InDoc RMS

InDoc RMS

InDoc RMS je programska oprema, ki omogoča dolgoročno in zakonsko skladno elektronsko hrambo dokumentov.

Programska oprema InDoc RMS je v celoti plod Mikrocopovega razvoja, ki temelji na dolgoletnih izkušnjah in znanju domačih strokovnjakov. Odlikuje jo zaokrožen sklop funkcionalnosti, ki zagotavljajo varno hrambo različnih vrst elektronskih dokumentov in njihovo učinkovito upravljanje, dokler ne potečejo roki hrambe.

Programska oprema InDoc RMS je certificirana pri Arhivu RS. Pri njenem razvoju smo sledili določilom mednarodno uveljavljenega modela zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov MoReq (MoReq: Model requirements for the management of electronic records) ter še posebej določilom veljavne arhivske zakonodaje (ZVDAGA, UVDAGA, ETZ).

Področje uporabe sistema InDoc RMS je zelo široko, saj je InDoc RMS skalabilna in modularno zasnovana programska rešitev, ki se prilagaja potrebam posamezne organizacije.

Omogoča hrambo izjemno velikih količin dokumentov, vendar pa je s prilagodljivim licenčnim modelom dostopna tudi majhnim in srednje velikim organizacijam.

InDoc RMS je certificirana programska oprema, zato je primerna za uporabo v organizacijah javne uprave, ki, skladno z ZVDAGA, hrambo dokumentarnega gradiva lahko izvajajo le s certificirano strojno in programsko opremo.

Funkcionalnosti sistema InDoc RMS omogočajo vzpostavitev celovitega sistem za dolgoročno arhiviranje elektronskih dokumentov.

  • Različne možnosti avtentikacije uporabnikov (uporabniško ime in geslo, digitalni certifikat, AD prijava).
  • Različne možnosti dostopa do dokumentov (spletni uporabniški vmesnik, namizna aplikacija, integracijski vmesnik).
  • Podpora masovnemu uvozu dokumentov in možnost dodajanja posamičnih dokumentov.
  • Napredno upravljanje in organizacija dokumentov (klasifikacijski načrt, zadeve, dokumenti).
  • Hramba različnih tipov in formatov dokumentov (PDF/A, TIFF, XML, video in avdio vsebine ter drugi poljubni formati).
  • Vodenje revizijske sledi o uporabi sistema in aktivnostih nad posameznimi dokumenti.
  • Široke možnosti integracije z različnimi informacijskimi sistemi preko spletnih integracijskih vmesnikov (SAP, MS Navision, MS SharePoint ter vrsta drugih sistemov in poslovnih aplikacij).
  • Napredna administracija sistema in uporabnikov.

Prednosti sistema InDoc so številne.

Sistem InDoc RMS omogoča hrambo različnih elektronskih dokumentov in zapisov, ki so vedno na voljo vsem pooblaščenim uporabnikom. Z uporabo sistema dosežemo ogromne prihranke časa pri urejanju, arhiviranju in iskanju dokumentov ter povečamo učinkovitost.

Z uporabo sistema InDoc RMS močno zmanjšamo tudi stroške prostora za hrambo. Pisarniške prostore, v katerih smo prej hranili dokumentarno gradivo, lahko uporabimo za izvajanje poslovne dejavnosti, prav tako pa ni več potrebno zagotavljati lastnih ali najetih arhivskih skladišč.

Uporaba sistema InDoc RMS tudi pomembno poveča varnost poslovanja in zmanjša tveganje nepooblaščenega dostopa do dokumentov in poslovnih podatkov. Z beleženjem revizijskih sledi nad uporabo sistema in vsebin zagotavljamo učinkovit nadzor.