Fizična hramba

Fizična hramba

Urejen arhiv papirnih dokumentov, centralizirano upravljanje in varna hramba v primernih prostorih omogočajo bistveno znižanje stroškov, ki so povezani z dolgoročnim arhiviranjem dokumentov.

Številna podjetja in organizacije se soočajo s pomanjkanjem primernega prostora za hrambo dokumentov. Poleg tega pa tudi z dodatnimi težavami, ki so povezane s fizično hrambo dokumentov, kot so pomanjkanje kadrovskih virov za upravljanje arhiva, neurejenost dokumentacije in pomanjkljive evidence o gradivu in rokih hrambe ter otežen dostop do dokumentov.

Varna hramba dokumentov v arhivskem centru Mikrocop

V naših arhivskih centrih poskrbimo za varno hrambo in upravljanje dokumentov v vseh pojavnih oblikah:

  • papirno gradivo (registratorji, škatle, palete)
  • gradivo na mikrofilmu ali mikrofischu

Pomagamo vam vzpostaviti učinkovit nadzor nad upravljanjem in hrambo papirnih dokumentov in drugih arhivskih medijev. Vaše dokumente uredimo in prevzamemo v hrambo v naš arhivski center, kjer izvajamo centralizirano upravljanje in varno dolgoročno hrambo. Tako vam pomagamo zmanjšati tveganja pred izgubo dokumentov ter nepooblaščenim dostopom do poslovnih dokumentov. Ob tem boste dosegli tudi znižanje stroškov, povezanih z upravljanjem in hrambo dokumentarnega gradiva.

Varno uničenje dokumentov in medijev

Po preteku zakonsko določenih rokov hrambe poskrbimo za varno uničenje papirnih dokumentov in arhivskih medijev (mikrofim, mikrofisch). Uničenje gradiva, ki mu je potekel rok hrambe, izvedemo na podlagi potrjenega naloga za uničenje, ki ga potrdi naročnik. S tem poskrbimo, da se v arhivu nahaja le veljavna dokumentacija ter da se stroški hrambe zaradi prirasta dokumentov bistveno ne povečujejo.

Svetovanje in popis gradiva

V primeru, ko naročnik ne razpolaga z ustrezno evidenco o gradivu, ki ga želi predati v hrambo in upravljanje, izvedemo tudi popis gradiva. S tem pridobimo vse potrebne informacije o vrstah in količini gradiva, ki se nahaja v arhivu. Pridobljene informacije predstavljajo podlago za odločanje o optimalnem načinu arhiviranja različnih vrst gradiv. Poleg tega svetujemo pri pripravi interni aktov kot so klasifikacijski načrt, pravilnik o arhiviranju ter navodila za izvajanje procesov arhiviranja.

Kaj pridobite s predajo papirnega arhiva v arhivski center Mikrocop?

  • Vzpostavite nadzor nad dokumenti in poskrbite za zakonsko skladno hrambo. Ob tem vam je gradivo vedno hitro na voljo, ko ga potrebujete.
  • Sprostite obstoječe pisarniške prostore in  zagotovite zadostne kapacitete za prirast gradiva v bodoče.
  • Poskrbite za materialno varnost dokumentarnega gradiva, saj se dokumenti hranijo v ustreznih prostorih in pogojih, uporaba gradiva pa je nadzorovana in dokumentirana.
  • Skrbništvo nad gradivom predate usposobljenim in izkušenim strokovnim sodelavcem, ki poskrbijo za izločanje dokumentarnega gradiva s pretečenimi roki hrambe.

Želite več informacij o storitvah arhiviranja dokumentov?

Pišite nam na info-si@mikrocop.com ali nas pokličite na (01) 587 42 80.

Svoje vprašanje nam lahko posredujete tudi preko spodnjega obrazca.

 

Polja označena z * so obvezna.