Hramba dokumentov

Hramba papirnih dokumentov

Čeprav si večina podjetij v poslovanju prizadeva zmanjšati obseg dokumentov v papirni obliki, se jim pogosto še ni mogoče popolnoma izogniti. Sčasoma količina dokumentov, ki jih morate arhivirati iz poslovnih ali zakonskih razlogov, naraste do te mere, da je treba vzpostaviti urejen arhiv dokumentov v papirni in drugih pojavnih oblikah.

Pomagamo vam vzpostaviti učinkovit nadzor nad upravljanjem in dolgoročno hrambo dokumentov ter drugih arhivskih medijev. Stopite v stik z nami.

Miha Čebron, poslovni tehnolog v Mikrocopu

Kateri so najpogostejši izzivi, s katerimi so se srečevale naše stranke?

  • Pomanjkanje (ustreznega) prostora za arhiviranje dokumentov
  • Pomanjkanje strokovno usposobljenih sodelavcev za upravljanje arhiva
  • Neurejena dokumentacija in pomanjkljive evidence o dokumentarnem gradivu in rokih hrambe
  • Dolgotrajno in včasih neuspešno iskanje dokumentov v fizičnem arhivu

Uredite tudi vi svoj arhiv na način, da bodo vaši dokumenti varno arhivirani in vedno dostopni, dokler ne potečejo roki hrambe. V Mikrocopu lahko uredimo arhiviranje na vaši lokaciji, lahko pa se odločite za arhiviranje v naših sodobno opremljenih arhivskih centrih. Zagotavljamo vam visoko raven kakovosti storitev in varnosti vaših dokumentov, skladno z veljavno zakonodajo in mednarodno priznanimi standardi.

 

Ureditev hrambe na vaši lokaciji

Arhiv dokumentarnega gradiva v fizični obliki mora biti urejen tako, da zagotavlja nadzor nad arhiviranimi dokumenti, njihovo preglednost in dostopnost ter evidentiranje izdaje dokumentov iz arhiva. Če želite vzpostaviti urejen fizični arhiv pri sebi, nimate pa usposobljenih sodelavcev za upravljanje gradiva, lahko nastopimo kot upravljavec gradiva. Pomagamo vam tudi pri sistemski ureditvi arhiviranja.

V okviru ureditve oziroma sanacije fizičnega arhiva praviloma:

  • Uredimo obstoječe stanje
  • Vzpostavimo učinkovit sistem hrambe
  • Vzpostavimo učinkovito arhivsko funkcijo

V Kmetijski zadrugi Agraria Koper se vsakodnevno srečujemo z večjo količino papirne dokumentacije, ki jo hranimo v lastnih arhivskih prostorih. Danes so ti arhivski prostori primerno urejeni, pred časom pa je bilo določene dokumente včasih nemogoče najti ... Sanacija fizičnega arhiva nam je omogočila nadzor nad dokumenti.

Kmetijska zadruga Agraria Koper

Ureditev obstoječega stanja

Ko pregledamo vaše arhivske prostore, pripravimo analizo ustreznosti in oceno morebitnih investicij za ureditev arhiva v skladu z minimalnimi standardi materialnega varstva dokumentarnega gradiva:

  • Gradivo morate hraniti v ustreznih prostorih, opremi in klimatskih pogojih
  • Gradivo morate zavarovati pred vlomom, požarom, vodo, biološkimi, kemičnimi, fizikalnimi in drugimi škodljivimi vplivi
  • Zagotoviti morate dostopnost gradiva pooblaščenim uporabnikom ves čas trajanja hrambe in vključuje tudi varovanje pred izgubo
  • Zagotoviti morate celovitost gradiva, torej njegovo nespremenljivost, neokrnjenost in urejenost

Vzpostavitev sistema hrambe

  • Dokumentarno gradivo v arhivu fizično uredimo in podrobno popišemo – tako vzpostavimo ažurno evidenco gradiva in celovit pregled nad gradivom
  • Gradivo klasificiramo in mu določimo roke hrambe, gradivo s pretečenimi roki hrambe pa izločimo
  • Preverimo aktualnost in ažurnost vašega pravilnika o arhiviranju in klasifikacijskega načrta 
  • V skladu z metodologijo popisa gradiva pripravimo in/ali dopolnimo pravila za izvajanje arhivske funkcije (pravilnik o arhiviranju, klasifikacijski načrt, pisna navodila) in jih uvedemo v uporabo
  • Vzpostavimo sistem sprotnega izločanja in uničevanja gradiva s pretečenimi roki hrambe ter nadzor nad uporabo gradiva (revizijska sled)

Vzpostavitev arhivske funkcije

Vaše sodelavce, ki sodelujejo pri upravljanju in hrambi gradiva, seznanimo z novimi pravili in postopki z namenom vzdrževanja urejenosti arhiva:

  • Izvedemo izobraževanje zaposlenih o ravnanju z dokumentarnim gradivom, v okviru katerega jih seznanimo s pravili in navodili arhiviranja, z vsemi internimi akti in morebitnimi dodatnimi navodili
  • Vzpostavimo skrbništvo nad arhivskimi prostori (odgovorna oseba za arhiv)
  • Zagotovimo enotno ureditev vseh arhivskih prostorov v skladu s standardi materialnega varstva dokumentarnega gradiva
  • Vzpostavimo sledljivost gradiva (nadzorovani prevzemi, izdaje, izposoja)

Hramba v Mikrocopovem arhivskem centru

Alternativa ureditvi arhiviranja pri vas je hramba vaše dokumentacije v Mikrocopovem arhivskem centru. Vaše dokumente, organizirane v različne arhivske enote (registratorji, mape, škatle, palete, gradivo na mikrofilmu ali mikrofischu), uredimo in prevzamemo v hrambo v naše sodobno opremljene arhivske centre, kjer zagotavljamo varno dolgoročno hrambo in izvajamo centralizirano upravljanje. To vključuje tudi popis gradiva, vlaganje dokumentov v tekočo zbirko, izdajo gradiva po vašem naročilu in varno uničenje gradiva po preteku roka hrambe.

S predajo dokumentarnega gradiva v hrambo in upravljanje Mikrocopu povečate učinkovitost poslovanja:

  • Povečate preglednost nad dokumentarnim gradivom in poskrbite za zakonsko skladno arhiviranje gradiva
  • Omogočite nadzorovan dostop do gradiva, ki je vašim sodelavcem na voljo, ko ga potrebujejo, uporaba in izdaja dokumentov iz arhiva pa je dokumentirana in nadzorovana
  • Sprostite prostor, ki ste ga uporabljali za shranjevanje dokumentarnega gradiva, in ga namenite izvajanju svoje dejavnosti, obenem pa ne rabite skrbeti zaradi prirasta dokumentov
  • Zmanjšate operativna tveganja – materialno varnost gradiva zagotavljamo v ustreznih prostorih in pogojih, tveganje za izgubo dokumentov ob morebitnih naravnih in drugih nesrečah pa postane zanemarljivo
  • Zagotovite izločanje dokumentarnega gradiva s pretečenimi roki hrambe in njegovo varno uničenje

Popis dokumentarnega gradiva

Ob prevzemu dokumentarnega gradiva v hrambo nam predate tudi evidence o gradivu, ki je predmet prevzema. Evidence morajo vsebovati tudi pisna navodila o rokih hrambe za posamezno vrsto dokumentarnega gradiva. Če ne razpolagate s tako evidenco, popis dokumentarnega gradiva izvedemo sami – tako pridobimo vse informacije o vrstah in količini dokumentarnega gradiva v vašem arhivu, kar vpliva na odločitev glede načina arhiviranja različnih vrst dokumentarnih gradiv v prihodnje.

Vlaganje gradiva v tekočo zbirko

Pri nas lahko gradivo hranite tudi v zbirkah, ki še niso zaključene. Tako vas razbremenimo hrambe večjih količin papirnih dokumentov, še preden je delo z njimi popolnoma zaključeno. Dokumente v tekoče zbirke vlagamo tudi po prevzemu gradiva v hrambo.

Izdaja dokumentarnega gradiva

Dokumentarno gradivo, ki ga hranite pri nas, vašim pooblaščenim uporabnikom posredujemo na podlagi pisnega zahtevka. Gradivo vam lahko dostavimo v fizični ali elektronski obliki (skenirana kopija dokumenta), odvisno od vaših poslovnih potreb.

Izločanje dokumentarnega gradiva in varno uničenje dokumentov

Po preteku zakonsko določenih rokov hrambe poskrbimo za varno uničenje papirnih dokumentov in drugih arhivskih medijev (mikrofilm, mikrofisch). Uničenje dokumentarnega gradiva, ki mu je potekel rok hrambe, izvedemo izključno na podlagi potrjenega naloga za uničenje, ki ste ga potrdili kot lastnik dokumentarnega gradiva. Na ta način poskrbimo, da je v arhivu le vaša veljavna dokumentacija, posledično pa se stroški hrambe zaradi prirasta dokumentov ne povečujejo bistveno.

Poudarjamo, da tako izbrano gradivo uničimo z varnostnim razrezom – tako trajno preprečimo dostop do vsebine dokumentov, v katerih se nahajajo kritični poslovni ali osebni podatki, saj na ta način uničenih dokumentov ni mogoče obnoviti. Nepooblaščen dostop do takšnih podatkov sicer lahko povzroči precejšnjo poslovno škodo, ki se odraža v izgubljenem zaupanju in zmanjšanem ugledu vašega podjetja v javnosti.

Želite vzpostaviti urejen in zakonsko skladen arhiv papirnih dokumentov?

Stopite v stik z nami