Je vaša fizična hramba dokumentov res varna ali je samo tako videti?

Večina podjetij verjame, da ima fizično hrambo pod nadzorom. Dokumenti so spravljeni, arhiv je zaklenjen, nekdo skrbi za registratorje.

Težava je, da se resni izzivi fizične hrambe običajno pokažejo šele takrat, ko dokument nujno potrebujete npr. ob reviziji, nadzoru ali zahtevi za vpogled.

Takrat postanejo pomembna vprašanja:

• ali dokument res najdete v nekaj minutah,
• ali je jasno, kdo ima do njega dostop,
• ali so roki hrambe pravilno določeni,
• ali lahko dokažete sledljivost dokumentacije.

Razlika med občutkom urejenosti in dejanskim stanjem se pogosto pokaže šele v takšnih situacijah.

1. Zakaj je fizična hramba zahtevnejša, kot se zdi

Fizična hramba dokumentov je več kot shranjevanje papirjev. V ozadju morajo obstajati jasna pravila, pogoji hrambe, nadzor dostopa in upravljanje rokov.

Poleg tega morajo podjetja zagotoviti tudi skladnost z zakonodajo, ki določa, kako se dokumenti hranijo, kdo ima dostop in kako se dokumentacija ob izteku rokov pravilno uniči.

Z rastjo podjetja tako postaja upravljanje fizične dokumentacije vedno zahtevnejše, tako organizacijsko kot prostorsko.

2. Kje se v praksi najpogosteje pojavijo težave

V mnogih organizacijah se v praksi izzivi fizične hrambe pokažejo šele čez čas. Najpogosteje gre za kombinacijo več dejavnikov:

• nepregledna klasifikacija dokumentov,
• nejasni roki hrambe,
• neustrezni prostori za arhiv,
• omejen nadzor nad dostopi,
• administrativna obremenitev zaposlenih.

Zato začnejo organizacije razmišljati tudi o drugačnem pristopu k upravljanju fizične dokumentacije.

3. Preverite, kako urejena je vaša fizična hramba

Če želite hitro preveriti, ali je vaša fizična hramba res urejena ali obstajajo skrita tveganja, smo pripravili kratek vodič. V vodiču boste našli:

• hitri preizkus urejenosti fizične hrambe,
• pregled ključnih zakonskih zahtev,
• najpogostejše izzive pri interni hrambi,
• razlago, kako deluje sistemsko urejena fizična hramba dokumentov.

Je vaša fizična hramba dokumentov res varna in skladna?

Prenesite brezplačni vodič in preverite, ali je vaša hramba pripravljena na nadzor, revizijo ali incident.

Prenesite celoten vodič TUKAJ.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!