Digitalizacija

Pretvorite papirne dokumente v dostopne informacije

DIGITALNI DOKUMENT JE TEMELJ UČINKOVITEGA POSLOVANJA

Papirna dokumentacija pogosto upočasnjuje delo, otežuje dostop do informacij in povečuje stroške upravljanja. Z digitalizacijo dokumentov jo pretvorimo v digitalno obliko, ki omogoča hitrejše iskanje, učinkovitejše upravljanje dokumentov ter predstavlja zanesljivo osnovo za avtomatizacijo poslovnih procesov in elektronsko poslovanje.

Poskrbimo za celoten postopek digitalizacije – od prevzema in priprave papirne dokumentacije do varnega transporta, profesionalnega skeniranja in kontrole kakovosti. Digitalne dokumente pripravimo za nadaljnji zajem podatkov, integracijo z vašimi poslovnimi sistemi ter varno in učinkovito uporabo skozi celoten življenjski cikel.

KAKO POTEKA DIGITALIZACIJA DOKUMENTOV

PREDPRIPRAVA IN PREVZEM

dokumentov

VAROVAN PREVOZ

dokumentov

PRIPRAVA

dokumentov na obdelavo

SKENIRANJE

dokumentov za digitalizacijo

Predpriprava in prevzem dokumentov

Dokumentacijo prevzamemo pri naročniku s predhodno dogovorjenim načinom primopredaje, jo razvrstimo glede na način obdelave ter pripravimo za varen prevzem in prevoz.

Varovan prevoz

Za varen prevzem, transport in ravnanje s papirno dokumentacijo poskrbimo po nadzorovanih postopkih. Dokumentacijo varno prepeljemo v naš digitalizacijski center, kjer v vseh fazah zagotavljamo sledljivost, celovitost in zaupnost dokumentov.

Priprava na obdelavo

Dokumente pripravimo za skeniranje – odstranimo sponke, uredimo zaporedje in poskrbimo za nemoten in učinkovit potek digitalizacije.

Skeniranje

Papirno dokumentacijo digitaliziramo z zmogljivimi produkcijskimi skenerji, ki zagotavljajo kakovostne in zanesljive digitalne dokumente. Po potrebi uporabimo tudi optično prepoznavo besedila (OCR), ki omogoča iskanje po vsebini dokumentov in pripravi podatkov za nadaljnjo obdelavo, inteligentni zajem podatkov in avtomatizacijo poslovnih procesov.

Digitalizacija dokumentov je prvi korak do učinkovitejšega digitalnega poslovanja. Nadaljuje se z inteligentnim zajemom podatkov, upravljanjem dokumentov in poslovnih procesov ter elektronsko hrambo, ki organizacijam omogočajo hitrejše delo, večjo varnost, skladnost z zakonodajo in boljši nadzor nad informacijami.

DIGITALIZACIJA, KI JI LAHKO ZAUPATE

Digitalizacija dokumentov je veliko več kot le skeniranje. Gre za celovit proces, ki zagotavlja kakovostne digitalne dokumente, pripravljene za hitro iskanje, učinkovito upravljanje ter uporabo v poslovnih procesih. Z dolgoletnimi izkušnjami, profesionalno opremo in preverjenimi postopki poskrbimo za kakovost, varnost in sledljivost v vseh fazah digitalizacije.

Več kot milijarda obdelanih dokumentov

Za naročnike v Adriatic regiji smo doslej obdelali že več kot milijardo raznovrstnih dokumentov. Naše izkušnje zagotavljajo zanesljivo izvedbo tako manjših kot tudi najzahtevnejših projektov digitalizacije.

Varen in sledljiv postopek

Dokumentacijo skozi celoten postopek obravnavamo v skladu s strokovnimi, varnostnimi in zakonskimi standardi, ki zagotavljajo sledljivost, celovitost in zaupnost gradiva.

Digitalizacija vseh vrst dokumentacije

Digitaliziramo poslovno dokumentacijo, tehnično dokumentacijo velikih formatov, vezano in arhivsko gradivo ter drugo občutljivo dokumentarno gradivo. Z uporabo profesionalne opreme in prilagojenih postopkov zagotovimo kakovostno digitalizacijo ne glede na vrsto, format ali stanje dokumentov.

KAJ PRIDOBITE Z DIGITALIZACIJO DOKUMENTOV?

Zanesljiva kakovost

Digitalizacijo izvajamo po preverjenih postopkih in z namensko opremo, ki zagotavlja kakovostne in zanesljive digitalne kopije.

Hitrejši dostop

Digitalni dokumenti omogočajo hitro iskanje, enostaven dostop in učinkovitejše upravljanje dokumentacije.

Temelj digitalnega poslovanja

Digitalni dokumenti predstavljajo temelj za upravljanje dokumentov, avtomatizacijo poslovnih procesov in dolgoročno elektronsko hrambo.

USPEŠNE ZGODBE ZA DIGITALNO PRIHODNOST

V banki Sparkasse smo uspešno digitalizirali in elektronsko arhivirali več kot milijon strani kreditne dokumentacije, tako smo sprostili tudi prostor v našem fizičnem arhivu. Najpomembneje pa je, da novo kreditno dokumentacijo zdaj sproti digitaliziramo.

– Polonca Bevc, vodja sektorja, Sparkasse

POGOSTA VPRAŠANJA

Kako poteka prevzem dokumentacije za digitalizacijo?

Digitalizacija se začne že pri vas. Dokumentacijo pregledamo, jo razvrstimo glede na nadaljnjo obdelavo ter pripravimo za varen prevzem. Nato jo v skladu s strokovnimi, varnostnimi in zakonskimi standardi varno prepeljemo v naš digitalizacijski center, kjer izvedemo nadaljnjo obdelavo in skeniranje.

Katere vrste dokumentov lahko digitalizirate?

p>Digitaliziramo poslovno dokumentacijo, tehnične načrte, projektno dokumentacijo, knjige, vezano gradivo, dokumente velikih formatov ter drugo občutljivo gradivo. Storitev prilagodimo različnim formatom, vrstam papirja in zahtevam posameznega projekta.

Ali lahko po digitalizaciji uničimo papirne dokumente?

Da, vendar le pod določenimi pogoji. Papirni dokument lahko po digitalizaciji uničite, če ne gre za arhivsko gradivo, če tega ne prepoveduje področna zakonodaja ter če je bil postopek digitalizacije izveden skladno z veljavno zakonodajo in je digitalna različica ustrezno elektronsko hranjena.

Pri javnopravnih osebah veljajo dodatne zahteve glede potrjenih notranjih pravil, zato je pred uničenjem dokumentacije vedno treba preveriti zakonske pogoje.

Kakšna je razlika med digitaliziranim in izvorno digitalnim dokumentom?

Digitaliziran dokument nastane s pretvorbo papirnega dokumenta v elektronsko obliko. Izvorno digitalni dokument pa je že ustvarjen v elektronski obliki, na primer elektronski račun, elektronsko podpisana pogodba ali elektronska pošta.

Izvorno digitalne dokumente je treba hraniti v njihovi izvirni obliki, saj natisnjena ali ponovno digitalizirana kopija nima enake dokazne vrednosti.

Kako zagotavljate varnost in zaupnost dokumentacije?

Celoten postopek digitalizacije izvajamo po strokovnih, varnostnih in zakonskih standardih ter skladno s potrjenimi notranjimi pravili in certificiranimi storitvami pri Arhivu republike Slovenije. Dokumentacija je ves čas sledljiva, varno transportirana in obravnavana tako, da sta zagotovljeni njena celovitost in zaupnost.