V podjetjih še vedno veliko informacij zaživi na papirju

Poraba papirja v pisarnah predstavlja kar dobro četrtino vse porabe papirja na svetu. Kaj nas odvrača od tega, da bi svoje poslovanje digitalizirali v večji meri in poslovali brezpapirno? Danes so na voljo številne tehnologije in pristopi, ki ponujajo preproste načine, kako zmanjšati količino porabljenega papirja in poslovati učinkoviteje.

V podjetjih še vedno veliko informacij zaživi na papirju

Ideja o brezpapirni pisarni sega že v leto 1978, ko si jo je zamislil britansko-ameriški znanstvenik Frederick Wilfrid Lancaster. Čeprav so od tega minila že dobra štiri desetletja, pa je ustvarjanje informacij v papirni obliki v številnih podjetjih še vedno del njihovega delovnega vsakdana.

  • 64 % zaposlenih ima dokumente raje na voljo v papirni kot pa elektronski obliki.
  • 62 % zaposlenih ocenjuje, da pri pregledu dokumenta v elektronski obliki obstaja večja verjetnost za napake kot pa pri dokumentih v papirni obliki.
  • 83 % zaposlenih meni, da je brezpapirna pisarna nekaj nerealističnega.

Vir: Epson: Paperless office fails to materialise in the UK, 2016

Zakaj še vztrajamo pri papirju, kaj nas odvrača od tega, da bi svoje poslovanje digitalizirali v večji meri? Verjetno nič drugega kot ukalupljenost v stare navade in vzorce delovanja.

Hitro opazni rezultati na več ravneh

Dobra novica je, da so prvi rezultati prehoda na brezpapirno poslovanje vidni precej hitro. Eden od hitrejših in zelo jasno vidnih učinkov digitalizacije je zagotovo prihranek časa pri iskanju in dostopanju do dokumentov, krajši je denimo tudi čas potrjevanja dokumentov in še bi lahko naštevali.

Prehod na brezpapirno poslovanje poleg prihranka časa prinaša:

  • boljšo sledljivost informacij,
  • večjo urejenost poslovanja,
  • lažje upravljanje dokumentov,
  • večjo varnost,
  • zakonsko skladnost ravnanja,
  • manjšo možnost za napake pri upravljanju z dokumenti.
  • Iskanju dokumentov povprečno namenimo 1/3 delovnega časa.

Hitro opazni rezultati na več ravneh

Brezpapirno poslovanje je torej nekakšen vezni člen, ki omogoča, da so vse informacije pregledne ter preprosto dostopne, delovni procesi pa hitri in agilni. Poleg tega s prehodom na brezpapirno poslovanje naredimo tudi nekaj za okolje ter postanemo del rešitve pri zmanjševanju količine porabljenega papirja. Prav pisarniško okolje je namreč eden največjih porabnikov papirja nasploh.

Nižanje stroškov s prehodom na brezpapirno poslovanje

Slej ko prej se oprijemljivi rezultati pokažejo tudi na čisto finančni ravni. O točnih številkah je težko govoriti, saj so odvisne od številnih dejavnikov. A vidni prihranki se s prehodom na brezpapirno poslovanje zagotovo pokažejo pri stroških, namenjenih za tiskanje, nižji so tudi stroški upravljanja z dokumenti, prihranimo pa tudi na prostoru, ki bi ga sicer namenili shranjevanju papirnih dokumentov.

  • Skoraj polovica dokumentov v papirni obliki na koncu dneva konča v smeteh.

Nižanje stroškov s prehodom na brezpapirno poslovanje

V Sparkasse smo uspešno digitalizirali in elektronsko arhivirali več kot milijon strani kreditne dokumentacije, tako smo sprostili tudi prostor v našem fizičnem arhivu. Najpomembneje pa je, da novo kreditno dokumentacijo zdaj sproti digitaliziramo.

Polonca Bevc, vodja sektorja v Sparkasse

Brez prave podpore lahko še tako dobri projekti padejo v vodo

Nobenega dvoma ni, da je digitalno poslovanje čistejše, bolj zeleno in bolj (stroškovno) učinkovito. Gore papirjev na pisarniških mizah se počasi, a vztrajno umikajo, namesto njih pa prihajajo tehnološke rešitve, ki omogočajo, da lahko – tudi na daljavo – delamo hitreje in bolj učinkovito.

Žal pogosto menimo, da lahko, dokler obstoječi sistem funkcionira, na tak način poslujemo še naprej. Šele ob morebitnih težavah začnemo razmišljati o spremembah. A težave so stalnica v VUCA svetu, zato je digitalizacija poslovanja edini logični korak k bolj optimiziranem in agilnem načinu poslovanja.

Brez prave podpore lahko še tako dobri projekti padejo v vodo

Vendar tu ne moremo mimo dejstva, kako pomembno vlogo pri uspešnosti projekta prehoda na brezpapirno poslovanje igra organizacijska kultura v podjetju. Zato je ključno, da ima tak projekt znotraj podjetja močnega podpornika, ki bo zaposlenim, ko bodo dvomili o njem, znal podati močne argumente njemu v prid. Le če se sprememb lotevamo sistematično in jim posvečamo dovolj pozornosti, lahko stremo tudi najtrše orehe (kar sprememba kulture v podjetju definitivno je) in na koncu dosežemo želene rezultate.

Majhni koraki lahko vodijo do velikih sprememb

Če še vedno ustvarimo veliko papirnih informacij, ni treba, da kar čez noč postanemo brezpapirna pisarna. Vendar pa si prizadevajmo, da bi čim bolj zmanjšali porabo papirja in informacije ustvarjali pretežno v digitalni obliki. Ne smemo si dovoliti, da bi bili preveč odvisni od papirja kot osnove za ustvarjanje informacij. Z digitalnim poslovanjem ne bomo le olajšali dostopa do dokumentov, ampak tudi poskrbeli, da bomo delali pametneje in bolj učinkovito.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!



David Habot

David Habot je pomočnik direktorice Mikrocopa na področju strateškega razvoja. Za tem nazivom se skriva 25 let izkušenj in uspešno krmiljenje med aktivnostmi za rast in razvoj podjetja, spremljanjem in vpeljevanjem sodobnih tehnoloških trendov digitalizacije, skrbjo za nenehno izboljšanje rezultatov in tkanjem dolgoročnih poslovnih partnerstev.

Tjaša Poljšak

Tjaša Poljšak je direktorica področja prodaje in trženja v Mikrocopu. Verjame, da s pravim pristopom noben izziv ni pretežak, zato pri svojih sodelavcih spodbuja izmenjavo idej, timsko delo in pozitivno delovno okolje. Največji zagon ji dajejo zadovoljne stranke na poti digitalne preobrazbe. Prepričana je namreč, da je sreča na strani digitalnih.

PREBERITE TUDI