Novica

Digitalizacija se ne zgodi sama od sebe

  07. 11. 2018

»Čim prej zajeti vhodne dokumente in podatke, informacijsko podpreti poslovne procese in jih povezati z drugimi informacijskimi sistemi, ob tem pa aktivno spodbujati in motivirati zaposlene, da spremenijo svoje vedenje,« je recept za uspešno digitalizacijo, ki ga je povedala direktorica podjetja Mikrocop Simona Kogovšek.

V intervju z Miranom Vargo, novinarjem časnika Finance, direktorica Mikrocopa pojasnjuje, da se je treba z digitalizacijo poslovanja načrtno in aktivno ukvarjati na vseh ravneh v podjetju.

Svetovalna družba A. T. Kearney je v raziskavi Odličnost v digitalni transformaciji za regijo, v katero sodi tudi Slovenija, ugotovila, da podjetja digitalizacije večinoma ne vidijo več kot grožnje, temveč kot priložnost za poslovanje, zaposlene in stranke. Je tak utrip zaslediti tudi pri vas in vaših strankah?

V Mikrocopu lahko z gotovostjo zatrdimo, da podjetja uporabljajo orodja za povečanje svoje konkurenčnosti, izboljšanje učinkovitosti zaposlenih, hitrejše prilagajanje novim zahtevam in pričakovanjem trga, optimizacijo stroškov in ne nazadnje povečanje dobičkonosnosti. Hkrati pa je tudi priložnosti za izboljšave še na pretek. Po indeksu digitalizacije se Slovenija uvršča tik pod povprečje Evropske unije, kar pomeni, da imamo na vseh ravneh poslovanja še veliko izzivov in dela, da izkoristimo prednosti, ki jih prinaša digitalizacija.

Opažamo, da svoje poslovanje najbolj pospešeno digitalizirajo podjetja iz reguliranih dejavnosti, kot so bančništvo, finance in zavarovalništvo, letos pa več povpraševanj zaznavamo tudi v zdravstvu.

Katere so sicer največje ovire, s katerimi se podjetja ob digitalizaciji poslovanja srečujejo v praksi?

Največja ovira je povezana s spreminjanjem organizacijske kulture. Velik zalogaj je vpeljati nove informacijske rešitve in digitalizirati poslovne procese, še večji izziv pa je spremeniti navade ljudi, jih izobraziti, motivirati za spremembo in dvigniti njihove digitalne kompetence na višjo raven. Pogosto so ovira tudi nejasna pričakovanja, katere spremembe bo digitalizacija prinesla in kakšne konkretne koristi bo od nje imelo podjetje. Zato sta zelo pomembni oblikovanje jasne strategije digitalizacije poslovanja in opredelitev ciljev, ki jih želi podjetje doseči.

Kako se podjetja spopadajo s temi izzivi?

V praksi vidimo različne pristope, a s pomembnim skupnim imenovalcem. Ker gre pri digitalizaciji za skupek med seboj prepletenih aktivnosti, ki posegajo na različna področja in ravni v podjetju, zahtevajo pa primerno znanje in finančne vire, večini podjetij že to pomeni veliko obremenitev, ki jo težko obvladajo sama. Podjetja se zato pogosto obrnejo na izkušene svetovalce, ki jim pomagajo oblikovati celosten pogled na digitalizacijo, obenem pa razpolagajo s strokovnim znanjem in preverljivimi izkušnjami, da lahko spremembe tudi vpeljejo. V Mikrocopu opažamo, da so pri digitalizaciji uspešnejša podjetja, ki se teh izzivov lotevajo z upoštevanjem različnih vidikov – poleg optimizacije poslovanja tudi z zagotavljanjem skladnosti, kakovosti in informacijske varnosti poslovanja.

Vse storitve in rešitve, ki jih ponujamo strankam, vedno naprej vpeljemo interno.

Koliko priložnosti, ki jih ponuja digitalizacija poslovanja, izkoristijo podjetja?

Večina naših strank digitalizira papirne dokumente že ob vstopu v podjetje, na primer v vložišču ali poslovalnicah, ali pa omogoči neposreden zajem elektronskih dokumentov v izvornih sistemih, kot so ERP ali CRM. Delo z elektronskimi dokumenti jim prinese prve koristi digitalizacije poslovanja, kot so večja učinkovitost zaposlenih, lažja dostopnost in razpoložljivost dokumentov, manjša operativna in finančna tveganja ter skladnost z zakonodajo. Praviloma sledi korak digitalizacije poslovnih procesov. Nekatere stranke začnejo najprej s podpornimi procesi in vsakodnevnimi preprostimi opravili, kot sta distribucija prejete pošte ali likvidacija vhodnih računov, druge pa najprej digitalizirajo svoje ključne procese, v katerih sodelujejo različni nosilci in praviloma vključujejo samodejno odločanje na podlagi poslovnih pravil. Opažamo, da svoje poslovanje najbolj pospešeno digitalizirajo podjetja iz reguliranih dejavnosti, kot so bančništvo, finance in zavarovalništvo, letos pa več povpraševanj zaznavamo tudi v zdravstvu.

Anketa o digitalizaciji v slovenskih podjetjih, ki sta jo letos opravili družbi Comtrade in Housing, je pokazala, da podjetja težijo predvsem k izboljšavam poslovnih procesov in učinkovitejšemu delu zaposlenih, šele nato pa k večjemu zadovoljstvu strank. Kako ste v vašem podjetju pristopili k interni digitalni preobrazbi?

Vse storitve in rešitve, ki jih ponujamo strankam, vedno naprej vpeljemo interno. V zadnjem času smo se osredotočili na informatizacijo izbranih poslovnih procesov z novo generacijo rešitev za digitalno poslovanje – InDoc EDGE. Digitalizacije procesov smo se lotili premišljeno in postopoma, z jasno opredeljenim namenom in cilji. Poleg povečanja učinkovitosti poslovanja želimo doseči pregled nad stanjem posameznih procesov v vsakem trenutku in posledično utemeljiti sprejemanje poslovnih odločitev s podatki v realnem času.

Kakšen je vaš recept za uspeh v digitalnem svetu?

Recept je na videz preprost: čim prej zajeti vhodne dokumente in podatke, informacijsko podpreti poslovne procese in jih povezati z drugimi informacijskimi sistemi, ob tem pa aktivno spodbujati in motivirati zaposlene, da spremenijo svoje vedenje.

Ste naredili tudi kakšno napako?

Vsaka vpeljava sprememb prinaša tveganja za napake, tudi sami smo jih na poti lastne digitalne preobrazbe naredili nekaj. Ena takih je bila naivno pričakovanje, da se bomo po opredelitvi strategije in sprejetju poslovnih odločitev digitalizirali sami od sebe. Hitro se je izkazalo, da tega ob svojih siceršnjih rednih in projektnih obveznostih ne bomo dosegli, zato smo digitalizaciji lastnega poslovanja namenili posebno ekipo.

Katere prioritete s področja digitalizacije poslovanja bodo v ospredju v prihodnjih letih?

Slovenska podjetja se bomo morala v prihodnjih letih še hitreje odzivati na spremembe, ki jih narekuje poslovno okolje. Menim pa, da bodo ključne prioritete, ki narekujejo dinamiko vpeljave sprememb že danes, ostale enake tudi jutri: zagotavljanje kakovosti storitev oziroma rešitev in odzivnosti na potrebe strank, povečevanje učinkovitosti poslovanja, zmanjševanje tveganj in zagotavljanje kakovosti in skladnosti poslovanja.


Nazaj