Dobra praksa

Izzivi digitalizacije poslovanja v Mikrocopu

  06. 11. 2018

Tudi ko gre za digitalizacijo, je najbolj zahtevna naloga sprememba organizacijske kulture in navad zaposlenih. V to smo se prepričali tudi v Mikrocopu, ko smo digitalizirali lastno poslovanje.

Sprememba organizacijske kulture in navad

© Performance Management Company, 2014

Informatizacija poslovnih procesov

Poslovanje smo v Mikrocopu začeli na papirju in mikrofilmih ter z različnimi sistemi, v katerih smo shranjevali dokumente in podatke. Prva večja sprememba se je zgodila z informatizacijo poslovnih procesov in uporabo sistema Brezpapirja.si, ko smo znotraj podjetja prenehali ustvarjati dokumente v papirju. Nekatere izmed poslovnih procesov smo speljali popolnoma brezpapirno, njihove rezultate pa digitalno shranili. Elektronske dokumente smo shranjevali v različne sisteme, skupne mape, osebne računalnike in na diske, delili pa smo si jih preko e-pošte ali skupnih map.

Pri takem načinu upravljanja dokumentov so se sčasoma pojavile številne s tem povezane težave, na primer izločanje dokumentov po preteku rokov hrambe, dostopnost dokumentov in pravice do vpogleda v posamezne dokumente. Poleg tega je bilo izjemno težko obvladovati varnost osebnih podatkov, predvsem pri izmenjevanju dokumentov z osebnimi podatki preko e-pošte in pri brisanju osebnih podatkov, za katere nismo imeli več podlage za hrambo, iz posameznih poštnih nabiralnikov zaposlenih.

Digitalizacija na več ravneh

Proces digitalizacije je potekal na več ravneh. Najprej smo zajezili generiranje papirja znotraj podjetja. Papir smo ustavili že na vhodu v podjetje, začenši s prejetimi računi, ki predstavljajo glavnino prejete pošte. Sledila je ureditev elektronske hrambe dokumentov, tako tistih v papirni obliki kot tudi tistih, ki so izvirno nastali v elektronski obliki, ter povezava z drugimi informacijskimi sistemi. Sproti smo urejali zatečeno stanje dokumentov v papirni obliki, na mikrofilmih in tudi zgoščenkah, ki smo jih hranili v fizičnem arhivu, pa tudi v pisarnah, predalih. Te smo digitalizirali ali pa pustili v obstoječi obliki do izteka roka hrambe.

Začnite na začetku in takoj preprečite vstop papirja v svoje poslovne procese.

Še vedno stremimo k optimizaciji hrambe dokumentov in podatkov v različnih sistemih glede na njihov namen uporabe, naj bo to dokumentni sistem ali pa namensko orodje za vodenje projektov. Spremljamo potrebe posameznih poslovnih področij in najprimernejša orodja za njihovo delo. Kot dokumentni sistem, sistem za elektronsko skladno hrambo dokumentov in sistem za upravljanje procesov uporabljamo lastne rešitve InDoc EDGE.

Informacije dostopne na klik

Vsak projekt digitalizacije je kompleksen. Osnova mora biti jasna strategija digitalizacije poslovanja z opredeljenimi cilji in določenim obsegom projekta. Zato je pomembno dobro poznati obstoječe stanje, pri načrtovanju in izvedbi pa upoštevati zahteve posameznih poslovnih področij in zakonodaje. Digitalizacija gotovo prinaša spremembe na različnih ravneh poslovanja, a obenem tudi priložnosti za njegovo optimizacijo in ureditev.

Težko je oceniti prihranek časa, lahko pa z gotovostjo trdimo, da smo si precej olajšali delo pri upravljanju z dokumenti, ki so bili nekoč v papirni obliki. Poleg tega lahko zdaj veliko lažje in hitreje pripravimo posamezne podatke, saj so informacije dostopne na klik. S tem se popolnoma izognemo porabi časa, ki smo ga včasih namenili za iskanje posameznega dokumenta po fasciklih.

V ključnih poslovnih procesih, ki so ustvarjali največ papirja, smo popolnoma ukinili papir. Kot primer lahko navedem računovodstvo, kjer zdaj poslujemo povsem brez papirja, podatkov ne shranjujemo več na papirju, pa tudi omar ne potrebujemo več za shranjevanje fasciklov.

Premišljena strategija in jasni cilji

Glavna ovira pri izvajanju digitalizacije lastnega poslovanja v Mikrocopu je bila obremenjenost projektne ekipe z rednimi delovnimi obveznostmi. V podjetju smo kmalu ugotovili, da moramo za uspešno interno digitalno preobrazbo omogočiti ekipi, da ji lahko posveti zadosti časa in pozornosti. Pri tem je bilo zelo pomembno, da ekipa verjame v koristi, ki jih bo digitalizacija prinesla tako njim osebno kot našim sodelavcem in podjetju.

Druga napaka, ki smo jo naredili, je bila določitev strukture dokumentov. Zastavili smo jo namreč na način, ki je odražal takratno organizacijsko strukturo podjetja. Pri reorganizaciji, ko sta se združili dve področji, je takoj nastala težava. 

Ugotovili smo, da je dokumente bolj smiselno strukturirati po poslovnih funkcijah, ki se odražajo tudi v vseh klasifikacijskih načrtih in poglavjih ISO standardov, ne pa glede na trenutno organiziranost posameznih področij v podjetju. Struktura mora biti opredeljena na način, da se lahko na posameznih mapah ustrezno določajo pravice. Projekti digitalizacije poslovanja zahtevajo premišljeno strategijo in jasno zastavljene cilje, saj so običajno kompleksni in potrebujejo vpletenost vseh zaposlenih v podjetju.

Tudi ko gre za digitalizacijo, je gotovo najbolj zahtevna naloga sprememba organizacijske kulture in navad zaposlenih.

Smernice za digitalno preobrazbo

  • Digitalizaciji namenite strokovno in kompetentno vsebinsko-tehnično ekipo, ki bo 100-odstotno posvečena projektu.
  • Spodbujajte, motivirajte in izobražujte zaposlene. Prikažite jim koristi in prednosti drugačnega načina dela in uporabe novih rešitev, da se tudi sami seznanijo s koristmi, ki jih spremembe prinašajo. Navdušite jih, da postanejo ambasadorji digitalizacije.
  • Digitalizacijo izvajajte po posameznih sklopih, ki jih je moč obvladovati. Začnite s preprostimi poslovnimi procesi, ki vsem kradejo čas, potem pa pogumno pristopite k optimizaciji in digitalizaciji ključnih poslovnih procesov v podjetju.
  • Posebno pozornost posvetite aktivnostim, pri katerih se običajno zatakne, in primerno upravljajte prioritete izvedbe.
  • Po zaključenem projektu živite s spremembami – redno spremljajte uporabo sistema in spremenljive poslovne potrebe, sproti urejajte strukturo dokumentov in pomagajte uporabnikom.

Alenka Fic Mikolič, direktorica splošnih zadev v Mikrocopu


Nazaj