Digitalne rešitve InDoc EDGE

Procesne rešitve InDoc EDGE

Odgovorite na ključne izzive poslovanja s procesnimi rešitvami InDoc EDGE – od vsakodnevnih preprostih opravil, kot sta distribucija prejete pošte ali likvidacija vhodnih računov, do bolj zahtevnih, v katerih sodelujejo različni nosilci in praviloma vključujejo samodejno odločanje na podlagi poslovnih pravil. Nekatere procesne rešitve so vam že privzeto na voljo, druge pa lahko poljubno nastavite sami ali skupaj z nami.

Preidite v brezpapirno poslovanje z digitalnimi rešitvami InDoc EDGE – z njimi zmanjšujete stroške, povečujete učinkovitost in zagotavljate skladnost poslovanja. Stopite v stik z nami.

Klemen Novak, vodja razvoja prodajnih programov v Mikrocopu

Katere koristi vam prinašajo procesne rešitve InDoc EDGE?

V praksi potrjene metodologije, dobre prakse, strokovno znanje in bogate izkušnje vgrajujemo v vse svoje rešitve.

  • Procesne rešitve prispevajo k večji preglednosti in učinkovitosti vašega poslovanja
  • Izboljšanje upravljanja z dokumenti poenostavlja sodelovanje in preprečuje izgubo dokumentov
  • Dostop do procesov in dokumentov je omogočen od kjerkoli in kadarkoli, s katerekoli naprave
  • Uporaba procesnih rešitev InDoc EDGE zmanjšuje operativna tveganja
  • Rešitve so privzeto skladne z GDPR, zato se lažje osredotočite na optimizacijo procesov
  • Platforma je certificirana pri Arhivu Republike Slovenije in zagotavlja zakonsko skladnost
  • Dokumenti so digitalno podpisani in časovno žigosani po standardu RFC 6283 (XMLRS) za zagotavljanje osnovnih načel hrambe (dostopnost, uporabnost, celovitost, avtentičnost in trajnost)

Naročite demonstracijo zmogljivosti v živo

 

Privzete procesne rešitve

Ko dokument vstopi v procesno rešitev InDoc EDGE, skozi proces potuje samodejno na podlagi določenih poslovnih pravil. Procesno rešitev lahko preprosto povežete z drugimi informacijskimi sistemi v vašem podjetju in tako sodelavcem omogočite enotno delovno okolje. Nad vsemi fazami procesa imate celovit pregled – vedno veste, v kateri fazi in pri komu je dokument, prav tako tudi, katera procesna aktivnost se trenutno izvaja, vse navedeno pa je zabeleženo tudi v revizijski sledi. Po izvedbi vseh predvidenih procesnih aktivnosti dokument na koncu varno arhiviramo v certificiranem sistemu e-hrambe, kjer vam je na voljo tudi kasneje, na klik.

Mikrocop nam je v sodelovanju s podjetjem GOinfo uredil avtomatsko arhiviranje dokumentov iz ERP sistema GoSoft v njihov sistem InDoc EDGE. O Mikrocopu lahko rečemo le vse najboljše. Mikrocopovi strokovnjaki so s sodelovanjem podjetja GOinfo v zelo kratkem času razvili rešitev brez vsakršnih zapletov. Strokovnost, spoštovanje rokov, odzivnost, kakovost ponujenih rešitev, razmerje cena/kakovost: vse je na zelo visokem nivoju. Užitek je sodelovati s takim partnerjem.

GOSTOL-GOPAN d.o.o. Nova Gorica

Upravljanje prejete in poslane pošte

Tekoče izvajanje poslovnih procesov zahteva pravočasne in točne informacije. Ker se količina dohodne pošte nenehno povečuje, vstopne točke pa so centralna vložišča ali sprejemne pisarne, dislocirane enote in tudi različni oddelki v podjetju, je včasih težko zagotoviti, da bo vsa prispela pošta takoj in brez napak posredovana pravim naslovnikom znotraj podjetja. Če pa prejete dokumente takoj ob prejemu pretvorite v elektronsko obliko, je njihova nadaljnja distribucija in obravnava bistveno hitrejša, sledljivost in pregled pa sta privzeto zagotovljena.
   

Hitreje dostavite dokumente naslovniku

Hitrejša distribucija dokumentov znotraj podjetja vam omogoča učinkovitejše izvajanje poslovnih procesov.

Zmanjšate materialne stroške

Fotokopiranje dokumentov ni več potrebno, manj je tudi izgubljenih ali založenih dokumentov, kar znižuje stroške vašega poslovanja.

Zagotovite revizijsko sled

Sledljivost vam omogoča pregled, pri kom se posamezni dokument nahaja ter kdo ima do njega dostop, s tem pa tudi večjo varnost poslovanja.

Kako poteka digitalizacija vložišča?
  1. Vse vhodne dokumente, ki so ključni za poslovanje, digitaliziramo ob vstopu v vaše podjetje. Pri tem zagotovimo tudi zajem dokumentov, ki pridejo po faksu, e-pošti, prek različnih spletnih mest in storitev e-poslovanja ali prek sistemov elektronske izmenjave dokumentov.
  2. Nato zajamemo podatke z dokumentov, dokumente klasificiramo in jih avtomatizirano posredujemo ustreznim naslovnikom znotraj podjetja.
  3. Sedaj imate vse prejete dokumente na voljo v elektronski obliki, na koncu pa varno shranjene v certificiranem sistemu e-hrambe.

Izbirate lahko med tem, da:

  • pošto prevzamete in poskenirate sami – pri vas vzpostavimo zajemno mesto za digitalizacijo prejete pošte, ki se nato skupaj z elektronsko zajetimi pošiljkami zbere na enem mestu v rešitvi InDoc EDGE, od tam pa svojo pot nadaljuje elektronsko
  • svojo pošto preusmerite na naš naslov, sami pa prejmete elektronsko kopijo – po izkušnjah sodeč pošiljka tako naslovnika doseže hitreje in z nižjimi stroški (priporočamo podjetjem z večjo količino vhodnih dokumentov, še posebej, če gre za velike količine istovrstnih dokumentov, ki so primerni za strojni zajem podatkov)
Podpora prejeti pošti

S procesno rešitvijo InDoc EDGE lahko že privzeto:

  • zajamete vso pošto na enotni elektronski kanal
  • klasificirate pošto glede na vrsto dokumenta
  • distribuirate pošto enemu ali več prejemnikov
  • določite nosilca pošte in ga obvestite o prejemu
  • posredujete pošto v vednost drugim uporabnikom
  • omogočite vpogled v izvorno obliko pošte
  • zavrnete pošto, če nosilec ni pravi, in jo ponovno razporedite primernemu
  • pooblastite zaposlene za pregled prejete pošte
  • pregledujete seznam vseh prejetih pošiljk (delovodnik prejete pošte)

Dodatno pa lahko s procesno rešitvijo InDoc EDGE:

  • dodeljujete in spremljate naloge z naslova pošte
  • določite enega ali več izvajalcev nalog
  • določite roke za izvedbo in potrditev naloge
  • uporabnika opomnite, če zamuja z izvedbo naloge
  • spremljate in nadzirate izvajanje nalog
  • izkoristite napredno OCR tehnologijo za avtomatizacijo zajema in klasifikacije prejete pošte
Podpora poslani pošti

S procesno rešitvijo InDoc EDGE lahko podprete tudi evidentiranje, obveščanje in arhiviranje poslane pošte ne glede na distribucijski kanal (pošta, elektronska pošta, faks). Privzeto lahko:

  • določite avtorja izhodne pošte
  • določite enega ali več podpisnikov
  • nastavite samodejno obveščanje avtorja in podpisnikov o zabeleženi in poslani izhodni pošti
  • nastavite samodejno obveščanje izbranih sodelavcev o zabeleženi in poslani izhodni pošti
  • nastavite samodejno shranjevanje izhodne e-pošte iz vnaprej definiranega poštnega nabiralnika
  • pooblastite zaposlene za pregled izhodne pošte
  • pregledujete seznam vseh poslanih pošiljk (delovodnik izhodne pošte)

Potrjevanje / likvidacija računov

Proces potrjevanja oziroma likvidacije prejetih računov pogosto še vedno poteka na klasičen način – prejeti računi potujejo med oddelki in/ali zaposlenimi, podatki z dokumentov se ročno vpisujejo v različne evidence, dokumenti pa se hranijo v papirju. Ogromno časa namenimo upravljanju, distribuciji in izmenjavi dokumentov, iskanju povezanih dokumentov, kot so zahtevki za nabavo, naročilnice in pogodbe, ter sami organizaciji in arhiviranju dokumentov. Pri tem nastaja nepregledno število kopij, nad dokumenti pa je težko vzpostaviti ustrezen nadzor, kar povzroča še dodatne zastoje v procesu. Uporaba procesne rešitve InDoc EDGE lahko tako prinese številne koristi:
   

Bolje upravljate potrjevanje računov

Brezpapirno upravljanje prejetih računov vam omogoča hitro, nadzorovano in cenejše upravljanje procesa potrjevanja.

Povečate učinkovitost poslovanja

Zagotovljena dostopnost računov in povezanih dokumentov vsem, ki jih potrebujejo, močno vpliva na učinkovitost izvajanja procesa.

Izkoristite dodatne rabate

Pravočasno plačevanje računov vam omogoča izkoriščanje dodatnih rabatov, ki jih v primeru zamude plačila ne dobite.

Vzpostavite nadzor in sledljivost

V vsakem trenutku veste, pri kom in v kateri fazi potrjevanja se račun nahaja, sledljivost pa omogoča tudi optimizacijo procesa.

Zmanjšate število napak

Račune z napakami, na primer z manjkajočo davčno številko, odkrijete že na začetku procesa in ne šele v fazi knjiženja.

Znižate stroške hrambe

Ker dokumente hranite v varnem in certificiranem sistemu e-hrambe, so stroški arhiviranja nižji, kot bi bili sicer.


Procesna rešitev InDoc EDGE podpira zajem oziroma uvoz, potrjevanje in ustrezno dolgoročno hrambo prejetih računov ne glede na njihovo izvorno pojavno obliko – papirno ali elektronsko. Z njo lahko že privzeto:

  • preprosto uvažate račune (vključujoč samodejni uvoz in razpoznavo XML e-računa po veljavnem standardu)
  • oblikujete prilagodljiv postopek večnivojskega potrjevanja prejetih računov, ki ga krmilite s poslovnimi pravili
  • razširite posamezne ravni potrjevanja na več potrjevalcev, če je to potrebno
  • uporabite preprost kalkulator za izvedbo stroškovne delitve
  • dodate opomnik na bližajoči rok zapadlosti plačila računa, ki ga še niste potrdili
  • vzpostavite povezavo računa z naročilom in dobavnico
  • priložite poljubne druge dokumente za ustreznejšo obrazložitev nabave
  • zavrnete račun prek spleta z možnostjo pošiljanja zavrnitvenega dopisa po e-pošti ali z navadno pošto
  • preverite pravilnost računa in potrjevanja v računovodstvu
  • pregledate transparentno zgodovino opomb in navodil vseh udeleženih potrjevalcev računa
  • vzpostavite povezavo s šifrantom partnerjev v vašem poslovno-informacijskem sistemu
  • omogočite dostopnost računa neposredno iz vašega poslovno-informacijskega sistema
  • pripravite podatke o računu za njihov enostaven uvoz v poslovno-informacijski sistem za potrebe računovodskega evidentiranja

 

Upravljanje pogodb

Čeprav podjetja zelo veliko poslovnih transakcij urejajo s pogodbami, so nekatera pri spremljanju pogodb zadržana. Običajno jih po ureditvi poslovnega odnosa shranijo v mape in odložijo v omaro, nato pa nanje pozabijo ... dokler ne pridejo v situacijo, ko morajo preveriti, če se vsi vpleteni držijo poslovnega dogovora. So že zamudili z izvedbo določene storitve? Ali pa morda ravno nasprotno – kako visoka je pogodbena kazen, če partner zamuja z izvedbo?

Omenjenim situacijam se lahko izognete, če digitalizirate pogodbeni proces. Procesna rešitev InDoc EDGE omogoča elektronsko upravljanje vaših pogodb in učinkovit nadzor nad njihovim celotnim življenjskim ciklom, od nastanka, vzdrževanja in distribucije pogodb do njihove varne elektronske hrambe.

Dokument lahko preprosto ustvarite z uporabo standardiziranih obrazcev. Zagotovljena je povezljivost z različnimi podatkovnimi zbirkami, na primer s šifranti partnerjev, blagovnih znamk in skupin in podobno, zato vam vseh podatkov ni treba vnašati ročno. Nad dokumenti imate celovit pregled, do njih pa dostopate hitro in preprosto. Dostop do dokumentov je omogočen le pooblaščenim uporabnikom, o izvedenih aktivnostih v procesu pa je vodena revizijska sled.

Privzete zmogljivosti procesne rešitve InDoc EDGE:

  • centralna evidenca pogodb glede na tip pogodbe
  • določanje skrbnika pogodbe, ki nadzoruje življenjski cikel pogodbe (podaljšanje in zaključevanje veljavnosti, določanje pravic do pogodbe ostalim upravičencem, povezovanje pogodb z aneksom in podobno)
  • samodejno obveščanje skrbnika pogodbe o skorajšnjem izteku veljavnosti pogodbe
  • pooblaščanje uporabnikov za vpogled v pogodbo
  • povezovanje pogodb z aneksi
  • integracija z vašim šifrantom partnerjev

Upravljanje potnih nalogov

Če vaši zaposleni svoje delo vsaj občasno opravljajo na terenu, se verjetno ukvarjate tudi s potnimi nalogi. Vam jih uspe vedno pripraviti pravočasno in pravilno? Gotovo veste, da lahko napake pri izpolnjevanju potnih nalogov vodijo tudi v neljube davčne ukrepe oziroma kazni.

Z informatizacijo procesa upravljanja potnih nalogov si poenostavite pregled in nadzor nad službenimi odsotnostmi vaših sodelavcev.

Procesna rešitev InDoc EDGE omogoča prav to – preprosto oddajo zahtevkov za službeno odsotnost, beleženje stroškov, ki so nastali na službeni poti, ter posredovanje teh podatkov službi za obračun.

Procesna rešitev InDoc EDGE privzeto omogoča, da:

  • evidentirate službene poti
  • vzpostavite povezavo s šifrantom partnerjev v vašem poslovno-informacijskem sistemu
  • odobrite službeno odsotnost v vlogi vodje zaposlenega
  • vnesete nastale stroške službene odsotnosti (na primer parkirnino, reprezentanco in ostale stroške)
  • priložite dodatne priloge, ki dokazujejo udeležbo na poslovnem potovanju
  • sodelavce seznanite z obračunom na poslovnem potovanju
  • imate seznam vseh službenih potovanj na enem mestu – za zaposlenega in njegovega vodjo

Nabor zmogljivosti lahko nadgradite z dodatnimi funkcionalnostmi:

  • samodejni vpis službenega potovanja v koledar zaposlenega
  • samodejni vpis službenega potovanja v poslovno-informacijski sistem za evidenco delovnega časa zaposlenih

Odobravanje odsotnosti z dela

S pomočjo procesne rešitve InDoc EDGE lahko enostavno evidentirate in potrjujete odsotnosti z dela. S tem pridobite celovit pregled nad načrtovanimi in preteklimi odsotnostmi zaposlenih ter se izognete zamudnemu iskanju informacij v razpršenih evidencah.

Z načrtovanimi odsotnostmi lahko preprosto seznanjate sodelavce odsotnega zaposlenega v organzacijski enoti ali projektni ekipi in posledično omogočite pravočasno prerazporeditev delovnih obveznosti. Vaše poslovanje bo zato bolj učinkovito.

S procesno rešitvijo InDoc EDGE že privzeto lahko:

  • preprosto evidentirate odsotnost sodelavca
  • odobrite službeno odsotnost kot vodja zaposlenega ali dodatni potrjevalec (na primer vodja projekta)
  • prejmete opomnik o načrtovani odsotnosti zaposlenega in z njo seznanite oddelek ali projektno ekipo
  • pregledujete vse odsotnosti zaposlenih in njihovih vodij na enem mestu

Navedene privzete zmogljivosti lahko dopolnite z dodatnimi funkcionalnostmi:

  • samodejni vpis odsotnosti zaposlenega v njegov koledar
  • avtomatski vklop samodejnih elektronskih sporočil v Microsoft Outlooku odsotnega sodelavca
  • samodejni vpis odsotnosti v vaš sistem za evidenco delovnega časa zaposlenih

Odrejanje in upravljanje nadurnega dela

Ali veste, koliko nadur opravljajo vaši sodelavci? Spremljate razloge za nadurno delo? Želite urediti delo prek delovnega časa?

S procesno rešitvijo InDoc EDGE dobite centralno in enotno evidenco vseh opravljenih nadurnih del v vašem podjetju. Zagotovite si lažji pregled ter zakonsko skladnost vodenja odrejanja nadurnega dela.

Procesna rešitev InDoc EDGE vam privzeto omogoča:

  • evidentiranje nadurnega dela kot zaposleni
  • odreditev nadurnega dela kot vodja
  • obveščanje sodelavca o odobrenem nadurnem delu
  • seznanitev oddelka za obračun nadurnega dela
  • pregled centralne evidence izvedenega nadurnega dela vseh zaposlenih

Obveščanje sodelavcev z okrožnicami

Obveščanje zaposlenih je zahtevna naloga v vsakem podjetju – pogosti so izgovori, da z informacijami niso bili seznanjeni. Večinoma gre verjetno za povsem banalne, hitro rešljive zadeve, včasih pa ima lahko taka nevednost tudi poslovne posledice. Zato je pomembno, da zagotovite čim boljšo obveščenost vaših sodelavcev.

Procesna rešitev InDoc EDGE omogoča, da zaposlene seznanite z vsemi ključnimi informacijami za učinkovito delo prek enotnega kanala za posredovanje informacij in ne več po e-pošti.

Procesna rešitev InDoc EDGE vam privzeto nudi:

  • preprosto ustvarjanje in evidentiranje okrožnic
  • pregled in potrjevanje s strani avtorjev okrožnic
  • možnost dodajanja mnenj ter pregledovanja okrožnic s strani drugih sodelujočih pri njihovi pripravi
  • pošiljanje okrožnic posameznim zaposlenim, eni ali več organizacijskim enotam ali pa vsem zaposlenim
  • pregled seznanjenosti prejemnikov z okrožnico (posamezni prejemniki morajo seznanjenost potrditi)
  • pregled odziva in komentarjev zaposlenih za vsako okrožnico
  • centralno evidenco in arhiv vseh poslanih okrožnic ter pripadajočih prilog

Vodenje sklepov

Če imate občasno težave s preglednostjo sklepov vodstva, vas vabimo k ogledu namenske procesne rešitve InDoc EDGE za vodenje sklepov. Z njo vam zagotavljamo podporo pripravi, evidentiranju, spremljanju in vodenju sklepov vodstva podjetja.

Priprava sklepov poteka na primerljiv način, kot ste ga verjetno vajeni danes z uporabo priljubljenih pisarniških orodij. V določeni meri pa samo pripravo olajša, saj vam omogoča, da v proces vključite vse sodelujoče, ki so odgovorni za pripravo, pregled in potrjevanje primernosti vsebine.

Privzete zmogljivosti procesne rešitve InDoc EDGE:

  • enotno mesto za skupno pripravo vsebine sklepov
  • skupno mesto za hrambo aktualnih predlog
  • možnost sodelovanja različnih zaposlenih pri pripravi sklepa, vključno s pregledom in potrjevanjem vsebine s strani pravne pisarne in drugih odgovornih organizacijskih enot
  • prilagodljiv postopek večnivojskega potrjevanja
  • seznanjanje prejemnikov z vsebino sklepa
  • pooblaščanje zaposlenih za pregled sklepov
  • enoten seznam veljavnih in neveljavnih sklepov

Dodatno lahko s procesno rešitvijo InDoc EDGE:

  • dodeljujete in spremljate naloge z naslova sklepov
  • določite enega ali več izvajalcev nalog
  • določite roke za izvedbo in potrditev naloge
  • uporabnika opomnite, če zamuja z izvedbo naloge
  • spremljate in nadzirate izvajanje nalog

Upravljanje internih aktov

Priprava in upravljanje internih aktov podjetja lahko v hitro spremenljivih razmerah na trgu in/ali zakonskih zahtevah postane naporna in ne najbolj učinkovita. Zato vam ponujamo procesno rešitev InDoc EDGE, namensko oblikovano za upravljanje internih aktov, s katero pridobite enotno mesto za sodelovanje, pripravo, pregled primernosti in potrjevanje njihove vsebine. Omogočamo pa vam nadzor nad celotnim življenjskim ciklom internih aktov – od priprave in nastanka, evidentiranja, spremljanja in vodenja do varne elektronske hrambe.

Priprava internih aktov poteka na primerljiv način, kot ste ga verjetno vajeni danes, v določeni meri pa vam jo tudi olajša, saj lahko v proces vključite vse sodelujoče, ki so odgovorni za pripravo, pregled in potrjevanje primernosti vsebine.

S procesno rešitvijo InDoc EDGE privzeto lahko:

  • uporabite skupno mesto za hrambo aktualnih predlog pravilnikov, navodil, obrazcev in drugih dokumentov
  • k pregledu in potrjevanju vsebine povabite pravno pisarno in druge odgovorne organizacijske enote
  • določite skrbnika, ki nadzoruje življenjski cikel akta (letni pregled ustreznosti, podaljšanje in zaključevanje veljavnosti, povezovanje z ostalim internimi akti in podobno)
  • zabeležite komentarje o letnem pregledu, morebitnih ugotovitvah nepravilnosti in ustreznih korekcijah
  • vzpostavite postopek večnivojskega potrjevanja internh aktov
  • seznanite sodelavce z objavo novega ali spremenjenega internega akta
  • zagotovite enotno mesto hrambe veljavnih internih aktov vašega podjetja
  • nastavite samodejno obveščanje skrbnika internega akta o bližajočem se letnem pregledu skladnosti vsebine in/ali skorajšnjem izteku veljavnosti internega akta
  • prestavite neveljavne interne akte v arhiv ter zagotovite dostop samo pooblaščenim osebam
  • preprečite uporabo starih, neveljavnih različic internih aktov s strani vaših sodelavcev

Poljubne procesne rešitve po vaši meri

Platforma InDoc EDGE združuje zmogljivosti sistemov upravljanja dokumentov (DMS), poslovnih procesov (BPM) in elektronske hrambe (RMS). S procesnimi rešitvami na tej platformi lahko odgovorite na ključne izzive poslovanja – od vsakodnevnih preprostih opravil, kot sta privzeto podprta distribucija pošte ali likvidacija vhodnih računov, do bolj zahtevnih, v katerih sodelujejo različni nosilci in praviloma vključujejo samodejno odločanje na podlagi poslovnih pravil.

Zmogljivosti platforme InDoc EDGE lahko izkoristite za razvoj svojih, novih in povsem poljubnih procesnih rešitev, v celoti prilagojenih vašim poslovnim potrebam. Nove procesne rešitve lahko prek API vmesnikov povežete z vašimi obstoječimi informacijskimi sistemi, lahko pa razvoj namenskih rešitev in integracij zaupate tudi nam.

Želite preizkusiti rešitve InDoc EDGE in izkoristiti priložnosti, ki jih prinaša digitalizacija?

Stopite v stik z nami