V določenem delu so že digitalizirane in e-dostopne, vsekakor pa jih večina podjetij redno uporablja, skrbi zanje in zakonsko skladno uničuje.

V večini podjetij je za upravljanje s personalnimi mapami zadolžena kadrovska služba, nekaj malega podjetij ima za to drugo dedicirano osebo. Odgovornost za varnost informacij, ki jih vsebujejo personalne mape, je tako določena. V velikem delu kadrovska služba operira s papirno dokumentacijo a trend digitalizacije kadrovskih procesov in dokumentaicje je očiten. Da personalne mape resnično služijo kot zbirka informacij za lažje delovanje in odločanje kaže tudi dejstvo, da se veliko podjetij odloča personalne mape voditi tudi za druge oblike zaposlitve, ne le redno zaposlene.

Še vedno ugotavljamo, da je pomanjkanje digitalne miselnosti pri deljenju kadrovskih dokumentov, ki po večini še vedno potujejo fizično ali po nezavarovani e-pošti, a tudi tukaj je zaznati premike.

Orodja za upravljanje z digitalnimi personalnimi mapami

Na trgu obstaja vrsta različnih orodij za upravljanje s personalnimi mapami, od namenskih programov za kadrovske procese, ERPjev do poslovnih rešitev. Digitalizacija kadrovskih map v kadrovsko službo prinaša vrsto koristi. Od enostavnega dostopa, varne izmenjave in deljenja dokumentov, e-podpisovanja in varne hrambe, pa zmanjšanja tveganj za odtujitev osebnih podatkov z varnostnimi sistemi in pooblaščenimi dostopi, večje verodostojnost dokumentov in zakonske skladnosti, do nižanja stroškov zaradi manjših prostorskih potreb in navsezadnje boljše odločanje in lažje sodelovanje. Kadroviki se lahko z digitalizacijo dokumentacije in optimizacijo procesov veliko bolje posvetijo zaposlenim in iskanju novih kadrov.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!

Nataša Centa je strokovnjakinja za digitalizacijo poslovanja s poudarkom na kadrovskih procesih. Njeno izčrpno znanje upravljanja kadrov dopolnjujejo večletne izkušnje s področja vpeljave sodobnih IT rešitev v podjetja v času digitalizacije in svetovanja s področja različnih kadrovskih IT rešitev. Uspešno povezuje ključne člane ekip izvajalca in naročnika z motom: »Skupaj zmoremo vse«.