Študija primera

UniCredit z elektronskim arhivom v oblaku že več kot deset let

UniCredit Banka Slovenija je bila ena prvih bank v Sloveniji, ki se je odločila za uporabo storitev elektronske hrambe dokumentov v oblaku. Odločitev izpred več kot desetletja je prinesla priložnosti za optimizacijo procesov in znižanje stroškov, povezanih z upravljanjem dokumentacije v papirni obliki.

V banki UniCredit so pred več kot 10 leti pod drobnogled vzeli zmogljivost lastnih arhivskih prostorov, namenjenih dolgoročni hrambi dokumentarnega gradiva. Analizirali so več možnosti, ki bi jim omogočile dolgoročno rešitev izziva varne hrambe hitro naraščajočega števila dokumentov.

V končni izbor sta prišli le dve možnosti: najem novih prostorov za hrambo dokumentov ali predaja skrbništva nad dokumenti zunanjemu izvajalcu in uvedba e-arhiviranja. Slednja možnost se je po opravljenih analizah izkazala za najustreznejšo, saj je bila obenem tudi priložnost za optimizacijo procesov in znižanje stroškov, povezanih z upravljanjem z dokumentacijo v papirni obliki.

Elektronski arhiv ima številne prednosti

»Največ izzivov je bilo vsekakor ob zasnovi projekta, saj je bilo področje tako za nas kot tudi na trgu dokaj novo. Za najpomembnejše odločitve smo pripravili različne analize, tako ponudnikov, izvedljivosti projekta in tveganj. V današnjem času si našega dela pravzaprav ne moremo predstavljati brez e-arhiviranja, saj so prednosti novega načina dela prepoznali tudi uporabniki,« se spremembe načina dela spominja Katarina Gole iz UniCredit banke.

Elektronski arhiv dokumentov zahteva bistveno manj prostora in z njim povezanih vzdrževalnih in varovalnih aktivnosti kot arhiv papirnatih dokumentov. Uporabniki storitev elektronskega arhiviranja in dela z dokumenti pa izpostavljajo predvsem prihranke iz naslova upravljanja z arhivskih gradivom, saj so vsi dokumenti uporabnikom sistema praktično hipno dostopni, bliskovito hitro pa poteka tudi njihovo iskanje.

»V UniCredit Banki Slovenija smo želeli lastne procese še pospešiti, še dodatno avtomatizirati in usposobiti za elektronsko dokumentiranje. Skeniranje po koncu procesa za nas ni bilo več optimalno. E-arhiviranje smo zato želeli dodati že v sam začetek prodajnega procesa, kar smo rešili z razvojem lastnega dokumentnega sistema, namenjenega kratkoročni hrambi dokumentarnega gradiva,« dodaja Gole.

Brezpapirno poslovanje je postalo realnost

Banka je od Arhiva Republike Slovenije prejela potrjena notranja pravila, s katerimi je za brezpapirno poslovanje dobila tudi pravno podlago. Zdaj že več kot 90 odstotkov poslovnih procesov v banki poteka povsem brezpapirno, pri čemer prihranki niso zanemarljivi.

Takšna optimizacija procesov je poskrbela tudi za dvig zadovoljstva zaposlenih, saj jim je močno pospešila in olajšala delo. »Pri upravljanju dokumentov sicer vidimo še precej možnosti za drobne izboljšave, na primer e-podpisovanje dokumentov, kar dodatno pospeši delo z dokumenti in tudi poveča zadovoljstvo strank, hkrati pa odpira nove možnosti elektronske interakcije s komitenti,« opisujejo načrte urejanja področja e-dokumentov v UniCredit Banki Slovenija.

Nazaj