Kako slovenska podjetja obvladujejo neskladja in odklone – vpogled v stanje digitalizacije

Dobro zasnovani postopki omogočajo večjo varnost, sledljivost, spodbujajo kulturo nenehnega izboljševanja in ne nazadnje močno vplivajo na uspešnost poslovanja. Digitalizacija tega poslovnega področja je v porastu. Digitalna orodja omogočajo lažje evidentiranje, avtomatsko poročanje, večjo preglednost in učinkovitejše spremljanje ukrepov. S tem se odgovorni lahko bolj posvetijo analizi vzrokov in preprečevanju ponavljanja napak.

Da bi pridobili jasnejši vpogled v trenutno stanje, smo izvedli raziskavo o upravljanju neskladij in odklonov v slovenskih podjetjih, v kateri je sodelovalo 69 organizacij različnih velikosti in dejavnosti – od večjih podjetij z več kot 500 zaposlenimi do manjših organizacij. Približno polovica sodelujočih prihaja iz zasebnega, druga polovica pa iz javnega sektorja. 

Digitalizacija procesov je v teku, a še ni celovita

Rezultati kažejo, da ima 36 % podjetij proces upravljanja neskladij že digitaliziran, enak delež delno, 20 % pa še vedno posluje brez digitalne podpore. Kar 59 % organizacij dokumentacijo že hrani v elektronski obliki, 32 % delno, medtem ko jih 9 % še vedno uporablja izključno papirne zapise.

Iz tega vidimo precejšnjo razpršenost med podjetji. Nekatera so že digitalizirana, nekatera so na začetku poti. Vse to nakazuje, da digitalizacija na tem področju poteka neenotno in pogosto brez enotne strategije. Vse to pa je razlog, da se podjetja soočajo z razdrobljenimi procesi in imajo veliko težav s pretokom informacij.

Najpogostejši viri informacij za odkrivanje neskladij so notranja poročila in presoje (58 %), sledijo zunanje revizije ter povratne informacije strank (po 40 %). Pomemben delež predstavljajo tudi notranje prijave zaposlenih (36 %).

Prevladovanje t. i. formalnih virov, kamor sodijo notranja poročila in presoje, kaže na to, da podjetja večinoma odkrivajo neskladja reaktivno, ne sproti. Kljub temu da so prisotne tudi notranje prijave zaposlenih, kar je zelo spodbudno, še vedno lahko rečemo, da sistem za zgodnje odkrivanje in zaznavanje neskladij in odklonov ni dovolj dobro razvit.

Funkcionalnosti obstoječih rešitev

Večina podjetij uporablja delno digitalne ali polavtomatizirane rešitve, najpogosteje uporabljene funkcionalnosti pa so:

• spremljanje ukrepov za odpravo neskladij (48 %),
• prijava neskladij in odklonov (43 %),
• analiza vzrokov (42 %).

V podjetjih so digitalne rešitve namenjene uporabi spremljanja evidenc in sledenju ukrepom. Manjkajo poglobljene analize in na podlagi rezultatov tudi strateško odločanje. Lahko bi rekli, da trenutno digitalna orodja podjetja uporabljajo predvsem za administracijo oz. kot podporo beleženju, na pa tudi kot vir učenja in izboljšav na podlagi zaznanih neskladij.

Naprednejše funkcionalnosti, kot sta avtomatsko zaznavanje neskladij (8 %) ali poročanje v realnem času (26 %), so še razmeroma redke. Prav tako je integracija z drugimi informacijskimi sistemi prisotna le pri manjšem delu podjetij – popolno integracijo ima 10 % organizacij.

Ta nizka stopnja medsebojne povezanosti sistemov pomeni, da večina podjetij ostaja na osnovni ravni uporabe digitalnih orodij in ne izkorišča vseh prednosti in dodane vrednosti, ki jih digitalna orodja omogočajo. Brez integracije sistemov ni celostnega vpogleda v dogajanje in gre v tem primeru le za digitalno obliko obstoječih ročnih postopkov.

Pogostost pregleda in evalvacija postopkov

Večina organizacij postopke za obvladovanje neskladij pregleduje redno: 34 % večkrat letno, 26 % mesečno, 17 % letno, 19 % redkeje, 4 % pa postopkov sploh ne preverja.

Rezultati nam povejo, da pregledi v podjetjih potekajo zelo različno in vidimo, da ni enotne prakse na tem področju. Veliki razponi intervalov pregledov, od dnevnega do večletnega lahko pomenijo, da podjetja različno razumejo namen evalvacije. Tako razpršenost bi bilo dobro in smiselno zmanjšati z uvedbo enotnih smernic, ki bi bile digitalno podprte in bi omogočale spremljanje učinkovitosti postopkov.

Hitrost izvajanja ukrepov po identifikaciji neskladij

Večina organizacij ukrepa razmeroma hitro – 65 % jih zaključi ukrepe v manj kot enem tednu, medtem ko jih 9 % reagira že v 24 urah. Po drugi strani pa 22 % podjetij ukrepe izvaja več kot mesec dni, 4 % pa celo dlje od enega leta.

Hiter odziv lahko pripišemo večini organizacij. Digitalna podpora bi pri podjetjih, ki niso tako hitro odzivna pripomogla k večji preglednosti, avtomatskim obveščanjem, dodeljevanjem nalog, sledenju rokom in s tem tudi h krajšim odzivnim časom. Vse to bi zmanjšalo tveganja, da ukrepi ostanejo odprti predolgo.

Glavni izzivi: preobremenjenost, orodja in komunikacija

Anketiranci so med največjimi izzivi izpostavili:

• preobremenjenost zaposlenih,
• odpor do sprememb,
• pomanjkanje ustreznih orodij,
• pomanjkljiva integracija sistemov,
• ter slabša komunikacija med oddelki.

Glavno oviro za digitalizacijo predstavljajo organizacijski dejavniki in ne tehnologija. Odpor do sprememb je pogosto posledica preobremenjenosti in prepričanja, da digitalizacija in digitalna orodja ne poenostavijo dela, ampak dodajo nove zahteve.

Digitalna transformacija bo uspešna le, če bo šla z roko v roki z organizacijsko kulturo, ki spodbuja sodelovanje in odprtost do sprememb. Čeprav večina organizacij (67 %) ocenjuje svoje procese kot učinkovite, kar četrtina meni, da so ti še vedno neučinkoviti ali premalo dosledni.

Priložnosti in pričakovanja glede digitalizacije

Podjetja so izrazila pripravljenost vlagati v digitalne rešitve:

• 14 % bi investiralo v naslednjih 12 mesecih,
• 25 % v obdobju 1–3 let.
• 41 % na to vprašanje ne zna odgovoriti,
• 20 % pa po njihovem vedenju nimajo namere investirati v te namene.

Podjetja so pri načrtovanju vlaganj precej neenotna. Gre za različne stopnje zrelosti in prioritete v posameznih podjetjih in sektorjih. Nekatera že načrtujejo konkretne investicije, drugi pa digitalizacijo še vedno razumejo kot podporo in ne strateško odločitev.

Pri morebitnih nadgradnjah si organizacije najbolj želijo:

• enostavnejšo uporabo (20 %),
• boljše poročanje in analitiko (18 %),
• večjo prilagodljivost in integracijo z drugimi sistemi (17 % in 15 %),
• avtomatsko zaznavanje in obveščanje (16 %).

Več kot polovica sodelujočih vseeno (58 %) meni, da bi izboljšana digitalna rešitev neposredno prispevala k optimizaciji procesov v njihovem podjetju. Zavedanje o koristi digitalizacije je res visoko. Izkušnje kažejo, da to ne pomeni vedno pripravljenost na spremembe.

Povzetek: digitalizacija kot ključ do učinkovitega upravljanja kakovosti

Raziskava kaže, da slovenska podjetja prepoznavajo pomen digitalizacije upravljanja neskladij in odklonov. Čeprav je področje še na prehodu iz ročnih postopkov v digitalne oblike, so trendi jasni: podjetja želijo bolj pregledne, povezane in avtomatizirane sisteme.

Največ priložnosti za napredek se kaže pri poenostavitvi postopkov, standardizaciji rešitev, integraciji informacijskih sistemov in avtomatizacije poročanja in obveščanja.

Naprednejša digitalna podpora bo organizacijam omogočila hitrejše odzivanje, boljše odločanje in učinkovitejše obvladovanje tveganj – kar dolgoročno pomeni tudi višjo kakovost poslovanja in večje zaupanje strank.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!