Kako pa vi ravnate z osebnimi podatki?

Nova uredba GDPR prinaša izzive tudi na področju upravljanja dokumentov in procesov.

Digitalizacija poslovanja je močno spremenila način uporabe različnih storitev. Pred leti smo za vsak opravek, naročilo storitve, nakup izdelka ali reklamacijo morali obiskati fizično poslovalnico. Danes lahko večino storitev in blaga enostavno naročimo preko spleta, večji del opravkov lahko uredimo tudi preko telefona ali e-pošte. V prihodnosti bo interakcija s kupci še širša – potekala bo preko več različnih kanalov hkrati. To pomeni, da lahko naročilo opravim preko spleta, izdelek pa vrnem v fizično poslovalnico, če z njim nisem zadovoljen. Gre za t. i. večkanalni pristop k poslovanju – ta v središče postavlja kupca in mu daje na voljo več komunikacijskih kanalov, preko katerih vstopa v stik s ponudnikom storitve ali izdelka. Takšen pristop je osnova digitalne preobrazbe, hkrati pa vsaki organizaciji predstavlja velik izziv, saj mora ta vse kanale povezati in zagotoviti, da so vsi podatki, dokumenti in procesi, ki nastajajo v takšnih interakcijah med seboj povezani, vse informacije pa dostopne na enem mestu.

Pri digitalizaciji lastnega poslovanja ne smemo pozabiti na digitalizacijo internih procesov in tistega dela, ki se nanaša na poslovanje z dokumenti. A se to v praksi rado zgodi. Delo z dokumenti in podatki je vse pomembnejše, saj zakonodaja podjetjem nalaga vse več obvez, ne samo v zvezi z arhiviranjem dokumentov, ampak tudi na področju varovanja podatkov.

Dokumenti in podatki pod eno streho

V podjetju Mikrocop smo razvili rešitev, ki dokumente, podatke in procese postavi na pravo mesto, skladno z veljavno arhivsko zakonodajo kot tudi z uredbo GDPR ter veljavno zakonodajo na področju varstva podatkov. Sistem InDoc EDGE podjetjem olajša marsikateri izziv, saj rešitev omogoča upravljanje elektronskih dokumentov v njihovem celotnem življenjskem ciklu. Združuje namreč sistem upravljanja dokumentov, sistem upravljanja procesov in sistem elektronske hrambe in tako zadosti vsem potrebam modernega poslovanja.

Sistem InDoc EDGE zagotavlja enotno delovno okolje in omogoča učinkovito sodelovanje med zaposlenimi, ne glede na to, na kateri lokaciji se nahajajo. Uporabniki do dokumentov dostopajo preko spleta, lahko pa tudi preko mobilnih naprav. Prava oseba ima tako vedno pravo informacijo ob natanko pravem času. Podprti so različni vhodi ali vnosi dokumentov v sistem ter vodenje le-teh skozi nadzorovane poslovne procese. Pooblaščenim uporabnikom so vsi dokumenti na voljo na enem mestu, omogočene so različne možnosti uporabniku prijaznega iskanja, dostop do dokumentov pa je preprost in hiter, saj so le-ti organizirani v pregledno urejene mape. Skupinsko delo na dokumentih je preprosto – sistem odlikuje intuitiven uporabniški vmesnik, vsi člani ekipe pa so o vseh spremembah na skupnih dokumentih takoj obveščeni.

Novo razvita rešitev zagotavlja zbir vseh informacij na enem mestu in centralno hrambo dokumentov. Z InDoc EDGE poslujete brezskrbno, saj zagotavlja zakonsko skladnost in najvišjo raven varnosti vaših informacij, nenazadnje je rešitev certificirana pri Arhivu Republike Slovenije. Področje varovanja podatkov je tesno povezano z upravljanjem in arhiviranjem dokumentov, saj se velik del (osebnih) podatkov nahaja tudi v dokumentih in spremljajočih bazah podatkov. Nova uredba GDPR zato prinaša dodatno delo tudi upravljavcem dokumentarnega gradiva.

Nad GDPR s sodobnimi informacijskimi rešitvami

Med ključnimi zahtevami, ki jih prinaša nova splošna uredba, so zahteve v povezavi z namenom obdelave osebnih podatkov ter roki hrambe, arhiviranja ali izbrisa osebnih podatkov. Osebni podatki se bodo po novem lahko uporabljali izključno samo za namen, za(radi) katerega so bili dani – to bo treba v primeru inšpekcijskega nadzora tudi dokazovati. Z uporabo enotnega osrednjega arhivskega sistema si podjetje tovrstno dokazovanje lahko precej olajša. Ker je sistem dostopen samo pooblaščenim uporabnikom, ki se z uporabniškim imenom in geslom ali certifikatom identificirajo ob vstopu v sistem, sistemski skrbnik vedno ve, kdo, kdaj in kje je dostopal do podatkov v dokumentih. Vsi dostopi so zabeleženi v revizijski sledi, ki se skupaj z dokumenti hrani v sistemu, dokler jim ne potečejo roki hrambe.

Ob poteku zakonsko določnih rokov hrambe sistem skrbnika oziroma »lastnika« dokumenta opozori in pripravi seznam dokumentov, ki jih je treba uničiti. Pooblaščeni uporabnik takšen seznam pregleda in potrdi, dokumenti in (osebni) podatki pa se nato uničijo. S tem zadostimo zahtevi uredbe, da se osebni podatki hranijo le toliko časa, kot je treba, in ne obremenjujejo IT-okolja podjetja.

 


Avtor nasveta: Klemen Novak 

Klemen Novak je produktni vodja za IT-rešitve v družbi Mikrocop. Njegovo delo je usmerjeno v razvoj rešitev za brezpapirno poslovanje in elektronsko hrambo dokumentov, kjer ima več kot 10 letne izkušnje. Je avtor več strokovnih člankov in predavanj na temo informacijskih tehnologij za podporo brezpapirnemu poslovanju in sodobnim načinom hrambe dokumentov.

 

Nasveti za učinkovito upravljanje dokumentov »