Arhiviranje dokumentov - notranje ali zunanje?

Morda še bolj, saj predstavlja večje tveganje za izgubo ali zlorabo. Tudi papirna dokumentacija mora biti hranjena skladno z zakonodajo, hkrati pa pregledna, dostopna in varna. Mnoga podjetja se znajdejo pred dilemo: arhivirati dokumentacijo sami v svojih prostorih ali poiskati zunanjega strokovnjaka za fizično hrambo?

V tem vodiču boste skozi 5 ključnih točk lažje razumeli prednosti in slabosti obeh pristopov in morda spoznali, da je zunanja arhivska storitev pri certificiranem partnerju, kot je Mikrocop, pogosto prava odločitev.

1. Stroški in naložbe: Prihranek z zunanjo hrambo

Ena najpogostejših skrbi podjetij pri arhiviranju je strošek. Čeprav se začetni stroški notranje rešitve lahko zdijo nižji, se skoraj vedno pojavijo skriti stroški, kot so:

• investicije v primerne prostore in police,
• oprema za nadzor temperature in vlage,
• stroški vzdrževanja in nadgradnje sistema.

Zunanje arhivske storitve to rešujejo s certificiranimi skladišči, ki že izpolnjujejo vse standarde za fizično hrambo dokumentov. To pomeni, da vam ni treba vlagati v dodatno infrastrukturo ali opremo — stroški so predvidljivi in transparentni.

Zaključek: Zunanje hrambe dokumentov pogosto prinesejo nižji skupni strošek in boljšo finančno napovedljivost.

2. Upravljanje in strokovna podpora: Zmanjšanje operativnih težav

Notranje hrambe dokumentov zahtevajo usposobljene zaposlene, ki:

• popisujejo dokumente,
• organizirajo arhiv,
• skrbijo za dostop in izdajo ter odbiranje in uničenje,
• urejajo evidenco in nadzor nad roki hrambe.

To je lahko zahtevno, naporno in pogosto povzroči izgubo časa zaposlenih, ki bi ga lahko namenili bolj strateškim nalogam. Zunanji ponudniki arhivskih storitev pa imajo strokovnjake za upravljanje arhiva, ki poskrbijo za vse postopke — od popisa in klasifikacije dokumentov, do evidence in izdaje gradiva. So ustrezno šolani in možnosti napak je bistveno manj.

Prednost: Zunanji ponudnik poskrbi za profesionalno in dosledno upravljanje gradiva, kar zmanjšuje napake in administrativno breme.

3. Skladnost z zakonodajo in standardi: manj tveganj za vas

Skladnost s pravnimi zahtevami za hrambo dokumentov je temelj poslovne odgovornosti.n Lasten arhiv lahko hitro pade pod prag minimalnih zahtev, saj je treba redno spremljati spremembe zakonodaje, posodabljati evidence in voditi arhiv po standardih. To je lahko zapleteno in tvegano, če ni izkušenega arhivista.

Pri zunanjem ponudniku, kot je Mikrocop, so procesi sistematično urejeni in skladni z zakonodajo ter arhivskimi standardi, kar vključuje varnost pred vlomom, požarom, vlago in drugimi fizičnimi tveganji ter nadzor dostopa pooblaščenim osebam.

Pomen: Certificiran partner prinaša zagotovilo skladnosti in zmanjšuje tveganje kazni ali napačne hrambe.

4. Izberite prava, centralizirana in povezana orodja

Eden ključnih izzivov notranje hrambe je zagotavljanje optimalnih pogojev, kot so:

• stabilna temperatura in vlažnost,
• zaščita pred vdorom ali naravnimi nesrečami,
• skrbijo za dostop in izdajo ter odbiranje in uničenje,
• primerna oprema za zaščito pred požarom ali vodo.

Zunanji arhivski centri so že opremljeni z infrastrukturo, ki te pogoje zagotavlja v praksi, in omogočajo neprekinjeno zaščito in nadzor nad dokumenti.

Namig: Dobra hramba podaljša obstojnost dokumentov in ohranja njihovo avtentičnost ter uporabnost tudi dolgoročno.

5. Prostor in fleksibilnost: več prostora za rast

Papirna arhivska dokumentacija hitro raste in zavzema dragocen prostor v pisarnah, ki bi ga lahko bolje izkoristili za ustvarjanje vrednosti (npr. dodatne delovne prostore). Zunanje hrambe:

• sprostijo dragocen poslovni prostor,
• omogočijo fleksibilnost glede količine arhiva,
• omogočajo bolj strukturirano in pregledno hrambo.

Izkušnje podjetij kažejo, da prav ta faktor pogosto pretehta odločitev — več prostora v pisarni pomeni večjo produktivnost in bolj urejeno delovno okolje.

5. Zakaj je zunanje arhiviranje pogosto najboljša izbira

Čeprav se začetno zdi, da je arhiviranje “v hiši” bolj priročno ali cenejše, realnost kaže, da takšna rešitev hitro postane neracionalna in tvegana. Stroški, kompleksnost upravljanja, tveganja zaradi neustrezne hrambe in omejitve prostora so razlogi, zakaj se vse več organizacij odloča za zunanje partnerje za hrambo dokumentov.

Z zunanjim certificiranim ponudnikom, kot je Mikrocop:

• pridobite profesionalno upravljanje arhiva,
• zmanjšate tveganja in stroške,
• zagotovite skladnost z zakonodajo,
• sprostite prostor in povečate učinkovitost.

Za sodobno, rastno usmerjeno organizacijo je arhiviranje pri certificiranem ponudniku najbolj smiselna in strateška odločitev.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!