ZAKAJ UPRAVLJANJE VLOŽIŠČA ZAUPATI STROKOVNJAKOM
Vhodna pošta pogosto predstavlja prvo ozko grlo poslovanja. Upravljanje vhodne pošte je več kot digitalizacija dokumentov. Gre za organiziran in nadzorovan proces prevzema, evidentiranja, razvrščanja, digitalizacije in usmerjanja dokumentov do pravih uporabnikov. Pri organizacijah z večjim obsegom dokumentacije lahko neučinkoviti postopki povzročijo zamude, dodatne stroške in slabšo sledljivost. Z zunanjim upravljanjem vložišča zagotovite hitrejši pretok dokumentov, večjo varnost ter enotne procese v celotni organizaciji.
Z upravljanjem in digitalizacijo vhodne pošte dokumente zajamemo takoj ob prejemu, podatke samodejno prepoznamo in jih usmerimo v ustrezne poslovne procese. Zaposleni lahko začnejo z delom takoj, ne glede na to, ali je dokument prispel po pošti, e-pošti ali iz drugega vira.
KAKO POTEKA DIGITALIZACIJA VHODNE POŠTE
PREVZEM
vhodne pošte
EVIDENTIRANJE
in odpiranje pošte
DIGITALIZACIJA
dokumentov in zajem podatkov
PREDAJA
vhodne pošte
PREPUSTITE UPRAVLJANJE VHODNE POŠTE IN DIGITALIZACIJO STROKOVNJAKOM
Vhodna pošta je pogosto prvi korak poslovnega procesa. Da lahko dokumenti čim hitreje pridejo do pravih oseb in v nadaljnjo obdelavo, mora biti njihovo evidentiranje, digitalizacija in zajem podatkov natančen, hiter ter zanesljiv.
V Mikrocopu poskrbimo za celoten postopek – od prevzema in evidentiranja vhodne pošte do profesionalne digitalizacije, inteligentnega zajema podatkov ter predaje dokumentov v dogovorjeni digitalni obliki. Po potrebi jih vključimo tudi v InDoc EDGE ali druge poslovne sisteme, s čimer omogočimo nemoten začetek nadaljnjih poslovnih procesov.
Z več kot 50 leti izkušenj na področju upravljanja dokumentov zagotavljamo varno, sledljivo in kakovostno izvedbo storitve, prilagojeno vašim poslovnim procesom. Vi se osredotočite na svoje poslovanje, za učinkovito digitalizacijo in upravljanje vhodne pošte pa poskrbimo mi.
ZAKAJ DIGITALIZIRATI VHODNO POŠTO
Hitrejša obdelava
Digitalizirana pošta je takoj pripravljena za nadaljnjo obdelavo, zato se poslovni procesi začnejo hitreje.
Preglednost in sledljivost
Vsak dokument je evidentiran, digitalno dostopen in enostavno sledljiv skozi celoten proces obdelave.
Manj administrativnega dela
Z avtomatiziranim zajemom podatkov zmanjšate ročni vnos ter zaposlenim prihranite čas za pomembnejše naloge.
Večja učinkovitost
Manj papirja, manj zamud in hitrejši pretok informacij prispevajo k učinkovitejšemu vsakodnevnemu delu.
USPEŠNE ZGODBE ZA DIGITALNO PRIHODNOST
S storitvijo upravljanja vhodne pošte smo poenostavili delo z dokumentacijo, pospešili dostop do informacij in izboljšali učinkovitost notranjih procesov. Mikrocop zagotavlja zanesljiv, varen in popolnoma sledljiv proces od prevzema ter digitalizacije pošte do njene vključitve v naše poslovne procese.
– Aleš Pavlovič, vodja oddelka centralne nabave, Generali zavarovalnica
POGOSTA VPRAŠANJA
Ali lahko digitalizirate le del naše vhodne pošte?
Da. Storitev prilagodimo vašemu načinu poslovanja. Digitaliziramo lahko vso vhodno pošto ali le določene vrste dokumentov, na primer račune, pogodbe, kadrovsko dokumentacijo ali drugo poslovno dokumentacijo.
Kako hitro po prejemu so dokumenti na voljo v digitalni obliki?
To je odvisno od dogovorjenega načina izvajanja storitve in vaših potreb. Dokumente lahko digitaliziramo in posredujemo v zelo kratkem času po njihovem prejemu, kar omogoča hitrejši začetek poslovnih procesov.
Ali moramo uporabljati InDoc EDGE?
Ne. Digitalizirane dokumente vam lahko posredujemo po elektronski pošti, na dogovorjen način ali jih vključimo v InDoc EDGE oziroma drug dokumentni ali poslovni sistem, ki ga uporabljate.
Kaj se zgodi z originalnimi papirnimi dokumenti?
Originalne dokumente vam lahko vrnemo, jih hranimo v skladu z dogovorom ali poskrbimo za njihov nadaljnji postopek skladno z vašimi internimi pravili in zakonodajo.
Kako zagotavljate varnost in zaupnost dokumentov?
Pri obdelavi vhodne pošte uporabljamo varne in nadzorovane postopke, ki zagotavljajo sledljivost, zaščito dokumentov ter obravnavo v skladu z dogovorjenimi varnostnimi zahtevami in veljavno zakonodajo.
Ali lahko digitalizirano pošto samodejno vključite v naše poslovne procese?
Da. Po potrebi dokumente razvrstimo, zajamemo ključne podatke ter jih vključimo v InDoc EDGE ali druge poslovne sisteme, kjer se lahko nadaljuje njihova nadaljnja obdelava.
Ali lahko poskrbite tudi za našo izhodno pošto?
Da. Poleg upravljanja vhodne pošte lahko prevzamemo tudi organizacijo vaše izhodne pošte. Poskrbimo za kontrolo pravilnosti pošiljk, njihovo evidentiranje in pripravo za oddajo, nato pa jih vsak delovni dan predamo Pošti Slovenije. Tako imate vhodno in izhodno pošto organizirano na enem mestu.
Želite pospešiti obdelavo vhodne pošte?
Prepustite nam digitalizacijo in upravljanje vhodne pošte, vaša ekipa pa naj se osredotoči na naloge z večjo dodano vrednostjo.
PREBERITE VEČ
Blog
Digitalna preobrazba se začne z digitalizacijo vložišča
Delo s papirnimi dokumenti dolgoročno ustvarja višje stroške, kot če bi delali brez papirja. Prehod v brezpapirno poslovanje je tako racionalna izbira, za to pa moramo papir ustaviti že na vhodu v podjetje.
Blog
Uredimo informacijski kaos sodobnosti z digitalno pisarno
Korona kriza je razkrila vse pomanjkljivosti papirnega poslovanja. Danes za učinkovito upravljanje dokumentacije in pravočasno izvajanje opravil potrebujemo digitalno pisarno.
Blog
Z uvedbo digitalnih poslovnih rešitev do boljših rezultatov
Implementacija digitalnih poslovnih rešitev omogoča poslovnim procesom v podjetju večjo učinkovitost, ki vodi do poslovne rasti in napredka. To potrjujejo in demonstrirajo zgodbe o uspehu številnih podjetij.
