Ustrezna hramba informacij je mogoče draga, a neustrezna je vedno dražja

Izgube ključnih podatkov in dokumentov si ne sme privoščiti nobeno resno podjetje, zato se moramo zavedati tveganj njihove neustrezne hrambe.

Ustrezna hramba informacij je mogoče draga, a neustrezna je vedno dražja

Izpad električne energije v podatkovnem centru večjega globalnega ponudnika infrastrukture kot storitve je uporabnikom povzročil veliko poslovno škodo, ko so ostali brez (dragocenih) podatkov. Hkrati pa je dogodek opozoril na ranljivost neustrezne hrambe podatkov v oblakih. Če nam je bilo do zdaj samoumevno, da podatke in dokumente preprosto shranimo v oblak velikega globalnega ponudnika in že smo varni in skladni, smo se ušteli. Kot se je izkazalo v omenjenem primeru, je realnost bolj kruta.

Zagotovilo velikih ponudnikov infrastrukture v oblaku, da njihov sistem deluje v 99,99 odstotkih, res pomeni, da bo strežnik (skoraj) vedno na voljo. A to še ni avtomatično zagotovilo, da bodo naši podatki tudi ustrezno hranjeni. Za to moramo poskrbeti sami in jih ustrezno varnostno kopirati. Ali pa za ceno dodatnega stroška pri ponudniku naročiti tudi to storitev.

99,99-odstotna razpoložljivost pomeni:

  • dnevni izpad: 8s
  • tedenski izpad: 1m
  • mesečni izpad: 4m 22s
  • letni izpad: 52m 35s

Vir: uptime.is

Na drugi strani so celovite rešitve, ki omogočajo miren spanec

Pri hrambi informacij stvari ne smemo prepuščati naključju in slepo verjeti prvi možnosti, ki se nam ponudi ter je, vsaj na videz, cenovno najprivlačnejša. Če izgubimo dostop do ključnega poslovnega dokumenta, lahko ogrozimo odnos s stranko, skladnost poslovanja ali celo izgubimo pomemben sodni spor, kar nas lahko drago stane.

V Mikrocopu zato z zagotavljanjem razpoložljivosti platforme InDoc EDGE za upravljanje informacij na različnih lokacijah poskrbimo, da se možnost izgube informacij karseda zmanjša. S tem možnost izgube podatkov skoraj izničimo in vam omogočimo miren spanec.

Na drugi strani so celovite rešitve, ki omogočajo miren spanec

V Mikrocopu delovanje in zagotavljanje razpoložljivosti rešitev redno preverjamo. K temu enkrat letno povabimo tudi stranke, da se prepričajo o delovanju rešitve in obstoju dokumentov na alternativnih lokacijah.

InDoc EDGE je certificirana in varna storitev e-hrambe

Dokumenti v hrambi nam ne pomagajo veliko, če jih sčasoma ne moremo več odpreti zaradi zastarelega formata, obenem pa moramo razlikovati med dostopnostjo in uporabnostjo dokumentov ter njihovo pravno veljavnostjo. Skladna dolgoročna e-hrambe mora zato poleg omogočanja dostopnosti in ohranjanja uporabnosti informacij zagotavljati tudi celovitost, avtentičnost in trajnost hranjenih dokumentov v celotnem času hrambe. In seveda v celoti spoštovati roke hrambe, ki so jasno določeni glede na tip dokumenta.

Certificiran sistem e-hrambe InDoc EDGE zato vse dokumente najprej pretvori v format, primeren za dolgoročno hrambo, nato pa jih še samodejno digitalno podpiše in časovno žigosa. Tako shranjeni dokumenti imajo dokazilo o sledljivosti, ki strokovnim izvedencem omogoča tehnični nadzor in ugotavljanje, ali je predložen elektronski dokument veljaven kot dokaz.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!



Ivo Vasev

Ivo Vasev je produktni vodja platforme InDoc EDGE za upravljanje informacij v Mikrocopu. Zavzeto ustvarja na preseku različnih poslovnih področij in informacijske tehnologije, kjer išče odgovore na izzive digitalne preobrazbe. Posebno pozornost namenja uporabniški izkušnji in novim načinom za realizacijo digitalnega potenciala podjetij.

PREBERITE TUDI