Gospodarstvo

Gospodarstvo

Brezpapirno poslovanje gospodarskim družbam zagotavlja boljšo organizacijo dela, nižje stroške in večjo varnost poslovanja.

Za vsa podjetja predstavlja zniževanje stroškov velik izziv. Največje «notranje rezerve« se pogosto skrivajo v učinkovitejši organizaciji dela in optimalnejšemu izvajanju poslovnih procesov.

Vse večje količine papirja, ki se dnevno pojavljajo na vhodu v podjetje, so povezane z visokimi stroški obvladovanja in hrambe dokumentov.

Poleg tega dokumente ustvarjamo tudi znotraj organizacije in na dislociranih enotah, si jih med seboj izmenjujemo in na koncu distribuiramo strankam in drugim deležnikom v poslovnih procesih, pretežno še vedno v papirni obliki.

Potreba po prenovi izhaja iz neučinkovite in drage izmenjave dokumentov in zahteve po enotni obravnavi vhodnih in izhodnih dokumentov, ne glede na njihovo pojavno obliko (papir, e-dokument).

Z vzpostavitvijo zajemnih mest v sprejemni pisarni ali vložišču papir ustavimo takoj ob vstopu v organizacijo. Papirne dokumente pretvorimo v elektronsko obliko in izvedemo avtomatiziran zajem podatkov z dokumentov.

Zagotovimo tudi zajem vseh dokumentov, ki v organizacijo vstopajo v elektronski obliki preko različnih kanalov (e-portali, e-banka, e-pošta).

Vsi dokumenti nato skozi poslovne procese potujejo avtomatizirano ter se ob zaključku z vsemi informacijami o poteku procesa shranijo v sistemu za dolgoročno elektronsko hrambo.

Učinke nove organizacije dela še povečamo, če rešitve za podporo brezpapirnemu poslovanju povežemo z obstoječimi informacijskimi sistemi.

S tem se pospeši distribucija dokumentov, ki omogoča učinkovitejše izvajanje poslovnih procesov. Dokumenti do naslovnikov pridejo hitreje, fotokopiranje ni več potrebno, manj je tudi izgubljenih in založenih dokumentov.

Zagotovljena je tudi revizijska sled, iz katere je razvidno, pri kom je posamezni dokument ter kdo ima do njega dostop, kar pripomore k večji varnosti poslovanja.

Primeri iz prakse

Brezpapirno upravljanje prejetih računov
Poslovna skupina Avtotehna je s prenovo upravljanja prejetih računov povečala učinkovitost organizacije dela ter poenotila in standardizirala izvajanje procesa na ravni skupine.

Mikrocop z novo storitvijo Arhiviraj.si e-račun
Izdajatelji in prejemniki, ki si elektronske račune izmenjujejo prek elektronskih bančnih poti, lahko le v nekaj korakih poskrbijo tudi za njihovo varno in zakonsko skladno hrambo v sistemu Arhiviraj.si.

Gospodarstvo