Dobra praksa

Varnost dokumentov in informacij – kako varna je vaša pisarna?

  06. 01. 2020

Varovanje dokumentov in informacij je bistvenega pomena za sodoben način dela, saj je tveganj tudi v pisarni vsak dan več. Zagotavljanje informacijske varnosti pa ni preprosto, misliti moramo na računalnike, mobilne naprave, usmerjevalnike, omrežja wifi; vsaka nova naprava, ki se poveže z internetom, predstavlja morebitno vstopno točko za napad. Ena od naprav, ki jo pri tem pogosto spregledamo, pa je naprava, ki jo uporabljamo prav vsak dan – tiskalnik ali multifunkcijska naprava.

Pogosto je težava zelo banalna: zaupni dokument, ki smo ga natisnili, pozabimo pobrati s pladnja tiskalnika ali multifunkcijske naprave. Tam ga lahko vidi kdorkoli in (v najslabšem primeru) z njim seznani drugo, nepooblaščeno osebo. Tako lahko natisnjen dokument postane vir razkrivanja poslovno občutljivih informacij.

 

  • 67 % podjetij bo v naslednjem letu ali dveh zelo verjetno posodobilo način zagotavljanja varnosti dokumentov
  • 72 % podjetij je seznanjeno s primeri, ko so izginili dokumenti bodisi pri njih bodisi v drugih podjetjih

Vir: Canon Office Insights 2018 CEE

 

Bistveno večje tveganje pa predstavlja povezljivost tiskalnikov in multifunkcijskih naprav z našimi datotečnimi strežniki, poštnim strežnikom in aktivnim imenikom. Zato so te naprave v zadnjem času pogosto tarča sofisticiranih napadov zlonamernežev.

Če lahko prvo tveganje obvladujemo le z rednim osveščanjem in izobraževanjem uporabnikov, zavedajoč se, da nikoli ne bomo v celoti odpravili možnosti zlorabe, pa lahko v drugem primeru zlonamernežem zelo učinkovito preprečimo, da bi prišli do zaupnih dokumentov in informacij.

Kar potrebujemo, je povezava naše multifunkcijske naprave z dokumentnim sistemom InDoc EDGE, ki smo ga razvili v podjetju Mikrocop in ima že privzeto vgrajene mehanizme za zaščito informacij. Ko preprosta uporaba InDoc EDGE na sami multifunkcijski napravi postane del vsakodnevne skrbi za informacijsko varnost, smo obseg škode kot posledice vdora v naš informacijski sistem prek multifunkcijske naprave uspešno zamejili.


Kako to deluje v praksi?

Uporabnik se na multifunkcijski napravi s pomočjo PIN-a prijavi v dokumentni sistem InDoc EDGE, kjer glede na vnaprej dodeljene pravice vidi dostopne profile in opcije za skeniranje. Ko vstavljen dokument poskenira, tega pošlje neposredno v dokumentni sistem bodisi na strežniku pri nas bodisi v oblaku. Zelo pomembno: na tej poti ni vmesnih dokumentnih odlagališč, kot so lokalne mape računalnika, omrežni pogoni ali elektronska pošta, ki sicer predstavljajo tveganje za nepooblaščen dostop in uhajanje informacij.

Dokumentni sistem InDoc EDGE bo skenirani dokument opremil s potrebnimi podatki za kasnejše iskanje in uporabo, dodal ID uporabnika in samodejno zagnal pripadajoči proces.

 


Kakšne so koristi povezave multifunkcijske naprave z dokumentnim sistemom?

Z dokumentnim sistemom InDoc EDGE, do katerega dostopamo neposredno prek multifunkcijske naprave Canon, poskrbimo za potrebno raven varnosti. S personaliziranim skeniranjem pohitrimo celoten postopek in zagotovimo revizijsko sled dokumentov v certificiranem sistemu za upravljanje dokumentov in dolgoročno e-hrambo.

1. Boljša zaščita omrežja in naprav povečuje varnost

Omrežje učinkovito varujemo (tudi) tako, da dovolimo priklop vanj samo znanim napravam, slednje pa pred nepooblaščeno uporabo ščitimo vsaj z enim akreditacijskim mehanizmom, kot je PIN, brezstična kartica ipd. Na ta način dvigujemo raven informacijske varnosti v podjetju.

2. Zaupnost informacij in zakonska skladnost

Z uporabo dokumentnega sistema InDoc EDGE povečujemo zaupnost poslovno občutljivih informacij in zakonsko skladnost poslovanja. Dokumentov po skeniranju namreč ne odlagamo v lokalne mape, na omrežne pogone ali izmenjujemo po e-pošti, temveč jih z uporabo namenske aplikacije na multifunkcijski napravi Canon shranimo neposredno v dokumentni sistem InDoc EDGE.

3. Sledljiva dostopnost dokumentov

Dokumenti v dokumentnem sistemu InDoc EDGE so preprosto dostopni vsem, ki imajo za to potrebne pravice, drugi pa do njih nimajo dostopa. Vsak dostop in morebitno deljenje dokumenta s pooblaščenimi uporabniki je zabeleženo v revizijski sledi, kar nam omogoča potrebno preglednost našega poslovanja.

S tehnologijo za učinkovito varnost dokumentov in informacij, ki jo v kombinaciji omogočata Canon z zmogljivimi tiskalniki in multifunkcijskimi napravami in Mikrocop s certificiranim dokumentnim sistemom InDoc EDGE, bo varnost postala osrednja točka vsega, kar počnemo v pisarni in zunaj nje. Varno, personalizirano, preprosto.


Morda tudi vaše podjetje potrebuje nasvet glede digitalizacije poslovanja ali upravljanja z dokumentnim sistemom? Oglasite se nam in z veseljem bomo prisluhnili vašim dilemam in se potrudili najti prave rešitve.


Nazaj