Študija primera

Elektronski arhiv kot konkurenčna prednost Addiko banke

Addiko banka je bila eno prvih podjetij, ki se je odločilo za elektronsko hrambo v zunanjem izvajanju, tj. v oblaku. Prepustiti dokumente v upravljanje in hrambo zunanjemu ponudniku je bilo pred več kot desetletjem drzno dejanje, saj storitve v oblaku tedaj še niso bile v širši uporabi. Danes je Mikrocopov certificirani sistem e-hrambe najbolj uporabljana elektronska hramba tako v Sloveniji kot širši regiji z več kot 260 milijoni elektronskih dokumentov.

Addiko banka (prej Hypo banka) je v Sloveniji prisotna že skoraj 20 let, z digitalizacijo gradiv in brezpapirnim poslovanjem pa se je začela ukvarjati že v prvih letih po ustanovitvi. Dodaten pospešek na tem področju je bančno-finančni panogi, pa tudi drugim panogam gospodarstva, omogočilo predvsem sprejetje ustrezne zakonodaje, ki je dokumentom, nastalim ali pretvorjenim v elektronsko obliko, dala pravno veljavnost.

Več kot desetletje digitalizacije gradiv

»Tako kot vsak začetek je bilo tudi pri nas spogledovanje z elektronskim arhivom na začetku bolj sramežljivo. Odločitev banke o prehodu na e-arhiviranje je bila sprejeta že v začetku leta 2003. Banka se je zavedala, da takratne prostorske kapacitete za hrambo dokumentov preprosto ne bodo zadostovale za daljše časovno obdobje, saj je banka beležila hitro rast poslovanja, posledično pa je hitro naraščal tudi obseg dokumentacije. Že takrat je bilo jasno, da hramba dokumentov samo v papirnih izvirnikih na dolgi rok ne bo možna,« je odločitev za uporabo storitev hrambe in upravljanja dokumentov v zunanjem izvajanju povzela Vesna Popović iz Addiko banke.

Dokumentarno gradivo, ki nastaja kot rezultat poslovnih odločitev, ima prva leta po nastanku največjo intenzivnost uporabe. Z leti uporaba upada, nadaljevanje hrambe pa je še vedno potrebno. Dejstvo je, da je potrebno ves čas hrambe gradiva tega hraniti varno ter ohranjati njegovo uporabnost in celovitost.

Elektronski arhiv pohitri poslovanje

Uvajanje digitalizacije dokumentarnega gradiva v Addiko banki je bil in je še vedno zahteven, a kljub temu prijeten izziv. V začetni fazi so v banki digitalizirali dokumentarno gradivo, ki je bilo količinsko najobsežnejše, in gradivo, po katerem so zaposleni največ povpraševali. Sčasoma so začeli različne vrste gradiva združevati v smiselne skupine. Tako so zaposlenim omogočili, da na podlagi enega iskalnega parametra prejmejo celovito informacijo. »Izvedli smo integracijo poslovnih aplikacij z elektronskim arhivom, kar nam je omogočilo hiter dostop do potrebnih informacij. Ta rešitev je idealna ob postopku obravnave stranke na bančnem okencu,« dodaja Popović.

Zagotavljanje skladnosti z zakonodajo

Danes ima banka že več kot 90 odstotkov vsega gradiva v digitalizirani obliki, postopki njegove priprave, zajema in hrambe pa so skladni z zakonodajo. V banki so izdelali notranja pravila, v katerih so natančno dokumentirali vse postopke za izvajanje zakonsko skladnega zajema in hrambe dokumentarnega gradiva. »Večletno plodno sodelovanje zaposlenih v banki z zaposlenimi na Mikrocopu ter neprestana želja po napredku in uvajanju izboljšav so nam pri pripravi notranjih pravil olajšali delo. Priprava pravil je stekla brez večjih težav, rezultat dobrega in učinkovitega sodelovanja pa je bil hitro viden. Popravki predloženih notranjih pravil niso bili potrebni, odločbo Arhiva Republike Slovenije smo prejeli v poldrugem mesecu po oddaji,« se priprave internih pravil spominja Vesna Popović.

Na poti k povsem brezpapirnemu poslovanju

Uvedba centralizacije poslovanja je spodbudila brezpapirno poslovanje v banki. Začetki so temeljili na cilju, da stranke informacije o odločitvah prejmejo čim hitreje. Zajem gradiva tudi danes poteka v vseh fazah obravnave vloge, od sprejema, obravnave do končne odločitve in hrambe. Aplikativna podpora zaposlenim pri tem omogoča dostop do vsebin in dokumentov ves čas trajanja procesa. Brezpapirno poslovanje je Addiko banki prineslo konkurenčno prednost in dodaja vrednost že tako učinkovitemu poslovanju banke.

Nazaj