Zakaj so v Kopru zdravniški recepti leteli po zraku

Varno uničenje dokumentov je izjemno pomemben zadnji korak učinkovitega upravljanja z dokumenti, a žal tudi najpogosteje pozabljen. Organizacije se sicer vedno bolje zavedajo, da je treba zagotoviti varnost in obstojnost dokumentov ves čas hrambe, temu, kaj se bo z dokumenti zgodilo po zaključku hrambe pa ne namenijo dovolj pozornosti.

Varnost podatkov mora biti na prvem mestu tudi med postopkom uničenja, saj smo lastniki dokumentacije dolžni onemogočiti vsakršni nepooblaščen dostop do gradiva, ki vsebuje osebne ali druge zaupne podatke. Tematika je še toliko bolj aktualna, saj prihaja Splošna uredba o varstvu podatkov (angl. General Data Protection Regulation – GDPR), ki poleg vsebinskih novosti prinaša tudi izjemno visoke kazni v primeru kršitev varstva osebnih podatkov.

Če podatkov ne varujemo ustrezno, se nam poleg tega, da nas doleti kazen, kaj hitro lahko zgodi tudi, da postanemo žrtev goljufije, industrijskega vohunjenja, izsiljevanja in posledično izgube ugleda.

Na dokumente po preteku roka hrambe preprosto pozabimo

Dokumenti po preteku roka hrambe pogosto ostanejo pozabljeni v arhivu, čeprav jih, dlje kot je zakonsko določen rok hrambe, ne smemo hraniti. Na uničenje se spomnimo šele takrat, ko v arhivu začne primanjkovati prostora. Takrat poiščemo najlažjo in najcenejšo možnost in papir predamo kateremu izmed predelovalcev papirja. Ne sprašujemo se o tem, kam ga bodo odpeljali, kdaj ga bodo uničili, ali ga bodo sploh razrezali ali samo stisnili in, kako veliki bodo lističi v primeru razreza.

Vendar bi se morali. Kaj hitro se namreč lahko zgodi, da se dokumentacija, ki med vožnjo ni bila ustrezno zavarovana, raztrosi po cesti, ali da se dokumentacija, ki je bila samo stisnjena in ne razrezana, razpne in poleti po zraku. Teh zgodb ni malo, čeprav jih večina nikoli ne pride v javnost.

Kdaj je uničenje dokumentov varno?

Varno uničenje izvedite neposredno po preteku zakonsko določenega roka hrambe. Če dokumente, ki vsebujejo osebne podatke, hranite preko roka, celo kršite zakon o varstvu osebnih podatkov. Dokumenti naj bodo na poti v uničenje varno transportirani, da tudi v primeru nesreče ostanejo varno shranjeni.

Način uničenja izberite glede na vrsto dokumentacije in občutljivost podatkov, ki jih vsebuje. Stiskanje dokumentacije v bale ne predstavlja varnega uničenja. Stisnjeni dokumenti so v primeru, da odstranimo trakove, ki dokumentacijo držijo v balah, še vedno popolnoma čitljivi, zato se vedno odločite za razrez.

Izberite primerno raven razreza v skladu z mednarodno veljavnim standardom DIN 66399 (ki je nadomestil standard DIN 32757). Standard določa sedem ravni razreza, pri katerih je raven 7 namenjena strogo zaupnim varnostnim podatkom, raven 1 pa splošni dokumentaciji. Za dokumente z občutljivimi in zaupnimi podatki izberite raven 3, ki predvideva razrez papirja na 3.2 cm² velike koščke.

Pri uničenju bodite osebno prisotni ali pa nekoga pooblastite, da prisostvuje v vašem imenu. Le tako boste zagotovo vedeli, da je bila dokumentacija zares uničena v skladu z dogovorom. Po izvedenem uničenju morate prejeti zapisnik in potrdilo o uničenju.

Ne zaupajte uničenja komurkoli

Pri izbiri izvajalca uničenja bodite pozorni na raven izvajanja storitve. Pozanimajte se o načinu prevoza, o ravni uničenja in tudi o standardih, h katerim je izvajalec zavezan.

Kot lastnik dokumentacije ste namreč odgovorni za varovanje podatkov in vaša dolžnost je, da zagotovite varnost vse od nastanka dokumentov, do njihovega uničenja. Le tako se boste lahko zaščitili pred razkrivanjem osebnih podatkov in poslovnih skrivnosti, pred izgubo poslovnega ugleda ter tudi pred visokimi kaznimi, ki jih uvaja nova Splošna uredba o varstvu podatkov.

 


Avtor nasveta: Tjaša Krisper Kutin

Tjaša Krisper Kutin je produktni vodja za storitve zajema dokumentov in fizične hrambe v družbi Mikrocop. Njeno delo je usmerjeno v strateški razvoj storitev za učinkovito upravljanje z dokumenti v vseh fazah njihovega življenjskega cikla, od zajema do hrambe in naposled varnega uničenja.

Nasveti za učinkovito upravljanje dokumentov »