VARNA IN VEDNO DOSEGLJIVA FIZIČNA DOKUMENTACIJA
Fizična dokumentacija ostaja pomemben del poslovanja številnih organizacij. Ko začne arhiv zasedati dragocen poslovni prostor, dostop do dokumentov postane zamuden, upravljanje pa vse zahtevnejše, je čas za strokovno rešitev.
V Arhivskih centrih Mikrocop poskrbimo za profesionalno arhiviranje fizične dokumentacije v varovanih arhivskih prostorih in celovito upravljanje arhivskega gradiva. Od prevzema dokumentacije in varnega arhiviranja do hitre izposoje, digitalizacije in uničenja po poteku rokov hrambe – vse storitve izvajamo skladno s preverjenimi postopki in dolgoletnimi izkušnjami.
Tako imate svojo dokumentacijo vedno na varnem, hitro dostopno in pod popolnim nadzorom, brez zasedanja dragocenega prostora v vaši organizaciji.
Za še učinkovitejše upravljanje fizičnega arhiva je na voljo InDoc EDGE Arhivska knjiga – rešitev v oblaku za digitalno podporo upravljanju fizičnega arhivskega gradiva, ki omogoča hitro iskanje, naročanje in spremljanje izposoje dokumentacije.
IZZIVI UPRAVLJANJA FIZIČNE DOKUMENTACIJE
Neprimeren prostor
Pomanjkanje ustreznega prostora za varno dolgoročno hrambo dokumentov.
Pomanjkljivo znanje
Pomanjkanje strokovnega znanja za učinkovito upravljanje arhiva.
Nepregledna dokumentacija
Neurejene in pomanjkljive evidence o dokumentih in rokih hrambe.
Nenadzorovan dostop
Nepopolna sledljivost dostopov do gradiva in uporabe dokumentov.
Dolgotrajno iskanje
Zamudno in včasih neuspešno iskanje potrebnih dokumentov v arhivu.
Neustrezno uničenje
Nepravilno uničenje dokumentacije po poteku rokov hrambe.
Arhivski centri Mikrocop odpravljajo vse ključne izzive upravljanja fizične dokumentacije ter zagotavljajo varno arhiviranje, hiter dostop in strokovno upravljanje skozi celoten življenjski cikel dokumentacije.
POTEK ARHIVIRANJA V ARHIVSKIH CENTRIH MIKROCOP
Dokumentacija pri nas ni le arhivirana. Je evidentirana, varno shranjena in vedno dostopna
pooblaščenim uporabnikom. Poskrbimo za celoten življenjski cikel fizične dokumentacije
– od prevzema do varnega uničenja po poteku rokov hrambe.
POPIS
gradiva ob prevzemu
VLAGANJE
dokumentov v tekočo zbirko
IZDAJA
gradiva po vašem naročilu
UNIČENJE
gradiva po preteku roka hrambe
Vaše dokumente, organizirane v različne arhivske enote (registratorji, mape, škatle, palete, gradivo na mikrofilmu ali mikrofischu), uredimo in prevzamemo v hrambo v naše sodobno opremljene arhivske centre, kjer zagotavljamo varno dolgoročno hrambo in izvajamo centralizirano upravljanje.
Popis dokumentacije
Ob prevzemu dokumentacije pregledamo njeno stanje in pripravimo popis dokumentarnega gradiva. Če evidence že imate, jih vključimo v postopek prevzema. Če jih nimate, jih pripravimo skupaj z vami. Tako zagotovimo preglednost dokumentacije ter vzpostavimo zanesljivo osnovo za njeno nadaljnje arhiviranje in upravljanje.
Vlaganje gradiva v tekočo zbirko
Poleg zaključenih arhivskih enot lahko v Arhivskih centrih Mikrocop hranite tudi tekoče zbirke dokumentacije. Dokumentacijo strokovno uredimo, arhiviramo in varno hranimo v nadzorovanih arhivskih prostorih, pri čemer je vedno pripravljena za nadaljnjo uporabo.
Izdaja dokumentarnega gradiva
Ko dokumentacijo potrebujete, jo vašim pooblaščenim uporabnikom hitro pripravimo za vpogled ali izposojo. S pomočjo rešitve InDoc EDGE Arhivska knjiga zagotavljamo pregledno evidenco, sledljivost vseh izdaj in vračil ter hiter dostop do dokumentacije. Po potrebi vam dokumente dostavimo tudi kot digitalizirano kopijo.
Roki hrambe in uničenje
Spremljamo roke hrambe in poskrbimo za pravočasne aktivnosti skozi celoten življenjski cikel dokumentacije. Po izteku rokov hrambe organiziramo varno in sledljivo uničenje dokumentacije.
ZAKAJ ZUNANJE ARHIVIRANJE?
Dolgoletne izkušnje
Že desetletja skrbimo za arhiviranje poslovne dokumentacije organizacij iz visoko reguliranih dejavnosti in različnih industrij.
Celovite storitve
Poleg arhiviranja zagotavljamo tudi digitalizacijo, upravljanje fizičnega arhiva, ureditev arhivov, e-hrambo ter dokumentni sistem InDoc EDGE.
Strokovna ekipa
Naši strokovnjaki poznajo zakonodajo, arhivske standarde in dobre prakse upravljanja dokumentacije.
POGOSTA VPRAŠANJA
Zakaj je pomembno arhivirati dokumentacijo skladno s standardi?
Poslovna dokumentacija mora ostati varna, dostopna in ohraniti svojo dokazno vrednost skozi celoten rok arhiviranja. Zato mora arhiviranje potekati skladno z veljavno zakonodajo in strokovnimi standardi, ki določajo pogoje za varovanje dokumentacije, ustrezne arhivske prostore, nadzor dostopa ter sledljivost dokumentov.
Le tako lahko zagotovite, da bo dokumentacija tudi čez več let hitro dostopna, pregledna in pravno veljavna.
Kako zagotavljate avtentičnost fizične dokumentacije?
Avtentičnost dokumentacije pomeni, da dokument skozi celoten življenjski cikel ohrani svojo pravno in dokazno vrednost.
V Arhivskih centrih Mikrocop jo zagotavljamo z:
- urejeno evidenco in sledljivostjo dokumentacije,
- hitrim dostopom do dokumentov,
- dostopom samo pooblaščenim uporabnikom,
- ustreznimi pogoji arhiviranja,
- rednim izločanjem dokumentacije po poteku rokov arhiviranja,
- ustreznim varovanjem arhivskega gradiva
Kdaj je pravi trenutek za zunanje arhiviranje?
Pravi trenutek je takrat, ko arhiv začne zasedati dragocen poslovni prostor, iskanje dokumentacije postane zamudno ali želite izboljšati varnost in preglednost upravljanja dokumentacije.
Prenos dokumentacije v Arhivske centre Mikrocop vam omogoča več prostora, hitrejši dostop do dokumentov ter strokovno upravljanje fizične dokumentacije skozi celoten življenjski cikel.
V videu si lahko ogledate, kdaj se podjetja najpogosteje odločijo za zunanje arhiviranje in kakšne koristi jim to prinaša.
Kako poteka izločanje in varno uničenje dokumentacije?
Ko poteče rok arhiviranja, dokumentacijo izločimo in jo na podlagi vašega potrjenega naloga varno uničimo.
Za uničenje uporabljamo razrez v skladu s standardom DIN 66399, pri čemer izberemo ustrezno varnostno raven glede na občutljivost dokumentacije. Po izvedenem postopku prejmete zapisnik o uničenju, ki potrjuje, da je bila dokumentacija uničena varno, sledljivo in skladno z zakonodajo.
Kakšna je primerna varnostna raven razreza?
Standard DIN 66399 določa sedem varnostnih ravni razreza dokumentacije. Višja kot je raven, manjši so delci papirja po razrezu in večja je stopnja zaščite podatkov.
Za večino poslovne dokumentacije z osebnimi ali zaupnimi podatki priporočamo najmanj varnostno raven P-3, ki zagotavlja ustrezno zaščito občutljivih informacij.
Prepustite arhiviranje dokumentacije strokovnjakom.
PREBERITE TUDI
Blog
Arhiviranje dokumentov - notranje ali zunanje?
Kljub porastu digitalizacije poslovanja ima velik del podjetij še vedno kar nekaj poslovne dokumentacije v papirni obliki. In upravljanje te dokumentacije je prav tako pomembno kot upravljanje digitalne.
Blog
Neurejena hramba nas lahko veliko stane
Navkljub vse večjemu razmahu digitalizacije pri svojem poslovanju še vedno ustvarimo precej papirnega gradiva, za katero je treba zagotoviti ustrezno hrambo. Žal pogosto hrambe dokumentov še vedno ne jemljemo dovolj resno, zaradi česar lahko v skrajni situaciji celo ogrozimo svoj obstoj.
Blog
Pet korakov do urejene hrambe dokumentov
Če se srečujemo s pomanjkanjem prostora za arhiviranje dokumentov, poslovno dokumentacijo hranimo v pisarnah, ki niso varne pred požarom ali poplavo, ali pa iščemo pomemben dokument, ki ga v arhivski omari nikakor ne najdemo, je mogoče čas, da uredimo svojo hrambo.
