Dobra praksa

Ali pričakujemo preveč od brezpapirnega poslovanja?

  07. 05. 2018

Ponudniki rešitev za brezpapirno poslovanje obljubljamo znižanje stroškov, povečanje učinkovitosti in zagotavljanje skladnosti poslovanja. Pa lahko te obljube tudi izpolnimo?

Digitalizacija poslovanja podjetjem omogoča doseganje konkurenčnih prednosti, če se je načrtno lotijo. Z njo se sicer tako ali drugače srečujejo vsi, saj to od njih pričakujejo njihove stranke, ki že poslujejo elektronsko, poslovni partnerji, ki izdajajo naročilnice in račune v elektronski obliki, in državne institucije, ki vedno bolj spodbujajo brezpapirno poslovanje.

Obenem pa se papirju ne morejo v celoti odreči, saj najverjetneje še ne poslujejo vsi brezpapirno. Rezultat je kombinacija dokumentov v papirni obliki, praviloma razpršenih na različnih lokacijah ali poslovnih enotah, in elektronskih dokumentov v različnih informacijskih sistemih.

Nižji stroški poslovanja

Prvi korak k brezpapirnemu poslovanju zato podjetja pogosto naredijo prav na področju upravljanja dokumentov. Digitalizacija dokumentov:

  • poveča njihovo vrednost,
  • omogoča bolj učinkovito upravljanje in
  • odpira priložnosti za informatizacijo in avtomatizacijo poslovnih procesov.

Poleg izhodiščne digitalizacije dokumentov je pomemben tudi zajem podatkov s teh dokumentov. Po naših izkušnjah lahko podjetja na ta način prepolovijo stroške vnosa v svoje informacijske sisteme in obenem zmanjšajo možnosti napak.

V Abanki to ponazarjajo na primeru informatizacije procesa obravnave sklepov o izvršbi:

»Banke kot izvršiteljice sklepov o izvršbi smo se dnevno srečevale z izjemno velikim številom sklepov, ki jih je bilo treba takoj po prejemu ročno obdelati, saj smo sklepe prejemale v papirni obliki. Informatizacija procesa je prinesla bistvene prihranke pri stroških ročnega vnosa podatkov ter hrambe dokumentov.«

Večja učinkovitost poslovanja

Upravljanje papirnih dokumentov je breme. Iskanje dokumentov je dolgotrajno, njihovo deljenje med uporabniki zahtevno in zamudno, spremembe niso sledljive, dokumenti pa se občasno tudi izgubijo.

Delo z elektronskimi dokumenti na drugi strani omogoča več kot zgolj njihov pregled. Vključuje deljenje dokumentov med sodelavci, njihovo urejanje in komentiranje, sprotno obveščanje o spremembah, iskanje po vsebini in opisnih podatkih, dosegljivost kadarkoli od kjerkoli, zagotavljanje celovitosti in verodostojnosti dokumentov, sledljivost uporabe ter preprečevanje njihove izgube. Prav upravljanje dokumentov je pogoj za informatizacijo in morebitno avtomatizacijo poslovnih procesov, ki dodaja vrednost poslovanju.

V podjetjih se za uporabo procesnih rešitev odločajo, ker te praviloma prispevajo k večji preglednosti poslovanja, boljši odzivnosti, poenostavljajo sodelovanje in zmanjšujejo operativna in finančna tveganja.

»Ravno zato sta učinkovita uporabniška izkušnja in privzeto zagotovljena zakonska skladnost ključna dejavnika izbire nove rešitve,« poudarja Klemen Novak, vodja razvoja prodajnih programov v Mikrocopu.

Zagotovljena skladnost poslovanja

Podjetja se v kontekstu skladnosti brezpapirnega poslovanja srečujejo vsaj z dvema izzivoma:

  1. kako zagotoviti skladnost varstva osebnih podatkov in
  2. kako ustrezno dolgoročno hraniti dokumentacijo.

Ključ do uspešnega zagotavljanja skladnosti poslovanja z uredbo GDPR je v oblikovanju ustreznih procesov ravnanja z osebnimi podatki ter vzpostavitvi odgovornosti zanj. Podjetja imajo s tem nemalokrat težave, saj pod pritiskom tekočega poslovanja ne uspejo vzpostaviti celovitega pregleda nad vsemi osebnimi podatki, ki jih obdelujejo.

Čeprav ustreznost dolgoročne hrambe dokumentov trenutno ni tako pereča tema kot skladnost z GDPR, pa je podjetja nikakor ne smejo spregledati. Temeljna načela dolgoročne hrambe, ki jih morajo upoštevati vsa podjetja so:

  • zagotavljanje dostopnosti dokumentov in preprečevanje njihove izgube,
  • ohranjanje uporabnosti dokumentov,
  • zagotavljanje celovitosti, to je neokrnjenosti in nespremenljivosti, ter
  • avtentičnosti dokumentov in
  • njihove trajnosti

»Podjetjem zato toplo priporočam, da razmislijo o uporabi certificiranih rešitev za brezpapirno poslovanje,« svetuje Sanja Žaubi, pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov (DPO) v Mikrocopu.

Izpolnjevanje pričakovanj

Čeprav so koristi brezpapirnega poslovanja nedvoumne, pa ponudniki tovrstnih rešitev sami ne moremo zagotoviti, da jih bodo v podjetju tudi dosegli. Vpeljava rešitev za brezpapirno poslovanje zahteva namreč precej sprememb: organizacijskih, poslovnih, tehničnih in ne nazadnje tudi kulturnih. Brez aktivnega sodelovanja naročnika in njegove pripravljenosti na spremembe lahko sklepamo, da zgolj vpeljava rešitev ne bo izkoristila polnega potenciala brezpapirnega poslovanja.

»Z digitalizacijo dokumentov na vhodu v podjetje smo zajezili dotok papirja v vse poslovne procese, kjer je to mogoče. Tako sedaj večino procesov izvajamo v elektronski obliki in avtomatizirano. S tem smo precej povečali učinkovitost in optimizirali stroške poslovanja. Čeprav je šlo za kompleksen in tudi dolgotrajen projekt, smo z doseženim zadovoljni. Uspeh takšnega projekta je v veliki meri odvisen od jasno zastavljenih ciljev, široke podpore vodstva, v projekt vključenih zaposlenih ter ne nazadnje od izbire pravih partnerjev,« svojo izkušnjo s prehodom v brezpapirno poslovanje povzemajo v Diagnostičnem centru Bled.

Klemen Novak
, vodja razvoja prodajnih programov v Mikrocopu


Nazaj