Svetovanje

Sistemska ureditev hrambe

Ob vse večjem obsegu dokumentov in vsebin, ki nastajajo pri poslovanju, se pogosto srečujemo s potrebo po celoviti ureditvi hrambe raznovrstnega gradiva. V sodelovanju z vami pripravimo potrebne podlage za ureditev procesov arhiviranja, izvedemo popis gradiv, fizično uredimo arhiv in poskrbimo za uničenje gradiva s pretečenim rokom hrambe. Urejen in zakonsko skladen arhiv papirnih dokumentov lahko "na ključ" vzpostavimo pri vas ali v arhivskem centru Mikrocopa.

Podpiramo vas na poti do brezpapirnega poslovanja – uporabljamo v praksi potrjene in zelo uspešne metodološke pristope, naša svetovalna ekipa pa je sestavljena iz izkušenih strokovnjakov različnih profilov. Stopite v stik z nami.

Miha Čebron, poslovni tehnolog v Mikrocopu

Kako poteka sistemsko urejanje hrambe?

Popis dokumentarnega gradiva oziroma arhivskih enot

Vzpostavitev enotne evidence o gradivu, ki ga hranite v arhivu

Izdelava pravilnika o arhiviranju in klasifikacijskega načrta

Priprava seznama gradiva za Arhiv RS

Odbiranje arhivskega gradiva za predajo Arhivu RS

Priprava gradiva za predajo Arhivu RS

Urejen in zakonsko skladen arhiv

 


Popis dokumentarnega gradiva oziroma arhivskih enot, v katerih hranite dokumentarno gradivo (škatle, registratorji, mape ipd.), vključuje tudi določitev popisnih indeksov (t. i. metapodatkov, kot so naziv gradiva, vrsta gradiva, datum nastanka gradiva, rok hrambe ipd.) in opremljanje arhivskih enot z unikatnimi črtnimi kodami, ki vsebujejo izbrane metapodatke.

Popis praviloma izvaja več arhivskih delavcev hkrati, zato moramo na koncu vse nastale evidence združiti v enotno, centralno evidenco. Taka vzpostavitev enotne evidence o gradivu, ki ga hranite v arhivu, obsega tudi preverjanje podatkov, dopolnitev z morebitnimi manjkajočimi podatki in odpravo zaznanih nepravilnosti v popisu (na primer, če metapodatkov ni mogoče zajeti z arhivske enote, ker na registratorju ni zapisana vsebina, pregledamo vsebino posamezne arhivske enote in določimo ustrezne metapodatke).

Če še nimate pravilnika o arhiviranju in klasifikacijskega načrta, v okviru svetovanja pripravimo ustrezne predloge dokumentov in vam jih predamo v pregled in potrditev. Če pa ste pravilnik o arhiviranju že sprejeli in imate klasifikacijski načrt, preverimo njihovo aktualnost in točnost ter po potrebi pripravimo predloge novih različic.

Uveljavitvi pravilnika o arhiviranju in klasifikacijskega načrta sledi priprava seznama gradiva za Arhiv Republike Slovenije. Skladno s področno zakonodajo moramo javnopravne osebe pristojnemu arhivu zagotoviti ogled dokumentarnega gradiva ter mu posredovati podatke, ki jih potrebuje za vodenje evidenc o arhivskem gradivu. Skladno s tem pristojnemu arhivu na njegov poziv posredujemo seznam gradiva in zahtevo za izdajo navodil za odbiranje arhivskega gradiva.

Pristojni arhiv na podlagi posredovanega seznama določi arhivsko gradivo, ki mu ga moramo predati v hrambo. Na podlagi pisnih strokovnih navodil za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva najprej izvedemo fizično izločanje gradiva iz vašega arhiva.

Temu sledi priprava gradiva za predajo Arhivu Republike Slovenije, ki vključuje izdelavo podrobnega popisa, samo pripravo gradiva (odstranitev sponk, plastičnih ovojev, lepilnih trakov ipd.), zlaganje gradiva v ustrezne škatle ter dostava in predaja gradiva pristojnemu arhivu. Predajo potrdimo z zapisnikom o izročitvi in prevzemu.

Rezultat svetovanja je vzpostavljen urejen in zakonsko skladen arhiv papirnih dokumentov, v katerem se nahaja samo še veljavno gradivo.

 

 

Sanacija fizičnega arhiva je Kmetijski zadrugi Agraria Koper omogočila nadzor nad dokumenti

Kmetijska zadruga Agraria Koper je druga največja kmetijska zadruga splošnega tipa v Sloveniji po odkupu sadja in zelenjave. Vsakodnevno se srečujejo z večjo količino različne papirne dokumentacije, ki jo hranijo v lastnih arhivskih prostorih v svoji poslovni stavbi. Danes so ti arhivski prostori primerno urejeni, pred časom pa so se v treh pisarnah brez načrta in popisa odlagali papirni dokumenti (računovodska in kadrovska dokumentacija, pogodbe, nepremičninska dokumentacija ipd.), odsluženi računalniki in monitorji. Iskanje dokumentov je bilo zato težavno in zamudno, poleg tega nihče ni imel pregleda nad tem, kaj hranijo. Alenka Teraž, vodja splošno kadrovskega sektorja, se spominja, da je bilo določene dokumente celo nemogoče najti ...

Poglejte študijo primera

Potrebujete pomoč pri doseganju zakonske skladnosti ali zagotavljanju varnosti osebnih podatkov?

Stopite v stik z nami