Študija primera

Učinkovito upravljanje dokumentov v zavarovalnici NLB Vita

V NLB Viti so prenovili procese upravljanja in hrambe dokumentov. Z uvedbo elektronskega arhiviranja dokumentov so znižali stroške poslovanja, predvsem pa dosegli večjo odzivnost pri zadovoljevanju potreb strank. Pred uvedbo elektronskega arhiviranja so namreč zaposleni v življenjski zavarovalnici precejšen del svojega delovnega časa porabili za rokovanje z dokumenti. Dokumente so hranili v papirni obliki, pri tem pa ogromno časa porabili za sprejem, pregledovanje, iskanje in arhiviranje dokumentov.

V poslovanju NLB Vite zavarovalne pogodbe predstavljajo največji delež prejetih dokumentov. Že samo z vidika količine dokumentov lahko hitro vidimo, da je njihovo upravljanje in arhiviranje povezano s precejšnjimi stroški. »Zavarovalne pogodbe smo zavezani hraniti ves čas trajanja pogodbe ter še 10 let po izteku pogodbe, tako da skupni rok hrambe lahko doseže tudi 30 let ali več. Zaradi stalnega prirasta novih dokumentov so nas stroški upravljanja in hrambe, predvsem pa dela zaposlenih, ki so vpeti v izvrševanje poslovnih procesov, pripeljali do točke, ko je bilo potrebno razmisliti o prenovi in optimizaciji«, pojasnjujejo v NLB Viti.

Povečati odzivnost, zmanjšati stroške poslovanja

Pri prenovi procesov sta zavarovalnico vodila dva cilja, in sicer izboljšati odzivnost zaposlenih do strank ter optimizirati stroške poslovanja. Pred uvedbo elektronske hrambe so v zavarovalnici dokumente hranili v dveh prostorsko ločenih arhivih. Priročni arhiv so imeli v prostorih NLB Vite, drugega pa v najetih kletnih prostorih, kar je predstavljalo še dodatni strošek.

Z zavarovalno dokumentacijo je v NLB Viti rokovalo osem zaposlenih v dveh sektorjih, ki so precejšen del delovnega časa porabili za organizacijo in vlaganje dokumentov v registratorje, za iskanje dokumentov in dopolnjevanje obstoječih dosjejev, ne nazadnje na koncu za arhiviranje dokumentov. Če bi sešteli čas, ki so ga zaposleni vsak dan porabili za rokovanje s papirnimi dokumenti, bi se ga nabralo za cel delovni dan.

Poleg ogromne porabe časa na račun urejanja papirnih dokumentov je bila prisotna tudi precejšnja možnost, da pri vlaganju dodatne dokumentacije v dosjeje pride do napake. Zaradi vsega naštetega se je zmanjšala tudi odzivnost do strank. Spremembe so bile nujne.

Dokumenti varno shranjeni v Mikrocopovem certificiranem sistemu e-hrambe

Uvedbe projekta elektronskega arhiviranja so se lotili v sodelovanju z Mikrocopom, ki ima na področju storitev pretvorbe, procesiranja in hrambe dokumentov dolgoletne izkušnje. »Pretvorbo dokumentov v elektronsko obliko smo zaupali v zunanje izvajanje Mikrocopu, prav tako pa tudi arhiviranje dokumentov, ki se sedaj hranijo v njihovem certificiranem sistemu e-hrambe. V prvi fazi projekta smo najprej uredili zatečeno stanje, vso novo nastalo dokumentacijo pa na mesečni ravni predajamo v Mikrocop, kjer poskrbijo za pretvorbo v elektronsko obliko in uvoz v elektronski arhiv,« razlagajo.

Zadovoljni uporabniki in nižji stroški poslovanja

Pozitivni učinki novega načina upravljanja dokumentov so se pokazali izjemno hitro, tudi uporabniki so zadovoljni. Nad dokumentacijo imajo sedaj celovit pregled, dostop do dokumentov je izjemno preprost in hiter. Poraba časa za urejanje, arhiviranje in iskanje dokumentacije se je občutno zmanjšala. »Pred uvedbo elektronskega arhiviranja smo lahko za pridobivanje kakšnega dokumenta porabili tudi cel dan, sedaj pa nam je ta dostopen takoj, le z nekaj kliki. Prihranjeni čas lahko sedaj v večji meri posvetimo potrebam strank. S tem smo izpolnili enega od osrednjih ciljev, ki smo si ga zadali v okviru projekta. Hitra odzivnost na potrebe strank in dobra podpora zaposlenim v prodaji je za nas najpomembnejša,« poudarjajo v življenjski zavarovalnici.

Z elektronskim arhiviranjem so v NLB Viti dosegli tudi znižanje stroškov poslovanja. Ker je dokumentacija sedaj v elektronski obliki, je hiter dostop do dokumentacije omogočen le pooblaščenim osebam. Kopiranje in faksiranje dokumentov ni bilo več potrebno, s čimer so zmanjšali materialne stroške in povečali varnost osebnih podatkov strank. Prav tako nimajo več stroškov z najemom prostorov za potrebe arhiva.

Končni cilj je manj papirja v poslovanju

Pozitivni učinki in dobre izkušnje z uporabo elektronskega arhiviranja so NLB Vito kmalu prepričali v razširitev rešitve na druge vrste dokumentov. Končni cilj ostaja enak – zavarovalnica si želi imeti čim manj opravka s papirjem. »Trenutno vsa dokumentacija, ki nastane pri sklepanju zavarovanj, prihaja na NLB Vito, kjer jo pregledamo in pripravimo za predajo Mikrocopu. V prihodnje načrtujemo, da bi čim večji del dokumentov zavarovalni posredniki, ki sklepajo zavarovanja, pošiljali kar neposredno v Mikrocop. S tem bomo še povečali našo učinkovitost in odzivnost do strank«, pravijo v NLB Viti.

Nazaj