Študija primera

Zamenjava papirnih z elektronskimi dokumenti v Adriaticu Slovenici

V zavarovalnici Adriatic Slovenica so se odločili papirju čim bolj preprečiti vstop v njihovo organizacijo. V preteklih letih so izvedli prenovo in informatizacijo nekaterih poslovnih procesov, ključna pa sta bila centralizacija in prenos procesov vložišča v zunanje izvajanje. Ocenjujejo, da s tako organizacijo vsako leto prihranijo skoraj 1,5 milijona evrov.

Adriatic Slovenica je tretja največja zavarovalnica na slovenskem trgu. Ima več kot tisoč zaposlenih, poleg tega pa sodeluje še z več kot sto agencijami za zavarovalno zastopstvo. »Pri takšnem obsegu poslovanja je najpomembneje zagotoviti optimalno izvajaje procesov. Naš cilj je torej, da jih v čim večji meri poenotimo, optimiziramo njihovo izvajanje, vzpostavimo nadzor nad procesi in jih tam, kjer je to mogoče, tudi centraliziramo,« pravi mag. Alan Medveš iz Adriatica Slovenice. Dodaja, da se morajo procesi ne glede na lokacijo – na primer v Kopru, Ljubljani ali Murski Soboti – izvajati na enak način. »Končni cilj je bil doseči celovit nadzor nad upravljanjem dokumentov, enoten dostop do dokumentov in poslovnih vsebin ter enoten sistem hrambe vseh dokumentov. Z zadovoljstvom lahko rečem, da smo to v veliki meri tudi dosegli,« pravi sogovornik.

Začeli so pri obdelavi zavarovalnih pogodb

Prve korake k brezpapirnemu poslovanju so v zavarovalnici v sodelovanju z Mikrocopom naredili leta 2008, ko so se lotili dematerializacije in avtomatizacije procesa obdelave zavarovalnih pogodb. Ob tem so uvedli tudi centralni sistem hrambe elektronskih dokumentov. Ko so videli, da so učinki pozitivni, so nadaljevali s procesom dodeljevanja priporočene sodne pošte.

»Z neučinkovitim upravljanjem dokumentov, ki se nanašajo na sodne postopke, namreč sprejemamo kar precejšnje tveganje, ki lahko v skrajnem primeru pomeni tudi neposredno finančno škodo. Zato smo tudi ta proces dematerializirali in avtomatizirali ter nad njim vzpostavili ustrezen nadzor,« pojasnjuje Medveš in dodaja, da so brezpapirno poslovanje postopoma širili tudi na druga področja, kot so elektronsko upravljanje pogodb, avtorizacija naročil, likvidacija računov, odobravanje odsotnosti, avtorizacija pooblastil in druga.

Procese v vložišču prevzel zunanji izvajalec

Odločilni korak do brezpapirnega poslovanja pa je bila centralizacija in prenos procesov vložišča v zunanje izvajanje. Skupaj z Mikrocopom so najprej izvedli sistemsko analizo procesov v vložišču, s katero so ugotovili, katere dokumente in v kakšnem obsegu prejemajo v zavarovalnico.

Ena izmed glavnih ugotovitev je bila, da dokumentacija v družbo prihaja skozi več vstopnih točk (papirna pošta, vložišče, dislocirane poslovne enote, prodajna okenca), veliko število dislociranih enot pa nadzor nad vhodnimi dokumenti še dodatno otežuje. »Zato smo želeli vzpostaviti centralizirano vložišče na eni lokaciji, pri čemer smo se odločili, da upravljanje tega vložišča prepustimo v zunanje izvajanje usposobljenim strokovnjakom,« pojasnjuje sogovornik.

Proces sedaj poteka tako, da Pošta Slovenije vso vhodno pošto preusmeri na eno lokacijo – v storitveni center Mikrocopa v Kopru. Tam vso papirno pošto takoj pretvorimo v elektronsko obliko, ob tem pa zajamemo tudi podatke, potrebne za prenos v centralni dokumentni sistem. Ko dokumenti v elektronski obliki končajo svojo pot skozi poslovni proces, se shranijo v Mikrocopovem certificiranem sistemu e-hrambe.

Mize se ne šibijo več pod težo papirja

Z rezultati so zadovoljni tako zaposleni kot vodstvo zavarovalnice. »Pred prenovo poslovnih procesov in uvedbo rešitev brezpapirnega poslovanja so se delovne mize zaposlenih, še posebej v nekaterih timih, dobesedno šibile pod težo papirnih dokumentov. Z novo organizacijo dela smo jih osvobodili papirja in s tem ustvarili prijetnejše in bolj stimulativno delovno okolje, kar povečuje zadovoljstvo zaposlenih in prispeva k večji učinkovitosti, « pojasnjuje Medveš in napoveduje, da bodo do nekaterih vsebin omogočili tudi mobilni dostop.

Procesi sedaj tečejo hitreje in zahtevajo manjšo angažiranost zaposlenih na teh točkah procesa. »Zaposlene z bogatim vsebinskim znanjem smo preusmerili na vsebine, ki so pomembne za našo osnovno dejavnost in nam omogočajo, da strankam nudimo kakovostnejše in konkurenčnejše zavarovalne storitve,« je na koncu poudaril Medveš.

Nazaj