Digitalne rešitve InDoc EDGE

Sistem za upravljanje z dokumenti (DMS)

Upravljanje elektronskih dokumentov z InDoc EDGE je več kot zgolj njihov pregled – vključuje tudi deljenje dokumentov med sodelavci, njihovo urejanje in komentiranje, sprotno obveščanje o spremembah, iskanje po vsebini in opisnih podatkih, dosegljivost kadarkoli od kjerkoli, zagotavljanje celovitosti in verodostojnosti dokumentov, sledljivost uporabe ter seveda preprečevanje njihove izgube. Delo z elektronskimi dokumenti prinaša številne koristi: boljša odzivnost, zadovoljstvo sodelavcev, manjša operativna in finančna tveganja so le nekatere od njih.

Preidite v brezpapirno poslovanje z digitalnimi rešitvami InDoc EDGE – njihova uporaba zmanjšuje vaša operativna tveganja, platforma, ki združuje zmogljivosti sistemov upravljanja dokumentov (DMS), poslovnih procesov (BPM) in elektronske hrambe (RMS), pa je certificirana pri Arhivu Republike Slovenije in skladna z GDPR. Stopite v stik z nami.

Klemen Novak, vodja razvoja prodajnih programov v Mikrocopu

Katere koristi vam prinaša sistem za upravljanje z dokumenti?

V praksi potrjene metodologije, dobre prakse, strokovno znanje in bogate izkušnje vgrajujemo v vse svoje rešitve.

  • Izboljšanje upravljanja z dokumenti posledično povečuje učinkovitost poslovanja
  • Deljenje, komentiranje in skupno urejanje dokumentov izboljšuje sodelovanje s sodelavci
  • Večja dostopnost dokumentov, od kjerkoli in s katerekoli, tudi mobilne, naprave
  • Upravljanje elektronskih dokumentov zmanjšuje operativna in finančna tveganja
  • Privzeta skladnost z GDPR omogoča lažje osredotočenje na optimizacijo poslovanja
  • Platforma je certificirana pri Arhivu Republike Slovenije in zagotavlja zakonsko skladnost
  • Dokumenti so digitalno podpisani in časovno žigosani po standardu RFC 6283 (XMLRS) za zagotavljanje osnovnih načel hrambe (dostopnost, uporabnost, celovitost, avtentičnost in trajnost)

Naročite demonstracijo zmogljivosti v živo

Kako z rešitvami InDoc EDGE poenostavite upravljanje z dokumenti?

Izboljšate upravljanje z dokumenti

Popoln pregled dokumentov, različic in dostopov omogoča sprotno obveščanje o spremembah in preprečuje izgubljanje dokumentov.

Spodbujate sodelovanje

Dokumente lahko dodelite v delo sodelavcem, jih komentirate, skupaj urejate in določite dostope glede na vloge v ekipi.

Povečate učinkovitost poslovnih procesov

Dokumente lahko strukturirano in ad-hoc usmerite skozi različne, po meri prilagojene (avtomatizirane) procese.

Zagotovite celovitost in verodostojnost dokumentov

Dokumenti so digitalno podpisani in časovno žigosani, za vsakega pa vodite revizijsko sled.

Omogočite centralno upravljanje dokumentov povezanih organizacij

Dostop do dokumentov povezanih družb je združen na enem mestu.

Namestite pri sebi ali uporabite v oblaku

Upravljajte različne procese in izjemno velike količine dokumentov za dostopno ceno pri sebi ali kot storitev v oblaku.

Omogočite dostop vedno in povsod

Spletni dostop je omogočen od kjerkoli in kadarkoli, s katerekoli, tudi mobilne, naprave.

Zagotovite zakonsko skladnost

InDoc EDGE je certificiran s strani Arhiva RS in zagotavlja nadzor nad arhiviranimi dokumenti, najvišjo raven varnosti in podpore.


Katere so ključne zmogljivosti sistema za upravljanje z dokumenti?

DOSTOP DO SISTEMA

  • Spletni dostop do aplikacije
  • Privzeto je podprta večina brskalnikov
  • Omogočen dostop prek mobilnih naprav
  • Prijava v sistem prek Microsoft AD

ZAJEM DOKUMENTOV

  • Ročno dodajanje dokumentov
  • Uvoz obstoječih dokumentov v elektronski obliki
  • Zajem papirnih dokumentov s skenerji
  • Zajem dokumentov prek integracij

OZNAČEVANJE DOKUMENTOV

  • Opremljanje dokumentov z ustreznimi metapodatki
  • Ustvarjanje logičnih dosjejev
  • Iskanje povezanih dokumentov
  • Povezovanje dokumentov

SAMODEJNO BELEŽENJE ZGODOVINE

  • Pregled preteklih različic (verzij) dokumentov
  • Samodejno spreminjanje različic dokumentov ob spremembah (možen tudi ročni popravek)
  • Sledljivost zagotavlja skladnost ravni kakovosti v reguliranih panogah

ZAKLEPANJE DOKUMENTOV ZA UREJANJE

  • Zaklepanje dokumentov v času urejanja za preprečevanje hkratnega urejanja ob istem času
  • Branje zaklenjenih dokumentov je možno
  • Možnost uporabe predlog dokumentov

ODKLEPANJE DOKUMENTOV

  • Po zaključenem urejanju se dokumenti odklenejo
  • Nato lahko tudi drugi sodelavci urejajo dokumente

KOMENTIRANJE IN OBVEŠČANJE

  • Uporabniki lahko dokumente komentirajo
  • Samodejno obveščanje uporabnikov o spremembah dokumentov

DODELJEVANJE DOKUMENTOV

  • Dodeljevanje dokumentov uporabnikom v delo (opredelitev tipa procesa, dodanje opisa in nosilca)
  • Obveščanje uporabnikov o dodeljenih dokumentih

ISKANJE

  • Splošno iskanje po t. i. metapodatkih, po vrsti dokumenta ali sistemskih podatkih
  • Iskanje po vsebini dokumentov (OCR)
  • Razvrščanje rezultatov iskanja

DODELJEVANJE POOBLASTIL UPORABNIKOM

  • Oblikovanje pravic za upravljanje dokumentov po uporabnikih in uporabniških skupinah, po dokumentih, po ravneh zaupnosti
  • Dodeljevanje pooblastil uporabnikom

E-PODPISOVANJE IN PREVERJANJE PODPISA

  • Omogočeno digitalno podpisovanje Microsoft Word in PDF dokumentov (pozor, podpisna komponenta ni sestavni del sistema)
  • Hramba elektronsko podpisanih dokumentov in validacija elektronskega podpisa (EML, XML, PDF)
  • Digitalno podpisovanje in časovno žigosanje vseh dokumentov po standardu RFC 6283 (XMLRS) za zagotavljanje osnovnih načel hrambe (dostopnost, uporabnost, celovitost, avtentičnost in trajnost)

CERTIFICIRAN SISTEM E-HRAMBE

  • Certifikacija programske opreme dokazuje skladnost z ZVDAGA, UVDAG, ETZ
  • Podpora tekoči in trajni zbirki dokumentov
  • Določanje poljubnega časa hrambe

Želite preizkusiti rešitve InDoc EDGE in izkoristiti priložnosti, ki jih prinaša digitalizacija?

Stopite v stik z nami