eRačuni

eRačuni

Brezpapirni proces nabave in likvidacije prejetih računov.

Vsi prejeti računi, ki prispejo v podjetje, praviloma potujejo skozi več faz od prejema, potrjevanja, knjiženja in plačila do arhiviranja. Večinoma ta proces še vedno poteka na klasičen, »papirni« način.

Prejeti računi se fizično prenašajo med zaposlenimi ali oddelki, podatki z dokumentov se ročno vpisujejo v različne evidence, dokumenti pa se hranijo v papirju. Pri tem ogromno časa porabimo za upravljanje, distribucijo in izmenjavo dokumentov, za iskanje povezanih dokumentov kot so zahtevki za nabavo, naročilnice in pogodbe ter za samo organizacijo in arhiviranje dokumentov. Ob tem nastaja nepregledno število kopij, nad dokumenti je nemogoče vzpostaviti ustrezen nadzor, kar povzroča še dodatne zastoje v procesu.

Takšna obravnava je težavna, zamudna in draga, nad dokumenti nimamo nadzora, pogosto se dokumenti na poti založijo ali celo trajno izgubijo. V praksi to pomeni, da za likvidacijo računov v papirni obliki potrebujemo tudi več kot teden dni.

S sistemom Brezpapirja.si pa je upravljanje procesa nabave in likvidacije prejetih računov enostavno, hitro in učinkovito.

Brezpapirno upravljanje prejetih računov zagotavlja hitro, nadzorovano in cenejše upravljanje procesa. Pozitivni učinki so hitro opazni, večje pa je tudi zadovoljstvo uporabnikov.

  • Vzpostavimo nadzor in sledljivost, saj v vsakem trenutku vemo, pri kom se dokument nahaja.
  • Izboljšamo učinkovitost in zagotovimo dostopnost dokumentov vsem, ki jih potrebujejo. Za iskanje, distribucijo in arhiviranje dokumentov tako porabimo manj časa.
  • Zmanjšamo število napak v procesu. Račun z manjkajočo davčno številko odkrijemo že na začetku procesa in ne šele v fazi knjiženja.
  • Znižamo stroške arhiviranja, saj se dokumenti hranijo v zakonsko skladnem elektronskem arhivu.

V prvem koraku lahko že sam postopek nabave vodimo elektronsko. V sistemu Brezpapirja.si kreiramo zahtevek za nabavo, in ko je ta potrjen s strani odgovornih oseb, izdelamo še naročilnico, ki jo lahko kar iz sistema posredujemo dobavitelju. Račun za blago ali storitve lahko prejmemo tudi na podlagi sklenjene pogodbe, le-te pa lahko prav tako upravljamo brezpapirno, z rešitvijo ePogodbe.

eRačuni

Ko za naročene izdelke ali storitve prejmemo račun, ga pretvorimo v elektronsko obliko takoj ob vstopu v podjetje. Ob tem z dokumentov zajamemo tudi podatke za potrebe vseh evidenc (kot so knjiga prejete pošte, knjiga prejetih računov, ERP-sistem…). Prejete račune seveda lahko prejmemo tudi v drugih pojavnih oblikah, kot so e-SLOG računi ali pdf datoteke preko e-pošte. Prednost rešitve eRačuni je v tem, da lahko brezpapirno upravljamo vse račune, ne glede na to, v kakšni obliki vstopijo v podjetje. Ti nato skupaj z digitaliziranimi računi vstopajo v isti proces likvidacije prejetih računov.

Vsak prejeti račun nato le z nekaj kliki povežemo z ustreznim zahtevkom in naročilnico, nato pa avtomatizirano potuje do ustreznih naslovnikov (enega ali več) v potrditev, skladno z internimi pravili.

 

 

eRacuni_2

Če se dokument dostavi napačnemu naslovniku, ga ta lahko preusmeri le »s klikom miške«.

Dokler obdelava posameznega dokumenta ni končana, je ta v sistemu Brezpapirja.si dostopen med »odprtimi opravili«.

Vsi uporabniki, ki sodelujejo v procesu, imajo nad dokumentom popoln pregled, prav tako pa v vsakem trenutku vemo pri kom se dokument nahaja.

Ko dokument konča svojo pot skozi poslovni proces, se avtomatizirano posreduje v sistem za elektronsko hrambo Arhiviraj.si.

Primeri iz prakse

Brezpapirno upravljanje prejetih računov
Poslovna skupina Avtotehna je s prenovo upravljanja prejetih računov povečala učinkovitost organizacije dela ter poenotila in standardizirala izvajanje procesa na ravni skupine.

Mikrocop z novo storitvijo Arhiviraj.si e-račun
Izdajatelji in prejemniki, ki si elektronske račune izmenjujejo prek elektronskih bančnih poti, lahko le v nekaj korakih poskrbijo tudi za njihovo varno in zakonsko skladno hrambo v sistemu Arhiviraj.si.