Dobra praksa

5 korakov do urejenega arhiva dokumentov

  24. 04. 2019

Se srečujete s pomanjkanjem prostora za arhiviranje dokumentov? Ali poslovno dokumentacijo hranite v pisarnah, ki niso varne pred požarom ali poplavo? Iščete pomemben dokument, pa ga v arhivski omari nikakor ne najdete?

To so le nekateri izzivi, s katerimi se sooča marsikatero podjetje, ki razpolaga z večjimi količinami papirne dokumentacije. Dodatna težava se pojavi, če do dokumentov dostopajo nepooblaščene osebe ali zaposleni, ki niso strokovno usposobljeni za upravljanje arhiva. Če dokumenti vsebujejo tudi osebne podatke, pa vpogled nepooblaščene osebe predstavlja tudi kršitev uredbe GDPR in lahko povzroči poslovno škodo.

Papirna dokumentacija še kar narašča

Ker količina papirne dokumentacije v podjetjih kljub porastu elektronskega poslovanja še kar narašča, se pogosto zgodi, da dokumentacija preseže arhivske prostore podjetja. Pri izbiri lokacije arhivskih prostorov je posebno pozornost treba nameniti lokaciji, ki mora biti varna pred vdorom vode, primerno oddaljena od glavnih plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih napeljav ter kurišč in dimovodov. V teh prostorih mora biti zagotovljena ustrezna stopnja vlažnosti, primerna temperatura in omejena neposredna sončna svetloba. Police za hrambo dokumentov morajo biti primerno oddaljene od stropa, sten in tal.

Ker kletni ali poslovni prostori podjetja v osnovi niso namenjeni in ustrezno opremljeni za hrambo dokumentov, je lahko prava rešitev najem zunanjega arhivskega centra, ki izpolnjuje pogoje varnega arhiviranja.

Kako poteka ureditev dokumentov v arhivskem centru?

5_korakov_do_urejenega_arhiva_dokumentov

Hramba dokumentacije v arhivskem centru zagotavlja sistemsko skrb nad dokumenti in enostaven pregled in dostop do želene dokumentacije v vsakem trenutku, pri tem pa imajo dostop do dokumentov le pooblaščene osebe. Poleg tega se ohranja neokrnjenost in avtentičnost dokumentov, zaradi primernih pogojev hrambe pa so dokumenti obstojnejši tudi na dolgi rok

Če vam primanjkuje ustreznega prostora za arhiviranje dokumentov ali vaši zaposleni niso ustrezno usposobljeni za ravnanje z dokumenti, lahko skrbi prepustite strokovnjakom, ki vam bodo olajšali delo in poslovanje. Za pomoč ali nasvet, kako urediti arhivski prostor, ali želite dokumentacijo odstopiti v zunanjo hrambo, smo vam na voljo.

 

Miha Čebron, poslovni tehnolog v Mikrocopu


Nazaj