UREJEN ARHIV NI NAKLJUČJE. JE REZULTAT PRAVEGA SISTEMA IN USTREZNIH ZNANJ.
Vzpostavimo fizični arhiv, ki je pregleden, dostopen, skladen z zakonodajo in pripravljen na vsakodnevno uporabo. Od pregleda obstoječega stanja do vzpostavitve pravil in usposabljanja zaposlenih poskrbimo za celovito ureditev vaše arhivske funkcije.
IMATE PREGLED NAD SVOJIM ARHIVOM?
Veliko organizacij hrani dokumentacijo v arhivskih prostorih, vendar to še ne pomeni, da imajo arhiv urejen. Dokumenti se kopičijo, evidence niso posodobljene, roki hrambe niso določeni ali pa jih nihče ne spremlja. Ko dokument potrebujete, ga iščete predolgo, ob inšpekcijskem nadzoru pa hitro postane jasno, da arhiv ne izpolnjuje vseh zahtev.
Urejen arhiv pomeni veliko več kot lepo zložene registratorje. Zagotavlja preglednost, sledljivost, nadzor nad gradivom in skladnost z zakonodajo skozi celoten življenjski cikel dokumenta.
SE SOOČATE S KATERIM OD TEH IZZIVOV?
Neprimeren prostor
Pomanjkanje ustreznega prostora za varno dolgoročno hrambo dokumentov.
Pomanjkljivo znanje
Pomanjkanje strokovnega znanja za učinkovito upravljanje arhiva.
Nepregledna dokumentacija
Neurejene in pomanjkljive evidence o dokumentih in rokih hrambe.
Nenadzorovan dostop
Nepopolna sledljivost dostopov do gradiva in uporabe dokumentov.
Dolgotrajno iskanje
Zamudno in včasih neuspešno iskanje potrebnih dokumentov v arhivu.
Neustrezno uničenje
Nepravilno uničenje dokumentacije po poteku rokov hrambe.
Ne uredimo le vašega fizičnega arhiva. Vzpostavimo sistem upravljanja fizičnega arhiva z jasnimi pravili, preglednimi evidencami in sledljivimi postopki, ki zagotavlja varno upravljanje dokumentacije tudi v prihodnje.
KAKO POTEKA UREDITEV FIZIČNEGA ARHIVA
ANALIZA
obstoječega stanja
VZPOSTAVITEV
sistema hrambe
VPELJAVA
arhivske funkcije
PREDAJA
arhiva v upravljanje
Urejen fizični arhiv vam omogoča hiter dostop do dokumentov, popoln pregled nad arhivirano dokumentacijo ter skladnost z zakonodajo. Če za vzpostavitev in upravljanje arhiva nimate usposobljenih sodelavcev, vam lahko pomagamo s celovito projektno ureditvijo fizičnega arhiva.
Analiza obstoječega stanja
Najprej pregledamo vaš arhiv, arhivske prostore in način upravljanja dokumentacije. Ocenimo skladnost z zahtevami zakonodaje ter pripravimo priporočila za odpravo pomanjkljivosti.
Pregled vključuje:
- primernost arhivskih prostorov in opreme,
- pogoje za dolgoročno hrambo,
- zaščito gradiva pred poškodbami in izgubo,
- dostopnost gradiva pooblaščenim uporabnikom,
- oceno potrebnih izboljšav in investicij.
Vzpostavitev sistema hrambe
Arhiv fizično uredimo, gradivo popišemo in klasificiramo ter vzpostavimo pravila, po katerih bo arhiv deloval tudi v prihodnje.
Vzpostavimo:
- popoln popis arhivskega gradiva,
- klasifikacijo in določitev rokov hrambe,
- izločanje gradiva s pretečenimi roki hrambe,
- pravilnik o hrambi in klasifikacijski načrt,
- pisna navodila za izvajanje arhivske funkcije,
- sistem rednega izločanja in revizijsko sled.
Vpeljava arhivske funkcije
Urejen arhiv ostane urejen le, če zaposleni poznajo pravila. Zato poskrbimo za prenos znanja in uvedbo enotnih postopkov.
Poskrbimo za:
- izobraževanje zaposlenih,
- imenovanje odgovorne osebe za arhiv,
- enotno ureditev vseh arhivskih prostorov,
- sledljivost prevzemov, izdaj in izposoje gradiva.
Predaja v upravljanje
Po zaključku projekta arhiv prevzamete v upravljanje vi. Vsi postopki, evidence in odgovornosti so vzpostavljeni, zato lahko arhiv učinkovito vzdržujete tudi v prihodnje.
Omogočimo vam:
- enostavno vlaganje nove dokumentacije,
- nadzorovano izposojo dokumentov,
- pripravo gradiva za varno uničevanje po poteku rokov hrambe,
- dolgoročno vzdrževanje urejenega arhiva.
ZAKAJ MIKROCOP?
Pri urejanju fizičnega arhiva ni prostora za improvizacijo. Z dolgoletnimi izkušnjami, strokovnim znanjem in preverjenim projektnim pristopom poskrbimo, da vaš arhiv postane pregleden, skladen in pripravljen na vsakodnevno uporabo. Poleg same ureditve vam pomagamo tudi pri vzpostavitvi pravil, odgovornosti in postopkov, ki zagotavljajo dolgoročno urejenost arhiva.
- več kot 50 let izkušenj na področju upravljanja dokumentacije,
- strokovnjaki za fizično in elektronsko hrambo,
- pomoč pri pripravi pravilnikov in notranjih aktov,
- možnost nadaljnje zunanje hrambe ali digitalizacije,
- celovita podpora skozi celoten življenjski cikel dokumenta.
KAJ PRIDOBITE Z UREJENIM ARHIVOM?
Hitrejše iskanje
pregleden popis dokumentacije in
enotni postopki za vse zaposlene
Zakonska skladnost
in nadzor nad roki hrambe
za pravočasno izločanje gradiva
Manjša tveganja
ob inšpekcijskih pregledih
in zunanjih revizijah
POGOSTA VPRAŠANJA
Kako urediti fizični arhiv v podjetju?
Ureditev fizičnega arhiva vključuje pregled obstoječega stanja, popis in klasifikacijo dokumentacije, določitev rokov hrambe, pripravo pravil za upravljanje arhiva ter vzpostavitev evidenc in postopkov za njegovo nadaljnje vzdrževanje. V Mikrocopu celoten postopek izvedemo kot projekt, prilagojen velikosti, organizaciji in potrebam posamezne organizacije.
Kdaj je smiselno razmisliti o ureditvi fizičnega arhiva?
Na ureditev fizičnega arhiva je smiselno pomisliti, ko iskanje dokumentov postaja zamudno, evidence niso več ažurne, roki hrambe niso določeni ali pa želite zagotoviti skladnost z zakonodajo. Pogosto se podjetja za ureditev odločijo tudi pred selitvijo arhiva, digitalizacijo dokumentacije ali ob inšpekcijskih pregledih.
Ali lahko uredite arhiv, ne da bi prekinili naše poslovanje?
Da. Projekt načrtujemo tako, da čim manj vpliva na vaše vsakodnevno delo. Potek aktivnosti prilagodimo organizaciji in obseg projekta načrtujemo tako, da zaposleni tudi med urejanjem arhiva nemoteno dostopajo do dokumentacije, ki jo potrebujejo.
Ali nam pomagate tudi pri pripravi pravilnikov in pravil za upravljanje arhiva?
Da. Poleg fizične ureditve arhiva vam pomagamo pripraviti ali posodobiti pravilnik o hrambi, klasifikacijski načrt, pisna navodila ter druga pravila, ki zagotavljajo pregledno, varno in z zakonodajo skladno upravljanje fizičnega arhiva.
Kaj se zgodi po zaključku projekta?
Po zaključku projekta vam predamo urejen fizični arhiv z vzpostavljenimi evidencami, pravili in postopki za njegovo nadaljnje upravljanje. Po potrebi izvedemo tudi usposabljanje zaposlenih, da bo arhiv ostal urejen, pregleden in učinkovit tudi v prihodnje.
Niste prepričani, da je vaš fizični arhiv ustrezno urejen?
PREBERITE TUDI
Blog
Ureditev arhiva je prvi korak digitalizacije poslovanja
Da papir nima svetle prihodnosti, poslušamo že zadnjih 20 let, pa poraba papirja v pisarnah kljub temu še vedno predstavlja dobro četrtino porabe papirja na svetu. Papirni dokumenti so realnost in bodo to še kar nekaj časa.
Blog
Je vaša fizična hramba dokumentov res varna ali je samo tako videti?
Poslovanje se vedno hitreje digitalizira, a papir v organizacijah še vedno ostaja. Pogodbe, kadrovska dokumentacija, finančni zapisi in drugi dokumenti se pogosto hranijo v fizični obliki še vrsto let.
Blog
Pazimo, komu zaupamo uničenje svojih dokumentov
Varno uničenje dokumentacije je pomemben zadnji korak v procesu učinkovitega upravljanja z dokumenti. Če pozornost še namenjamo varnosti hrambe dokumentov, pa na varno uničenje dokumentacije po preteku roka hrambe včasih kar pozabimo.
