Dobra praksa

Pazite, komu zaupate uničenje svojih dokumentov

  03. 05. 2019

Varno uničenje dokumentacije je pomemben zadnji korak v procesu učinkovitega upravljanja z dokumenti. Podjetja veliko pozornosti namenjajo varni in učinkoviti hrambi dokumentov, s katero zagotavljajo obstojnost dokumentov, na varno uničenje dokumentacije po preteku roka hrambe pa včasih kar pozabijo.

O uničenju papirne dokumentacije po navadi podjetja začnejo razmišljati šele, ko jim začne primanjkovati prostora v arhivskem prostoru. A mnogokrat še vedno obstaja dvom, kaj v primeru, če bi dokumente v papirni obliki nekoč še potrebovali, po uničenju pa z njimi ne boste več razpolagali. Če dokumentacijo digitalizirate in pretvorite v elektronsko obliko že takoj po prejemu v podjetje, se boste papirni obliki izognili že na začetku poti.

Papirno dokumentacijo lahko uničite brez strahu

Dvomi in strah, da elektronski dokumenti nimajo veljave v pravnih in drugih administrativnih postopkih, je popolnoma odveč. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) namreč določa, da se dokumentacija v digitalni obliki šteje za enako izvirni, če jo podjetje varno hrani v skladu s svojimi notranjimi pravili. Pomembno je, da so notranja pravila usklajena z zahtevami zakona, podzakonskimi akti in enotnimi tehnološkimi zahtevami. Če delujete v skladu z notranjimi pravili, lahko papirno dokumentacijo takoj po digitalizaciji, vsekakor pa po preteku roka hrambe varno uničite.

Ni vsako uničenje dokumentacije tudi varno

S postopkom varnega uničenja boste onemogočili nepooblaščenim osebam dostop do poslovne dokumentacije, ki vsebuje osebne ali druge zaupne podatke. Uničenja dokumentacije ne zaupajte komurkoli. Na prvi pogled najcenejša in najlažja možnost se lahko kasneje izkaže za napačno odločitev, saj vam lahko neprimerno uničena dokumentacija povzroči veliko poslovno škodo in izgubo ugleda podjetja.

Pri odločitvi o uničenju dokumentacije je pomembno, da veste:

  • kam in na kakšen način bo izvajalec dokumentacijo odpeljal,
  • kdaj bo dokumentacijo uničil,
  • na kakšen način bo uničenje potekalo, da bo zadostilo varnostnim zahtevam: bodo dokumentacijo stisnili ali razrezali in kako veliki bodo lističi v primeru razreza.

Upoštevajte 4 načela varnega uničenja dokumentacije

1. Ko poteče rok hrambe, dokumente uničite

Poslovni dokumenti imajo zakonsko določen rok hrambe. Pomembno je, da jih uničite takoj po preteku hrambe in jih ne hranite v arhivih. Če dokumente, ki vsebujejo osebne podatke, hranite preko roka, celo kršite zakon o varstvu osebnih podatkov.

 

2. Izberite razrez, ki je varen način uničenja dokumentacije

Način uničenja dokumentov je odvisen od vrste in občutljivosti podatkov, ki jih dokumenti vsebujejo. Stiskanje dokumentacije v bale ne predstavlja varnega uničenja. Stisnjeni dokumenti so v primeru, da odstranimo trakove, ki dokumentacijo držijo v balah, še vedno popolnoma čitljivi, zato se vedno odločite za razrez. 

 

3. Izberite primerno varnostno raven razreza

Mednarodni standard DIN 66399 opredeljuje sedem ravni varnosti razreza. Višji kot je varnostni razred, manjši so delčki papirja, v katere bodo dokumenti razrezani. Raven 1 je namenjena splošni dokumentaciji, raven 7 pa strogo zaupnim varnostnim podatkom. Priporočamo, da za dokumente z občutljivimi in zaupnimi podatki izberete raven 3, ki predvideva razrez papirja na največ 3,2 cm² velike koščke. 

 

4. Pri uničenju bodite osebno prisotni

Da boste zagotovo vedeli, da je bila dokumentacija res uničena v skladu z dogovorom, bodite pri uničenju osebno prisotni ali pa za to nekoga pooblastite. Po izvedenem razrezu morate prejeti zapisnik o uničenju dokumentacije.

 

Z varnostnim razrezom dokumentarnega gradiva preprečimo dostop do vsebine dokumentov, v katerih se nahajajo poslovni, strogo zaupni ali osebni podatki. Nepooblaščen dostop do takšnih podatkov lahko povzroči precejšnjo poslovno škodo, ki jo ob nastanku težko izmerimo v denarju. Pri tem ne gre zanemariti tudi izgube zaupanja in ugleda podjetja v javnosti. Zato naj pri odločitvi o uničenju ne bo dileme, vedno se odločite za varnostni razrez pri zaupanja vrednem izvajalcu.

Če so vas naši nasveti spodbudili k razmišljanju o tem, kako v podjetju uničujete zaupno poslovno dokumentacijo in bi potrebovali dodaten nasvet, nas pokličite ali nam pišite. Z veseljem vam bomo pomagali najti pravo rešitev.

 

Miha Škrabar, vodja tehnologije v Mikrocopu


Nazaj