eVložišče

eVložišče

Vložišča in sprejemne pisarne so papirno najbolj intenzivni oddelki v podjetjih. Gre za osrednjo lokacijo, kjer se izmenjujejo informacije znotraj podjetja, z drugimi podjetji in s strankami.

Količina dohodne pošte se nenehno povečuje, vstopne točke pa so centralna vložišča ali sprejemne pisarne, dislocirane enote in tudi različni oddelki v podjetju. Za tekoče izvajanje poslovnih procesov podjetja potrebujejo takojšnje in točne informacije. Ob vse večjem obsegu dokumentov je težko zagotoviti da je vsa prispela pošta takoj in brez napak posredovana pravim naslovnikom znotraj podjetja.

Rešitev eVložišče omogoča informatizacijo procesa upravljanja prejetih dokumentov v vložišču, s čimer proces izvajamo ceneje in hitreje. Če se prejeti dokumenti pretvorijo v e-obliko takoj ob vstopu v organizacijo, je nadaljnja distribucija in obravnava dokumentov bistveno hitrejša, zagotovljena sta sledljivost in pregled nad dokumenti. Predvsem pa se bistveno zmanjšajo stroški vnosa podatkov v informacijski sistem. Z zmanjšanjem rutinskih opravil na najmanjšo možno mero, se zaposleni lahko osredotočijo na reševanje nalog, bistvenih za poslovanje podjetja.

  • Hitrejša distribucija dokumentov znotraj organizacije, ki omogoča učinkovitejše izvajanje poslovnih procesov.
  • Nižji materialni stroški, fotokopiranje dokumentov ni več potrebno, manj je izgubljenih ali založenih dokumentov.
  • Zagotovljena je revizijska sled dokumentov, iz katere je razvidno pri kom se posamezni dokument nahaja ter kdo ima do njega dostop. Slednje pomembno prispeva k večji varnosti poslovanja.
  • Večje zadovoljstvo uporabnikov, saj imajo nad procesi, v katerih sodelujejo, celovit pregled.

S spremembo procesov v vložišču in rešitvami eVložišče smo mnogim organizacijam že pomagali izboljšati učinkovitost celotnega poslovanja.

Osrednje naloge eVložišča so zajem dokumentov v elektronsko obliko na vstopni točki podjetja, avtomatiziran zajem podatkov z dokumentov in hitra distribucija dokumentov pravim naslovnikom.

Vse vhodne dokumente, ki so ključni za poslovanje, digitaliziramo ob vstopu v podjetje. Pri tem zagotovimo tudi zajem dokumentov, ki pridejo po faksu, e-pošti, prek različnih portalov za e-poslovanje ali prek sistemov elektronske izmenjave dokumentov.

V naslednjem koraku izvedemo zajem podatkov z dokumentov, dokumente nato klasificiramo in jih avtomatizirano posredujemo ustreznim naslovnikom znotraj organizacije.

Z rešitvijo eVložišče so vsi prejeti dokumenti na voljo takoj in v elektronski obliki, na koncu procesa pa se varno shranijo v sistemu Arhiviraj.si.

Rešitev je mogoče enostavno povezati tudi z obstoječimi informacijskimi sistemi, ki so že v podjetju.

Primeri iz prakse

ZBS posluje brezpapirno
V Združenju bank Slovenije so svoje poslovanje podprli z rešitvami za brezpapirno poslovanje. S tem so pospešili izvajanje procesov, povečali učinkovitost in varnost poslovanja.