Brez zaupanja vrednih informacij ni zaupanja vredne umetne inteligence

Organizacije želijo umetno inteligenco vključiti v vsakodnevno delo. Pri tem pa se hitro pojavi pomembno vprašanje: Kako umetni inteligenci omogočiti dostop do poslovnega znanja, ne da bi pri tem ogrozili varnost, skladnost in zanesljivost informacij?

Odgovor se ne skriva v zmogljivejšem jezikovnem modelu. Začne se veliko prej – pri tem, kako organizacija upravlja svoje dokumente in informacije.

Zakaj AI ne zaupa vsakemu dokumentu

Večina organizacij ima ogromno poslovnega znanja. Nahaja se v pogodbah, pravilnikih, zapisnikih, tehnični dokumentaciji, kadrovskih dokumentih, elektronski pošti in številnih drugih poslovnih dokumentih.

Težava ni količina informacij.

Težava je, da so informacije pogosto razpršene med različnimi sistemi, omrežnimi mapami, elektronsko pošto in lokalnimi računalniki. Dokumenti imajo več različic, pravila dostopa niso vedno enotna, pomembni podatki pa ostanejo skriti v priponkah ali skeniranih dokumentih.

Človek lahko takšno okolje še nekako obvladuje. Umetna inteligenca pa iz njega težko pripravi zanesljiv odgovor.

Ne zato, ker ne bi znala razumeti dokumentov, ampak zato, ker ne more presoditi, kateremu dokumentu lahko zaupa.

AI ne potrebuje več dokumentov. Potrebuje dokumente, ki jim lahko zaupa.

Kontekst naredi razliko

Ko zaposleni odpre pogodbo, običajno hitro presodi, ali gleda pravo različico dokumenta. Ve, kdo jo je pripravil, ali je že podpisana in ali velja. Včasih sklepa tudi na podlagi konteksta ali dodatnih informacij, ki niso neposredno razvidne iz dokumenta.

AI tega ne ve. Da lahko pripravi kakovosten odgovor, potrebuje tudi informacije o dokumentu.

Na primer:

• katera različica je veljavna,
• ali je dokument dokončen,
• kdo ga lahko uporablja,
• kdaj je nastal,
• kako je povezan z drugimi dokumenti in poslovnimi procesi,

Brez tega konteksta tudi najbolj napreden model ne more razlikovati med osnutkom pogodbe in podpisano različico ali med pravilnikom, ki še velja, in tistim, ki ga je organizacija že nadomestila.

Dokumenti brez konteksta povedo premalo. Dokumentni sistem ne upravlja samo dokumentov. Poskrbi tudi za informacije, ki določajo njihov pomen. Zato lahko organizacija ve, katera različica je veljavna, kdo ima dostop do dokumenta in kako se je vsebina spreminjala skozi čas.

O dokumentnem sistemu pogosto govorimo kot o prostoru za shranjevanje dokumentov. V resnici je njegova največja vrednost drugje. Določa, katera informacija je veljavna, kdo lahko do nje dostopa, kako se je spreminjala in kako je povezana z drugimi informacijami.

Prav zato postaja dokumentni sistem naravno okolje za uporabo umetne inteligence. AI ne dostopa samo do vsebine dokumentov. Dostopa do poslovnega znanja, ki je urejeno, povezano in nadzorovano.

V reguliranih panogah pravilen odgovor ni dovolj

Če AI pripravi povzetek internega sestanka, je pomembno predvsem, da je točen in uporaben.

Če pa pripravi odgovor na podlagi zdravstvene dokumentacije, kreditne dokumentacije ali kadrovskih evidenc, postanejo pomembna tudi druga vprašanja.

Od kod izhaja odgovor?

Na kateri dokument se sklicuje?

Ali je nastal na podlagi veljavne različice?

Ali je imel uporabnik pravico dostopa do teh informacij?

V reguliranih panogah odgovor brez vira ni dovolj. Organizacija mora dokazati, kako je do odgovora prišla.

Zato postaja sledljivost eden najpomembnejših pogojev za odgovorno uporabo umetne inteligence.

Urejene informacije ustvarijo zaupanje

Veliko organizacij razmišlja, kako sistemsko uvesti umetno inteligenco. Veliko manj pa jih razmišlja, ali so njihove informacije pripravljene za njeno uporabo.

AI ne potrebuje popolnih podatkov.

Potrebuje informacije, ki so:

• zanesljive,
• pregledno organizirane,
• opremljene z ustreznimi metapodatki,
• zaščitene s pravicami dostopa,
• povezane s poslovnimi procesi,,
• sledljive skozi celoten življenjski cikel dokumenta.

Bolj kot je poslovno znanje urejeno, bolj uporabni postanejo odgovori umetne inteligence.

AI predlaga. Človek odloča. Sistem dokazuje.

V Mikrocopu verjamemo, da umetna inteligenca ne nadomešča strokovnega znanja zaposlenih. Njena naloga je, da pomaga hitreje poiskati informacije, pripraviti predloge in poenostaviti vsakodnevno delo. Končna odločitev pa mora vedno ostati v rokah človeka. Zato umetno inteligenco v dokumentnem sistemu InDoc EDGE razvijamo po preprostem načelu: AI predlaga. Človek odloča. Sistem dokazuje.

Vsak odgovor mora biti povezan z izvirnim dokumentom. Vsak korak mora ostati sledljiv. In vsaka odločitev mora temeljiti na informacijah, ki jim organizacija lahko zaupa.

Ker največja vrednost umetne inteligence ni v tem, da zna hitro odgovoriti na vprašanje. Največja vrednost je, da zna odgovor podpreti z dokazljivimi informacijami.

Preden uvedete AI, preverite temelje

Pravi izziv je, kako poslovno znanje organizacije pripraviti tako, da ga lahko umetna inteligenca uporablja odgovorno, varno in pregledno.

Organizacije, ki bodo na to vprašanje odgovorile pravočasno, bodo od AI dobile bistveno več kot le hitrejše odgovore. Pridobile bodo zanesljivega pomočnika, ki bo temeljil na njihovem lastnem poslovnem znanju.

Je vaša organizacija pripravljena na AI? Preverite:

• So ključni dokumenti zbrani na enem mestu?
• So različice dokumentov jasno določene?
• So informacije opremljene z metapodatki?
• So pravice dostopa urejene?
• Lahko vsako informacijo povežete z njenim virom?
• Bi umetni inteligenci zaupali dostop do svojih dokumentov že danes?

Če ste pri več vprašanjih oklevali, potem se pot do zaupanja vredne umetne inteligence ne začne pri AI. Začne se pri dokumentnem sistemu.

Dokumentni sistem, ki povezuje dokumente, informacije in poslovne procese, ustvari okolje, v katerem lahko umetna inteligenca deluje varno, pregledno in na podlagi preverljivih informacij. Tako AI ne postane le novo orodje, ampak naravna nadgradnja digitalnega poslovanja.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!