Dobra praksa

Avtomatiziran zajem podatkov iz dokumentov zniža stroške in zmanjša možnost napak

  13. 08. 2019

V podatkih se danes skriva pravo bogastvo. Že pred leti so v reviji Economist objavili članek, v katerem so pisali, da podatki postajajo vrednejši vir kot nafta. Kljub temu pa podatki pravo vrednost dosežejo šele, ko jih začnemo učinkovito obdelovati. 

Zato moramo podatke, ki so običajno razpršeni na več lokacijah v različnih dokumentih in pojavnih oblikah, zbrati na enem mestu in spremeniti v obliko, ki je primerna za obdelavo. Pri tem si pomagamo z zajemom podatkov iz dokumentov.

Avtomatiziran zajem podatkov temelji na tehnično zahtevnih in kompleksnih postopkih, ki omogočajo tudi do 99,99-odstotno natančnost prepoznave podatkov. Z napredno namensko strojno in programsko opremo lahko učinkovito zajamemo podatke iz različnih formatov dokumentov, kar predstavlja temelje za digitalizacijo poslovanja in omogoča optimizacijo in robotizacijo izvajanja poslovnih procesov.


Bolj kot so dokumenti strukturirani, večja je zanesljivost zajema podatkov

Bolj kot je oblika dokumenta strukturirana, kjer vemo, kakšne podatke lahko pričakujemo na določenem mestu v dokumentu, večja je zanesljivost avtomatiziranega zajema podatkov.

Oblika dokumenta

Ali vemo, katere podatke iščemo?

Ali vemo, kje se podatki nahajajo?

Primeri dokumentov

Strukturirana

DA

DA

  • Vloge in pristopnice
  • Soglasja za obdelavo osebnih podatkov
  • Izpolnjene ankete
  • Škodni zahtevki

Polstrukturirana

DA

NE

  • Prejeti računi
  • Pogodbe
  • Izvršbe

Nestrukturirana

NE

NE

  • Prejeti dopisi
  • Različna obvestila

 

Kakšno dodano vrednost prinaša avtomatizacija zajema podatkov?

Z avtomatizacijo zajema podatkov iz dokumentov optimiziramo izvajanje poslovnih procesov v podjetju, ki posledično postaja hitrejše in učinkovitejše. Ker podatke iz dokumentov zajamemo avtomatsko, se izognemo ročnemu delu zaposlenih in izboljšamo točnost zajema podatkov. Morebitne napake lahko hitreje odpravimo že na samem začetku procesa, zato je tudi kakovost izvedbe večja.  

Za učinkovito avtomatizacijo zajema podatkov so pomembni naslednji koraki:

Avtomatiziran zajem podatkov

Zajem podatkov pohitri poslovne procese in optimizira poslovanje

Avtomatizacija zajema podatkov iz dokumentov podjetju prinaša dodano vrednost, ki se kaže v obliki hitrejšega izvajanja poslovnih procesov, znižanja stroškov vnosa podatkov v informacijski sistem in zmanjšanja možnosti napak.

S profesionalnim zajemom podatkov lahko prihranite tudi do 50 % stroškov vnosa v informacijski sistem, pohitrite vnos podatkov, povečate točnost in sprostite čas zaposlenih, ki se bodo lahko osredotočili na opravila, ki podjetju prinašajo višjo dodano vrednost.

Če smo vas spodbudili k razmišljanju, kako optimizirati zajem podatkov iz dokumentov in bi potrebovali dodaten nasvet ali pomoč, nas pokličite ali nam pišite. Z veseljem vam bomo pomagali najti pravo rešitev za vaše vsakodnevne izzive.

Klemen Novak, vodja razvoja prodajnih programov v Mikrocopu 


Nazaj