Študija primera

Brezpapirno upravljanje prejetih računov v skupini Avtotehna

V skupini Avtotehna so uvedli procesno rešitev za upravljanje prejetih računov, ključno področje, na katerem so želeli povečati učinkovitost in vzpostaviti večji nadzor nad dokumenti. Z vpeljavo so najprej pričeli v podjetju Avtera.

Velik del poslovanja skupine Avtotehna se nanaša na trgovsko dejavnost, v kateri prejeti računi predstavljajo levji delež prejetih dokumentov, s tem pa tudi enega ključnih poslovnih procesov. Osrednji cilj prenove procesa upravljanja prejetih računov je bil povečati učinkovitost organizacije dela ter v čim večji meri poenotiti in standardizirati izvajanje procesa na ravni skupine. Prenove in informatizacije procesa upravljanja prejetih računov so se v skupini Avtotehna lotili v sodelovanju z Mikrocopom.

Zamudno klasično rokovanje z računi

S prenovo procesov so najprej pričeli v podjetju Avtera. Pred uvedbo rešitev za brezpapirno poslovanje so s prejetimi računi rokovali na klasičen način, kot ga poznamo v večini organizacij. Ko je prejeti račun vstopil v podjetje in so ga zavedli v ustrezne evidence, je v papirni obliki pričel svojo pot znotraj podjetja. »V praksi je to pomenilo, da smo za likvidacijo računov v papirni obliki potrebovali tudi več kot teden dni,« pojasnjuje Grega Vrhovnik, tehnični direktor podjetja Avtera.

»Upravljanje računov v papirni obliki težavno, zamudno in tudi drago. Zaradi velike količine dokumentov se porabi ogromno časa za distribucijo, iskanje in izmenjavo dokumentov ter za samo organizacijo in arhiviranje dokumentov. Ob tem nastaja nepregledno število kopij posameznih dokumentov, nad tokom papirnih dokumentov je tudi praktično nemogoče vzpostaviti ustrezen nadzor, kar povzroča še dodatne zastoje v procesu. Včasih se kakšen dokument tudi izgubi,« dodaja.

Po prenovi je bila večina težav odpravljenih

S prenovo in optimizacijo procesov ter z uporabo rešitev za upravljanje dokumentov in poslovnih procesov so v Avteri večino naštetih težav uspešno odpravili. V podjetju so namestili zajemna mesta, na katerih sedaj vse račune, ki jih prejmejo v papirju, s skeniranjem takoj pretvorijo v elektronsko obliko in jih posredujejo v Mikrocopovo procesno rešitev. Od tu naprej proces likvidacije prejetih računov poteka avtomatizirano in skladno z vnaprej opredeljenimi pravili, po zaključenem procesu pa se dokumenti varno shranijo v certificiranem sistemu e-hrambe.

Hitrejše in varnejše poslovanje

Pozitivni učinki novega načina upravljanja dokumentov so bili hitro opazni. Proces likvidacije so uspeli občutno skrajšati in sedaj v povprečju traja od 2 do 4 dni. »Za nas je to ključnega pomena, saj lahko z optimizacijo plačil dobaviteljem izkoristimo dodatne popuste in tudi na ta način povečujemo dobičkonosnost poslovanja,« pojasnjuje Vrhovnik. Vpeljali so tudi učinkovit nadzor nad procesom in dokumenti, s čimer so zmanjšali tveganje za izgubo dokumentov. Večja je tudi varnost poslovanja, saj se vse aktivnosti v procesu beležijo v revizijski sledi, dostop do dokumentov pa imajo le pooblaščeni uporabniki. Poskrbljeno je tudi za varno in zakonsko skladno elektronsko hrambo, saj se dokumenti hranijo v Mikrocopovem certificiranem sistemu e-hrambe.

Dostopnost kadarkoli in od koderkoli

Ena od prednosti uporabe Mikrocopove procesne rešitve je tudi v tem, da je dostopna kadarkoli in od koderkoli, saj gre za storitev v oblaku. »To nam omogoča, da lahko zaposleni izvajajo aktivnosti skladno s svojimi vlogami v poslovnem procesu, tudi kadar niso v pisarni. Za uporabo informacijske storitve v oblaku smo se sicer odločili predvsem z vidika optimizacije stroškov poslovanja. Izbrani poslovni model nam je omogočil, da smo pričeli z brezpapirnim poslovanjem brez večjih začetnih investicij, obseg uporabe storitev pa lahko poljubno prilagajamo našim sprotnim potrebam«, pojasnjuje sogovornik.

Po uspešni vpeljavi rešitev za brezpapirno poslovanje v podjetju Avtera z uvedbo nadaljujejo v drugih podjetjih v skupini. »S tem se počasi približujejo končnemu cilju, ki je čim bolj poenoten in standardiziran proces na ravni skupine«, pojasnjuje Vrhovnik. Številne prednosti, ki jih prinaša brezpapirno poslovanje, bodo v skupini Avtotehna poskušali še bolje izkoristiti z razširitvijo na druge vrste dokumentov. »Končni cilj je doseči večjo odzivnost in čim bolj stroškovno učinkovito poslovanje na vseh ravneh, kjer je to mogoče« še dodaja sogovornik.

Nazaj