Zajem dokumentov in podatkov

Zajem in potrditev podatkov

Vaši podatki so dragoceni, njihova vrednost pa se še poveča, ko jih spremenite v obliko, primerno za obdelavo, in zberete na enem mestu. Zato je poleg izhodiščne digitalizacije dokumentov tako pomemben prav zajem podatkov s teh dokumentov – po naših izkušnjah lahko tako prepolovite stroške vnosa v svoj informacijski sistem, obenem pa pri tem zmanjšate možnosti napak. Zaupajte nam zajem podatkov s svojih dokumentov: nestrukturirane podatke zajamemo ročno, ostale pa samodejno z namensko programsko in strojno opremo. In preden tako zajete podatke začnete uporabljati, vedno tudi preverimo in potrdimo njihovo kakovost.

Vašim dokumentom dodajamo vrednost, ko jih pretvarjamo v uporabne informacije, dostopne na klik. Doslej smo obdelali že več kot milijardo dokumentov, z zmogljivostjo obdelave več kot 165 milijonov dokumentov letno in s številnimi referenčnimi uporabniki pa smo vodilni ponudnik digitalizacije gradiv v regiji. Stopite v stik z nami.

Gorazd Zajc, poslovni tehnolog v Mikrocopu

Kaj vključuje digitalizacija dokumentov v Mikrocopovih storitvenih centrih?

Prevzem
dokumentov

Priprava
dokumentov

Zajem
dokumentov

Zajem
podatkov

Kontrola
kakovosti

Elektronsko
arhiviranje

Uničenje po izteku
roka hrambe

 

Zajemamo vse vrste podatkov z vseh vrst dokumentov

Podatki na računih

Prejeti računi so v večini podjetij najbolj številčni dokumenti, s katerih se dnevno prepisujejo podatki. Od prejema do potrditve, knjiženja, plačila in arhiviranja računa se pogosto preveč časa nameni iskanju povezanih dokumentov, kot so zahtevki za nabavo, naročilnice in pogodbe ter izmenjavi in arhiviranju dokumentov. Likvidacija prejetega računa lahko tako traja tudi več kot teden dni.

V Mikrocopu vam pomagamo ta čas močno skrajšati: najprej vzpostavimo ustrezno pretvarjanje računov iz papirne v elektronsko obliko, dodamo račune, ki so že izvorno izdani v elektronski pojavni obliki (e-SLOG ali PDF), in z računov zajamemo podatke za vaše evidence – knjigo prejete pošte, knjigo prejetih računov ali vaš ERP sistem. Morebitne napake, na primer manjkajočo davčno številko, praviloma odkrijemo že na začetku procesa in ne šele v fazi knjiženja. Podatki so dostopni vsem, ki jih potrebujejo, vi pa v vsakem trenutku veste, pri kom in v kateri fazi likvidacije se račun nahaja. In najpomembneje, izvajanje procesa lahko sedaj merite v urah in ne več v dnevih.

Podatki v anketah

Povratna informacija strank je ključnega pomena, ko želijo podjetja izboljšati svojo ponudbo, identificirati morebitne vrzeli v procesih in odpraviti napake. Zato pogosto stranke povabijo, naj izpolnijo anketo.

Če tudi sami uporabljate ankete, potem veste, kako zamudna je obdelava odgovorov, kadar so ti v papirni obliki, še posebej, ko gre za večjo količino. Obdelavo pa lahko pohitrite – zaupajte nam zajem podatkov iz anket. Podatke boste prejeli hitro in v obliki, ki vam bo omogočila učinkovitejšo obdelavo in analizo.

Podatki v pogodbah

Pogodbe so verjetno najpomembnejša in praviloma tudi najbolj občutljiva vrsta dokumentov v vsakem podjetju. Dostop do pogodb je omejen, pravočasni dostop do podatkov iz pogodb, prilog in aneksov k pogodbam pa tudi zato pogosto zamuden in logistično zahteven.

Temu se lahko izognete, če se odločite za zajem podatkov v pogodbah. Pri tem vam lahko pomagamo in, kar je verjetno še pomembneje, predlagamo, kako pogodbe strukturirati, da bomo podatke lahko zajeli hitreje, natančneje in ceneje. Podatki vam bodo na voljo tam, kjer jih potrebujete – v vaših poslovnih procesih, takrat, ko morate sprejeti odločitev.

Podatki na pristopnicah

Izpolnjena pristopnica ali vloga običajno predstavlja začetek novega ali poglobitev obstoječega poslovnega odnosa. Verjetno ste v pridobitev (nove) stranke veliko vložili, zato je pomembno, da podatke s pristopnice hitro in natančno prenesete v svoj informacijski sistem ter s stranko čim prej začnete sodelovati.

V Mikrocopu znamo učinkovito zajeti podatke, potrditi njihovo kakovost in jih prenesti v ciljni informacijski sistem. Pomagamo pa vam lahko tudi pri strukturiranju vlog in pristopnic, da boste dosegli optimalno razmerje med hitrostjo, kakovostjo in ceno zajema podatkov.

Podatki v škodnih zahtevkih

Nesreča nikoli ne počiva, pravijo, zato so škodni zahtevki (poleg računov) verjetno najštevilčnejši dokumenti v zavarovalnicah. Zaradi njihovega števila je ročna obdelava zelo zamudna, ravno hitrost odziva pa je v času stiske zavarovanca ena pomembnejših primerjalnih prednosti zavarovalnic.

Ker so škodni zahtevki praviloma strukturirani dokumenti, priporočamo strojni zajem podatkov in njihov takojšni uvoz v vaš informacijski sistem. Zaradi pomena procesa prijave škode in uveljavljanja zavarovanja zajem podatkov v škodnih zahtevkih izvajamo s sodobno namensko opremo in s posebnim poudarkom na preverjanju kakovosti podatkov.

Želite svoje dokumente spremeniti v uporabne informacije, dostopne na klik?

Stopite v stik z nami