E-hramba kot nujni del nove digitalne stvarnosti
Nikakor ne smemo podceniti izzivov zagotavljanja dostopnosti in uporabnosti informacij ter ohranjanja celovitosti, avtentičnosti in trajnosti poslovne dokumentacije.
Pospešena digitalizacija poslovanja, ki smo ji priča, spreminja ustaljene načine delovanja in utečene poslovne procese. Zato moramo zaposlenim zagotoviti vse potrebne dostope do informacij, ki jih ti potrebujejo za svoje delo, ter jim omogočiti, da dokumente, ki jih ustvarijo med delom, ustrezno in varno delijo, upravljajo in hranijo.
Digitalno delovno okolje zahteva ustrezno e-hrambo informacij
Čeprav potreba po hrambi dokumenta nastopi šele v sklepnem delu njegovega življenjskega cikla, pa je učinkovita, skladna in varna dolgoročna e-hramba ključen gradnik digitalnega poslovanja. Omogoča nam, da so informacije dostopne samo pooblaščenim osebam, da lahko zaposleni do njih hitro pridejo in jih lahko nemoteno uporabljajo skozi celoten čas hrambe, informacije ostajajo avtentične in celovite, morebitni posegi vanje pa so mogoči samo v izjemnih primerih in sledljivi.
Če se hramba na našem strežniku ali storitve spletnih ponudnikov prostora na prvi pogled zdijo prava ali poceni rešitev, se pogosto kmalu izkaže, da ne zadostijo vsem načelom varne in skladne dolgoročne e-hrambe. Hrambe informacij ne smemo prepustiti inerciji ali rešitve za e-hrambo izbrati le na podlagi na videz najugodnejše cene. Ali smo res pripravljeni sprejeti tveganja neustrezne e-hrambe?
Kakšne so posledice:
- nepooblaščenega dostopa do osebnih podatkov?
- nezmožnosti dokazila pravne veljavnosti dokumenta v primeru spora?
- odtujitve poslovno zaupnih informacij?
Raba certificiranih rešitev in storitev
Možen odgovor na izzive zagotavljanja varnosti in skladnosti e-hrambe je uporaba certificiranih rešitev e-hrambe ali storitev certificiranih zunanjih ponudnikov hrambe elektronskega gradiva. Certificiranje pri Arhivu Republike Slovenije je zagotovilo skladnosti dolgoročne e-hrambe, hramba pri certificiranem zunanjem ponudniku pa je praviloma tudi bolj varna, kot če gradivo podjetje hrani pri sebi.
Informacije, ki so hranjene v certificiranem sistemu elektronske hrambe InDoc EDGE, je nemogoče izbrisati, potvoriti ali spremeniti. Dokumenti so digitalno podpisani in časovno žigosani, dostop do shranjenih informacij je dovoljen samo pooblaščenim osebam, vsi posegi pa so zabeleženi. Zagotovljeni sta revizijska sledljivost ter trajna berljivost dolgoročnih formatov.
Posebna pozornost (naj) velja dokumentom, ki vsebujejo osebne podatke
V dokumentih se nahaja veliko osebnih podatkov, zato je njihovo varstvo neposredno povezano tudi z upravljanjem in hrambo dokumentov, vendar to ni vsem samoumevno. Neustrezna hramba in nepooblaščeni vpogledi v zaupno dokumentacijo predstavljajo veliko poslovno tveganje, zahteve uredbe GDPR v povezavi z beleženjem revizijske sledi, roki hrambe in izbrisom osebnih podatkov, ki se lahko hranijo le toliko časa, kot je treba, pa nas postavljajo pred dodatne izzive.
Ponudnik varne in zakonsko skladne rešitve za zagotavljanje e-hrambe mora vzdrževati visoko raven informacijske varnosti in redno nadgrajevati vse potrebne nadzorne mehanizme. Hramba osebnih podatkov ni šala, zato moramo biti pri izbiri ustrezne rešitve e-hrambe pozorni na to, ali ta res omogoča opredelitev pooblaščenih dostopov do dokumentov ter kako beleži revizijske sledi dostopa do informacij. Uredba GDPR jasno opredeljuje, kako upravljati in obdelovati osebne podatke, in tega se moramo striktno držati, sicer lahko podjetje hitro doletijo nič kaj prijetne sankcije.
Pogosto potrebujemo dostop do spisov na daljavo, obenem pa se dobro zavedamo pomena varovanja informacij in osebnih podatkov naših strank. Zato smo uvedli platformo InDoc EDGE za upravljanje informacij, ki zagotavlja tudi varno in skladno e-hrambo.
– Nataša Pirc Musar, odvetnica in partnerica v odvetniški družbi Pirc Musar & Lemut Strle
Vas zanima več? Stopite v stik z nami!
Ivo Vasev je produktni vodja platforme InDoc EDGE za upravljanje informacij v Mikrocopu. Zavzeto ustvarja na preseku različnih poslovnih področij in informacijske tehnologije, kjer išče odgovore na izzive digitalne preobrazbe. Posebno pozornost namenja izkušnji strank in novim načinom za realizacijo digitalnega potenciala podjetij.
PREBERITE TUDI
Blog
Naj postanejo personalne mape vir za dobre kadrovske odločitve
Kadrovski oddelki so danes pod izjemnim pritiskom. Z ene strani morajo zagotavljati kakovosten kader in zadovoljstvo zaposlenih, po drugi morajo zakonsko skladno upravljati z raznoliko dokumentacijo zaposlenih, ki vsebuje osebne podatke in tiste, posebne vrste.
Blog
Zavedanje visoko, izvedba zaostaja
Kljub pozitivnemu vplivu, ki ga ima digitalna preobrazba na poslovanje na različnih področjih, še vedno slaba četrtina podjetij z digitalizacijo še ni pričela ali je zaenkrat sploh ne načrtuje.
Blog
Katere prioritete bodo vaš ključ do uspeha v letu 2023?
V preteklem letu so se podjetja ponovno soočila s številnimi preizkušnjami na trgu. Geopolitične razmere, naraščajoči stroški surovin in stroškov dela, so številne spodbudile k še hitrejši dinamiki uvajanja sodobnih digitalnih tehnologij. In jasno je, da se v 2023 to ne bo spremenilo. Kvečjemu le še stopnjevalo.
