Zajem in pretvorba dokumentov

Zajem in pretvorba dokumentov

Zajem in pretvorba papirnih dokumentov v elektronsko obliko je prvi korak na poti do brezpapirnega poslovanja.

V Mikrocopovih storitvenih centrih izvajamo vse vrste obdelav dokumentov. Z zmogljivostjo obdelave preko 165 milijonov dokumentov letno in s številnimi referenčnimi uporabniki smo vodilni storitveni center v širši regiji.

Mikrocop je ponudnik certificiranih storitev zajema in hrambe Arhiviraj.si ter spremljevalnih storitev (e-ARS 2014/AS002). Poleg tega zagotavljamo visoko kakovost storitev kot tudi visok nivo varnosti dokumentov, ki jih naročnik preda v obdelavo v naše storitvene centre.

Visoko varnost zagotavljamo z natančno opredeljenimi postopki prevzema dokumentacije in sistemom revizijske sledi, ki naročnikom zagotavlja sledljivost nad dokumenti.

Zajem in pretvorba dokumentov

Skeniranje dokumentov

S pretvorbo papirnih dokumentov v elektronsko obliko omogočamo hiter dostop do informacij in podatkov, ki se nahajajo na dokumentih, s čimer povečujemo učinkovitost v poslovanju z dokumenti. Večjo varnost in pravno veljavnost elektronsko hranjenih dokumentov pa zagotavljamo z zapisom dokumentov v format za dolgoročno hrambo.

V naših storitvenih centrih zagotavljamo skeniranje dokumentov različnih formatov in količin, nudimo prilagodljiv nivo izvajanja storitev in kratke izvedbene roke.

Dokumentarno gradivo lahko naročniki predajo v obdelavo na dnevni, tedenski, mesečni ali letni ravni, skladno s svojimi poslovnimi potrebami.

Pretvorba elektronskih zapisov

V informacijskih sistemih organizacij dnevno nastaja množica podatkov in elektronskih zapisov (npr. izdane naročilnice, izdani računi, različni izpiski za stranke ipd.), ki jih je potrebno pretvoriti v različne formate bodisi zaradi poslovnih potreb ali zaradi zakonske skladnosti.

V naših storitvenih centrih izvajamo različne konverzije medijev in formatov zapisa. Razpolagamo s tehnološko opremo in znanjem za pretvorbo gradiva v format za dolgoročno hrambo kot tudi za pretvorbo podatkov iz različnih izpisnih list, baz podatkov ali drugih elektronskih zapisov, ki nastajajo v informacijskem sistemu posamezne organizacije.

Nekatere vrste pretvorb, ki jih izvajamo v naših storitvenih centrih so npr. TIFF → PDF/A in obratno, PDF → PDF/A, WORD, XLS → TIFF ali PDF/A, TXT → TIFF, spletne strani v PDF/A ali TIFF.

Mikrofilmanje

Kljub vse večjemu deležu elektronskih dokumentov, je mikrofilm še vedno primeren medij za dolgoročno arhiviranje, predvsem v primerih, kadar ni potrebe po pogostih vpogledih v dokumentacijo.

Mikrofilm ni podvržen tehnološkemu zastaranju, zato omogoča cenovno ugodno dolgoročno hrambo dokumentov.

V Mikrocopovih storitvenih centrih izvajamo mikrofilmanje poslovne dokumentacije.

Poleg klasičnega mikrofilmanja izvajamo tudi druge oblike pretvorb, kot npr. zajem dokumentov iz različnih mikrofilmskih medijev v elektronsko obliko in zapis elektronskih dokumentov in podatkov na mikrofilm.

Varnostno uničenje dokumentov

Po izvedeni obdelavi dokumentarnega gradiva v našem storitvenem centru (npr. skeniranju ali mikrofilmanju) in predaji obdelanih dokumentov naročniku poskrbimo tudi za varnostni razrez in uničenje dokumentarnega gradiva.

Uničenje izvajamo skladno s standardi in varnostno politiko ter izdelamo komisijski zapisnik s popisom uničenih dokumentov.