Dobra praksa

Piše se leto 2019, mi pa še vedno govorimo o papirju

  09. 07. 2019

Ali se kdaj pomislili, koliko dokumentov vsak dan natisnete? Ste se vprašali, ali papir res potrebujete ali je podzavesten klik na gumb »Natisni« samo stvar navade?

Ko sem pred 15 let začel delati v tej panogi, papirju nismo napovedovali svetle prihodnosti. Bili smo popolnoma prepričani, da papirja v roku petih let enostavno ne bo več. Da bomo poslovali elektronsko in tiskalnikov ne bomo več potrebovali. Vendar je današnja realnost povsem drugačna. Danes imamo tiskalnik v vsaki pisani. V Mikrocopu imamo v fizični hrambi 70 km papirnih dokumentov. Količina papirja kljub pospešeni digitalizaciji, ki v zadnjih letih poteka v slovenskih podjetjih, še vedno narašča.

Če se pri tem dotaknem še ekološkega vidika kopičenja papirja in ob tem nastalih stroškov, je usmeritev v prenehanje uporabe velikih količin papirja ne samo smiselna, ampak nujna.

Odločitev o prenehanju uporabe papirnih dokumentov in začetku skeniranja le-teh se zdi na prvi pogled hitra rešitev. Žal pa s tem problema arhiviranja papirnih dokumentov še nismo rešili. Velika količina papirja se bo še vedno kopičila v škatlah, arhivih, neprimernih kletnih prostorih ali prepolnih omarah v pisarnah. Zato je prvi korak v digitalizacijo ureditev arhiva papirnih dokumentov, s čimer bomo postavili temelje za kasnejšo vpeljavo modela za zajem dokumentov.

1. DOSTOPNOST: Kje in kako začeti z urejanjem arhivov?

Pri sanacijah arhivov smo se v praksi srečali že z marsičim. Od neurejenosti dokumentov v arhivih, popolnoma razmetanih prostorov, kjer so se kar na tleh nahajali pomembni poslovni dokumenti, do vlažnih prostorov in prostorov, ki niso imeli niti vrat, kaj šele varovanja.  

neurejen arhivski prostor

Razmetan in neurejen arhivski prostor

Začeti moramo pri osnovah: arhiv začnemo urejati po načelu dostopnosti. To pomeni, da dokumente v arhivu uredimo na način:

  • da vemo, kje se, kaj nahaja,
  • da so dokumenti dostopni in
  • da do arhiva dostopajo samo pooblaščene osebe. V praksi to pomeni, da določimo odgovorne osebe, omejimo dostop vsem zaposlenim in ga dodelimo le osebam, ki so podučene za urejanje arhiva.

Zagotoviti je treba tudi osnovne pogoje varovanja, ki vključujejo vrata, urejene dostope do ključev in popis pravic do dostopa v arhiv. Odvisno od vrste poslovanja podjetja pa je priporočeno tudi 24-urno varovanje z varnostno službo.

2. UPORABNOST: Urejen nered?

Ali smo arhiv res uredili, ko smo omejili dostope do arhiva in izobrazili pooblaščene osebe za delo z gradivom?

Ne, to še zdaleč ne pomeni, da je za nas dela konec.

Arhiv moramo urediti na tako, da vemo, kje se posamezni dokumenti nahajajo in jih lahko hitro najdemo. Zagotoviti moramo, da je vsebina dokumentov berljiva. Omogočena mora biti njihova reprodukcija in nadaljnja uporaba. Gre za načelo uporabnosti.

Takšen nered, ki ga lahko vidite na spodnjih fotografijah, podjetju prinaša veliko poslovno tveganje, na katero pogosto pozabimo, saj se danes veliko več govori o informacijski varnosti, manj pa o tveganjih, ki jih prinašajo neustrezno hranjeni papirni dokumenti.

razmetan arhiv 

Kakšno je tveganje, če pride do požara, v fasciklih pa bi bile shranjene pomembne pogodbe?

3. CELOVITOST: Kako je z obstojnostjo dokumentov skozi čas?

Prišli smo do točke, ko je naš arhiv urejen. Sledi vprašanje, kako naj zagotovimo ustrezne pogoje fizične hrambe?

Pomembno je, da zagotovimo neokrnjenost in nespremenljivost dokumentov. To lahko dosežemo le tako, da so dokumenti hranjeni na primerni temperaturi in niso izpostavljeni svetlobi, vlagi ali vodi.

Glede na vrsto papirja je treba poskrbeti, da podatki na dokumentih obdržijo svojo celovitost. Kot primer lahko  navedem termo papir, ki na svetlobi in temperaturi potemni, kar povzroči, da podatki niso več berljivi. Za hrambo dokumentov so problematične tudi PVC mape, saj se tisk na papirju zaradi temperature in statike prilepi na mapo in zapis zato postane neberljiv.

svetloba je sovražnik tiska

Svetloba je sovražnik tiska na računih

Del procesa učinkovitega upravljanja z dokumenti je tudi varno uničenje poslovne dokumentacije. Podjetja se morajo zavedati pomembnosti izbire ponudnika, ki izvaja uničenje dokumentov. Vsako uničenje poslovne dokumentacije še ni varno uničenje. Na primer stiskanje dokumentacije v bale ni varno uničenje, saj so dokumenti še vedno popolnoma čitljivi.

Zato se vedno odločite za razrez. Pri uničenju dokumentacije bodite osebno prisotni, saj boste le tako zagotovo vedeli, da je uničenje poslovne dokumentacije potekalo v skladu z dogovorom. Po izvedenem razrezu od izvajalca zahtevajte zapisnik o uničenju. Več o uničenju poslovnih dokumentov si lahko preberete tukaj.

Pri tem velja dodati, da se prispevek nanaša na poslovno dokumentacijo. Pri arhivskem gradivu veljajo drugačna pravila in ga ne smemo uničiti. Ustvarjalec arhivskega gradiva mora po 30 letih sprožiti ustrezne postopke predaje gradiva pristojnemu arhivu.

4. AVTENTIČNOST: Je avtentičnost res pomembna?

Seveda je. Avtentičnost pomeni, da uporabljamo in delamo na izvirniku dokumenta. Če dokument ni avtentičen, izgubi svojo pravno in dokazno vrednost.

Avtentičnost dokumentov lahko dosežemo le, če:

  • imamo popisan in urejen arhiv,
  • upoštevamo pravilne pogoje fizične hrambe dokumentov,
  • omejimo dostope do arhiva,
  • aktivno izločamo in odbiramo dokumente,
  • zagotovimo hiter dostop do dokumentov, ko jih potrebujemo in pri tem ne potrebujemo veliko časa,
  • zagotovimo ustrezno varovanje.

 urejen arhiv

Popisan in urejen arhiv dokumentov

5. TRAJNOST: Slabi pogoji hrambe ogrozijo trajnost dokumentov

Če zanemarimo osnovne pogoje hrambe dokumentov, ki sem jih navedel v predhodnih točkah, hitro pridemo v situacijo, ko obstojnosti dokumentov ne moremo več zagotavljati. Brez obstojnosti dokumentov ne moremo pretvoriti v format za dolgoročno hrambo, kar posledično pomeni, da je ogrožena njihova trajnost.  

S stanjem, ki ga prikazujejo spodnje fotografije, smo se v praksi večkrat srečali.. Fotografije nazorno kažejo, kakšen vpliv imajo vlažni prostori, plesen ali glodalci na papirne dokumente.

 

Vlaga lahko popolnoma uniči dokumente

uničeni dokumenti na podstrešju

V podstrešja se radi prikradejo glodalci, zato je treba arhivske prostore ustrezno zaščititi pred njimi.

 

V prispevku smo se sprehodili skozi pet načel varne in skladne hrambe: dostopnost, uporabnost, celovitost, avtentičnost in trajnost. Če boste pri urejanju arhiva vaše poslovne dokumentacije, ta načela tudi upoštevali, boste postavili trdno osnovo za nadaljnjo digitalizacijo.

Neurejeni arhivi predstavljajo tudi tveganje za ohranitev kulturne dediščine Slovenije, saj gradivo ni ustrezno prepoznano in zavarovano kot arhivsko gradivo, niti ni v postopek vključen pristojni arhiv. Ker je ohranitev kulturno zgodovinske dediščine pomemben element, je nujno, da je pri urejanju arhivov vključen ustrezno strokovno usposobljen kader, ki pri popisu dokumentacije prepozna tovrstno gradivo, v ureditev arhiva vključi sodelovanje s pristojnim arhivom, pridobi pisna strokovna navodila pristojnega arhiva, odbere arhivsko gradivo in ga preda pristojnemu arhivu.

Če se soočate z eno od zgoraj opisanih situacij in želite arhiv sistemsko urediti, nam pišite in z veseljem vam pomagamo najti pravo rešitev.

Arhiviranje dokumentacije lahko zaupate tudi našemu sodobno opremljenemu arhivskemu centru, kjer zagotavljamo varno dolgoročno hrambo in izvajamo centralizirano upravljanje. 

 

Miha Škrabar, vodja tehnologije v Mikrocopu


Nazaj