Svetovanje

Svetovanje

Organizacijam svetujemo pri vpeljavi brezpapirnega poslovanja in prenovi procesov upravljanja in hrambe dokumentov.

Pri tem sledimo preizkušeni metodologiji, s katero vam pomagamo uvesti učinkovitejše postopke upravljanja dokumentov ter ustrezno informacijsko podporo, skladno z veljavno zakonodajo.

Svetovanje pri uvedbi brezpapirnega poslovanja

Funkcionalne zahteve brezpapirnega poslovanja se med organizacijam lahko močno razlikujejo, saj vsaka organizacija lahko (tudi istovrstne) poslovne procese izvaja na specifičen način. Zato je priporočljivo, da kot prvo fazo projekta uvedbe brezpapirnega poslovanja izvedemo analizo stanja, s pomočjo katere podrobno definiramo predlog rešitve.

V analizi stanja podrobno analiziramo vse poslovne potrebe posamezne organizacije kot tudi zakonske zahteve in morebitne druge omejitve. Skupaj z naročnikom določimo tudi vrstni red uvedbe brezpapirnega poslovanja (organizacijske enote ali posamezne družbe v skupini, vrste procesov…) ter na osnovi funkcionalnih zahtev pripravimo predlog rešitve.

Naročnikom pomagamo v čim večji meri optimizirati in avtomatizirati poslovne procese ter vzpostaviti centralizirano elektronsko hrambo dokumentov in podatkov. Zagotavljamo učinkovite organizacijske in tehnološke rešitve, ki v poslovanje organizacij prinašajo večjo varnost in omogočajo upravljanje dokumentov skladno z zakonodajnimi zahtevami.

Svetovanje pri pripravi notranjih pravil

Družbam, ki želijo poskrbeti za varno elektronsko hrambo gradiva, skladno z zakonodajo (ZVDAGA, UVDAGA, ETZ) pomagamo tudi pri pripravi notranjih pravil.

V sodelovanju z naročnikom izvedemo predhodno analizo poslovnih aktivnosti, s čimer pridobimo vsebinski pogled v obstoječe gradivo v družbi. Nato določimo zahteve za hrambo gradiva in ocenimo obstoječe informacijske sisteme za elektronsko hrambo gradiva. Izdelamo še GAP analizo za pripravo notranjih pravil ter načrt za njihovo izdelavo.

V nadaljevanju opredelimo postopke izvajanja spremljevalnih storitev in storitev hrambe, pripravimo manjkajoče politike, pravilnike in navodila ter napišemo notranja pravila. Rezultat projekta so notranja pravila družbe, pripravljena za potrditev v organizaciji in pri Arhivu RS.

Sistemska ureditev arhiva in sanacija arhivskih skladišč

Ob vse večjem obsegu dokumentov in vsebin, ki nastajajo pri poslovanju, se pogosto srečujemo s potrebo po celoviti ureditvi procesov arhiviranja raznovrstnega gradiva. Ob tesnem sodelovanju z zunanjimi arhivskimi in pravnimi svetovalci lahko prevzamemo ureditev arhiva na ključ.

V tovrstnih projektih v sodelovanju z naročniki najprej pripravimo podlage, ki omogočajo takšno celovito ureditev. Izdelamo klasifikacijski načrt, pravilnik o arhiviranju, akcijski načrt za ureditev procesov arhiviranja gradiva in navodila za delovanje na tem področju. Za tem uredimo še arhivska skladišča in jih informacijsko podpremo.

Urejeno arhivsko skladišče po izvedeni sanaciji vsebuje le še veljavno gradivo. Organizacija s sanacijo pridobi tudi vse informacije o obstoječih vrstah in količinah gradiva, ki jih ima v arhivu. Te informacije predstavljajo podlago za odločanje o načinu arhiviranja različnih vrst gradiv v prihodnje.

Svetovanje