Študija primera

Sanacija fizičnega arhiva v Kmetijski zadrugi Agraria Koper

Z oteženim nadzorom nad upravljanjem in hrambo papirnih dokumentov se srečujejo številne organizacije. Primernih arhivskih prostorov pogosto nimajo ali pa ti niso primerno urejeni, nihče jim ne namenja pozornosti, dokumenti se odlagajo nesistematično, evidence o hranjenem gradivu pa ni. To sčasoma vodi v oteženo iskanje dokumentov ali še huje – v izgubo nekaterih (ključnih?) poslovnih dokumentov, kar lahko upočasni ali celo ogrozi poslovanje organizacije. S podobnimi težavami so se pred časom soočali tudi v Kmetijski zadrugi Agraria Koper, drugi največji kmetijski zadrugi splošnega tipa v Sloveniji po odkupu sadja in zelenjave. 

KZ Agraria že od leta 1947 združuje pridelovalce svežega sadja in zelenjave iz treh obalnih občin in danes zaposluje preko 100 ljudi. Pri svojem vsakdanjem poslovanju se vsakodnevno srečujejo z večjo količino različne papirne dokumentacije, ki jo hranijo v lastnih arhivskih prostorih v svoji poslovni stavbi.

Danes so ti arhivski prostori primerno urejeni, pred dobrim letom dni pa temu ni bilo tako. V treh pisarnah so se brez načrta in popisa odlagali tako papirni dokumenti (računovodska in kadrovska dokumentacija, pogodbe, nepremičninska dokumentacija …), kot tudi odsluženi računalniki in zasloni. Rezultat tovrstne (ne)ureditve je bilo težavno in zamudno iskanje dokumentov, poleg tega nihče ni imel pregleda nad tem, kaj hranijo. Alenka Teraž iz KZ Agrarie se spominja, da je bilo nekatere dokumente prav nemogoče najti.

Neurejenost starega arhiva je povzročala preglavice

Arhivski prostor pred sanacijo

S 14. členom Zakona o Skladu kmetijskih zemljišč in gozdov Republike Slovenije, ki se dotika urejanja premoženjskih razmerij med Skladom in lastniki kmetijskih zemljišč in gozdov, so v KZ Agraria Koper pred časom morali pričeti z aktivnostmi dokazovanja lastništva nad svojimi zemljišči. Ker pregleda nad dokumentacijo v arhivu ni bilo, je bilo iskanje dokumentov, ki so osnova za dokazovanje lastništva, izjemno težko in dolgotrajno.

Neurejenosti arhiva so se v KZ Agraria Koper sicer zavedali že dalj časa, omenjena situacija pa je bila povod za korenito spremembo. Vršilec dolžnosti direktorja Zadruge, Robert Fakin, je bil glavni pobudnik, da svoje fizične arhive uredijo in se v prihodnje tovrstnim situacijam izognejo. Sprejeli so odločitev, da sanacijo svojega fizičnega arhiva zaupajo Mikrocopu.

Pri sanaciji arhiva so se prepustili Mikrocopovim strokovnim nasvetom

Arhivski prostor po sanaciji

Dokumentalisti, naši strokovnjaki za delo z dokumentarnim gradivom, so si ogledali obstoječe stanje arhivskih prostorov v Zadrugi, naredili popis celotnega gradiva in predlagali novo ureditev. »Pri sanaciji arhiva smo se prepustili nasvetom Mikrocopa, zaupali smo strokovnosti njihovih sodelavcev«, pripoveduje Alenka Teraž.

Sanacija je potekala zelo tekoče, dokumentarno gradivo se zdaj sistematično hrani v registratorjih v treh ločenih prostorih, pri čemer je za vsak prostor narejen natančen popis gradiva. Ob sanaciji je bilo identificiranih približno 5.000 registratorjev z dokumentarnim gradivom. Po zaključeni sanaciji so petino gradiva lahko takoj varno uničili, saj je šlo za gradivo, ki ga niso več potrebovali in ga tudi zakonsko ni bilo treba več hraniti. Z ureditvijo arhivskih prostorov in izločanjem gradiva so se tako sprostile zadostne kapacitete tudi za prirast gradiva v prihodnje.

Karkoli danes iščejo, tudi najdejo

Po izvedeni sanaciji so arhivski prostori urejeni, čisti, vsa arhivirana dokumentacija je dostopna v najkrajšem možnem času. Za nadaljnjo urejenost ter varnost in dostopnost do arhivskih prostorov in gradiva vestno skrbijo, do arhiva pa lahko zaposleni dostopajo le v spremstvu skrbnikov arhiva.

Z natančnim popisom gradiva so poskrbeli tudi za spoštovanje arhivskih rokov in pravočasno uničenje gradiva po njihovem izteku. Izločanje gradiva poteka enkrat letno in se izvaja v sodelovanju z Mikrocopom, ki poskrbi za varno uničenje gradiva. Obenem v KZ Agraria enkrat letno v arhiv dodajo še novonastalo dokumentacijo, ki jo med letom zaposleni hranijo v priročnih arhivih v pisarnah. Ob tem pripravijo tudi popis gradiva, ki je bilo na novo dodano v arhiv. Na ta način je poskrbljeno, da se v arhivu nahaja le veljavna dokumentacija. »Z Mikrocopovo storitvijo smo zelo zadovoljni. Odziv je vedno hiter in strokoven, storitev pa kakovostna«, še dodaja Alenka Teraž.

Nazaj