NIMATE ČASA ZA UPRAVLJANJE FIZIČNEGA ARHIVA?
Upravljanje fizičnega arhiva zahteva čas, doslednost in dobro poznavanje pravil ravnanja z dokumentacijo. Vlaganje dokumentov, vodenje evidenc, izdajanje gradiva, spremljanje rokov hrambe in druga administrativna opravila pogosto obremenjujejo zaposlene, ki bi se lahko posvečali svojemu osnovnemu delu.
Zunanjim strokovnjakom lahko zaupate vsakodnevno upravljanje fizičnega arhiva na vaši lokaciji. Tako razbremenite svoje zaposlene, hkrati pa zagotovite urejenost, preglednost in skladnost arhiva.
KAJ VKLJUČUJE UPRAVLJANJE FIZIČNEGA ARHIVA NA VAŠI LOKACIJI?
Naši strokovnjaki na vaši lokaciji prevzamejo vsakodnevna opravila, povezana z upravljanjem fizičnega arhiva,
in poskrbijo za njegovo urejenost, preglednost ter nemoteno delovanje.
UPRAVLJANJE GRADIVA
- Popis dokumentacije
- Vlaganje in izposoja dokumentacije
- Spremljanje rokov hrambe
- Priprava gradiva na izločanje
- Organizacija varnega uničenja dokumentacije
VODENJE EVIDENC
- Popis dokumentacije
- Evidentiranje z InDoc EDGE Arhivska Knjiga
- Vodenje evidenc izposoje
- Priprava gradiva, seznamov in odbiranje za predajo Arhivu RS
SVETOVANJE
- Pomoč pri pripravi pravilnika o arhiviranju
- Svetovanje pri izdelavi klasifikacijskega načrta
- Pomoč pri ažuriranju internih aktov
- Podpora zaposlenim pri ravnanju z arhivsko dokumentacijo
KAJ PRIDOBITE?
Z zunanjim upravljanjem fizičnega arhiva razbremenite svoje zaposlene administrativnih opravil, hkrati pa zagotovite, da je arhiv vedno urejen, pregleden in skladen z zakonodajo.
Več časa za vaše zaposlene
Zaposleni se lahko posvetijo svojemu osnovnemu delu, ne pa administrativnim opravilom upravljanja arhiva.
Strokovno upravljanje arhiva
Za pravilno ravnanje z dokumentacijo skrbijo izkušeni strokovnjaki, ki poznajo zakonodajo in dobre arhivske prakse.
Pregleden in urejen arhiv
Dokumentacija je vedno pravilno vložena, evidentirana in hitro dostopna pooblaščenim uporabnikom.
Nadzor nad roki hrambe
Spremljamo roke hrambe ter poskrbimo za pravočasno izločanje in varno uničenje dokumentacije.
Manj administrativnih obremenitev
Prevzamemo vsakodnevna arhivska opravila, vi pa zmanjšate potrebo po dodatnih kadrih in notranjih virih.
Skladnost z zakonodajo
Upravljanje fizičnega arhiva poteka v skladu z veljavnimi predpisi in internimi pravili vaše organizacije.
ZAKAJ MIKROCOP?
Upravljanje fizičnega arhiva zahteva izkušnje, doslednost in zanesljive ljudi. V Mikrocopu že več kot 50 let skrbimo za dokumentacijo organizacij iz različnih dejavnosti, zato lahko prevzamemo tudi vsakodnevno upravljanje vašega fizičnega arhiva – strokovno, odgovorno in skladno z zakonodajo.
- več kot 50 let izkušenj na področju upravljanja dokumentacije,
- arhivski strokovnjaki z bogatimi izkušnjami,
- prilagoditev vašim procesom in načinu dela,
- poznavanje zakonodaje in arhivskih standardov,
- možnost uporabe rešitve InDoc EDGE Arhivska knjiga,
- možnost digitalizacije ali certificirane e-hrambe pri nas,
- celovita podpora skozi celoten življenjski cikel dokumentacije.
VEČ ČASA ZA VAŠE ZAPOSLENE. MANJ SKRBI ZA VAS.
Učinkovitost
vaših zaposleni se lahko
posvetijo pomembnejšim nalogam.
Varnost
Zmanjšujemo tveganja neustreznega arhiviranja
in poskrbimo za varnost vaše dokumentacije.
Zanesljivost
Izkušeni strokovnjaki poskrbijo za skladno
upravljanje vašega fizičnega arhiva.
USPEŠNE ZGODBE
Ko smo začeli, je bilo nekatere dokumente skoraj nemogoče najti, danes pa dokument, ki ga potrebujemo, najdemo praktično takoj. Pri ureditvi arhiva smo zaupali strokovnjakom iz Mikrocopa, kar se je izkazalo za pravo odločitev. S storitvijo sistemske ureditve smo bili zelo zadovoljni, zato z njimi tudi nadaljujemo sodelovanje. Odziv je vedno hiter in strokoven, storitev pa kakovostna.– Alenka Teraž, KZ Agraria Koper
POGOSTA VPRAŠANJA
Ali upravljanje fizičnega arhiva izvajate na naši lokaciji?
Da. Storitev izvajamo v vaših arhivskih prostorih, zato dokumentacija ves čas ostane na vaši lokaciji. Naši strokovnjaki prevzamejo vsakodnevna arhivska opravila in poskrbijo za urejeno, pregledno ter skladno upravljanje fizičnega arhiva.
Katere naloge lahko prevzamete?
Prevzamemo lahko vlaganje dokumentacije, popis in evidentiranje gradiva, izdajanje in vračanje dokumentov, spremljanje rokov hrambe, pripravo gradiva za izločanje ter organizacijo varnega uničenja dokumentacije. Obseg storitve vedno prilagodimo vašim potrebam.
Ali lahko storitev prilagodite našim procesom?
Seveda. Pred začetkom sodelovanja se seznanimo z vašim načinom dela, internimi pravili in organizacijo arhiva. Storitev prilagodimo tako, da se čim bolj vključi v vaše obstoječe procese in ne ovira vsakodnevnega poslovanja.
Kaj pa, če naš fizični arhiv še ni urejen?
Pred začetkom rednega upravljanja lahko izvedemo celovito ureditev fizičnega arhiva, vzpostavimo evidence, določimo pravila in postopke ter pripravimo arhiv za učinkovito dolgoročno upravljanje.
Ali lahko kasneje dokumentacijo tudi digitaliziramo ali predamo v zunanjo hrambo?
Da. Poleg upravljanja fizičnega arhiva nudimo tudi digitalizacijo dokumentacije, zunanjo hrambo v Arhivskih centrih Mikrocop ter certificirano elektronsko hrambo. Tako lahko celoten življenjski cikel dokumentacije zaupate enemu partnerju.
Naj se vaši zaposleni ukvarjajo s svojim delom. Za arhiv poskrbimo mi.
PREBERITE VEČ
Blog
Neurejena hramba nas lahko veliko stane
Navkljub vse večjemu razmahu digitalizacije pri svojem poslovanju še vedno ustvarimo precej papirnega gradiva, za katero je treba zagotoviti ustrezno hrambo. Žal pogosto hrambe dokumentov še vedno ne jemljemo dovolj resno, zaradi česar lahko v skrajni situaciji celo ogrozimo svoj obstoj.
Blog
Sodobno arhiviranje fizičnega gradiva z digitalnim upravljanjem
Z vse večjim pomenom podatkov, ki postajajo 'nova nafta', in vse bolj strogimi pravili hrambe in upravljanja dokumentacije postaja arhiviranje kompleksen in tvegan proces, če k njemu ne pristopimo strokovno in preudarno.
Blog
Ali pričakujemo preveč od brezpapirnega poslovanja?
Ponudniki rešitev za brezpapirno poslovanje obljubljajo znižanje stroškov, povečanje učinkovitosti in zagotavljanje skladnosti poslovanja. Pa lahko te obljube tudi izpolnijo?
