Digitalna preobrazba se začne z digitalizacijo vložišča

Delo z dokumenti v papirni obliki podjetjem povzroča visoke stroške, kljub temu pa se le manjši delež organizacij v svojih načrtih o brezpapirnem poslovanju odloča za digitalno vložišče. Spregled? Mogoče, saj je prav digitalizacija vložišča najprimernejši prvi korak na poti v brezpapirno poslovanje, saj papir ustavi že takoj na vhodu v organizacijo. Pri digitalizaciji vložišča gre za proces, pri katerem prejeto pošto – naj bo papirna ali elektronska, strukturirana ali nestrukturirana, naslovljena na točno določeno osebo ali zgolj na podjetje – optično zajamemo, ustrezno klasificiramo in v digitalni obliki dostavimo ustreznemu naslovniku.

Tjaša Krisper Kutin, produktna vodja za področje storitev v podjetju Mikrocop. (foto: Jernej Rihar)»Brezpapirno poslovanje je eden temeljev digitalne preobrazbe poslovanja organizacij. Nedvomno se začne v vložiščih in sprejemnih pisarnah, ki so papirno najbolj obremenjeni oddelki v organizacijah. Predstavljajo namreč začetno točko, na kateri dokumentacija vstopi v poslovne procese.

Digitalizacija vložišča vsekakor ni enostaven projekt, je pa nujna za vse, ki želijo pohitriti in poenostaviti svoje poslovanje ter pričeti poslovati brezpapirno,« meni Tjaša Krisper Kutin, produktna vodja v podjetju Mikrocop.

Podjetja so obsedena s stroški – papir je strošek

Delo s papirjem povzroča visoke stroške, saj podaljšuje izvajanje poslovnih procesov, ne omogoča sledljivosti pri delu z dokumenti in je relativno neučinkovito. Vse vhodne dokumente, ki so ključni za poslovanje, je smiselno digitalizirati takoj ob vstopu v podjetje. Z digitalizacijo vložišča organizacije racionalizirajo stroške upravljanja prejete dokumentacije, znižajo tveganja in pohitrijo poslovne procese. Ročna obravnava pošte namreč predstavlja enega izmed najšibkejših členov v verigi dodane vrednosti podjetij, saj povzroča zamude, dviguje stroške dela s papirjem in otežuje hitro ter učinkovito komunikacijo – tako znotraj podjetja kot tudi navzven. Če se prejeti dokumenti pretvorijo v digitalno obliko takoj ob vstopu v organizacijo, sta nadaljnja distribucija in obravnava dokumentov bistveno hitrejši. Poslovni procesi se prožijo avtomatsko, zahvaljujoč revizijski sledi pa sta zagotovljena tudi sledljivost in pregled nad dokumenti. Znižajo se materialni stroški, fotokopiranje dokumentov ni več potrebno, podjetje se izogne težavam in zadregam, ki izvirajo iz založenih in izgubljenih dokumentov. Posledično se poveča tudi zadovoljstvo zaposlenih v organizaciji, saj imajo nad procesi, v katerih sodelujejo, celovit pregled. Z zmanjšanjem rutinskih opravil na najmanjšo možno mero se lahko osredotočijo na reševanje nalog, ki so bistvene za poslovanje podjetja.

Digitalizacije vložišča se velja lotiti celovito

Digitalizacija vložišča mora zajeti celoten proces obdelave vhodne in izhodne pošte v organizaciji. V praksi to obsega sprejem papirne pošte in primarno razvrščanje, sprejem oziroma uvoz pošte v e-obliki, digitalizacijo (skeniranje), zajem podatkov in njihovo klasifikacijo, dodelitev v delo ali sprožitev poslovnega procesa, arhiviranje ter evidenco izhodne pošte. V praksi se organizacije digitalizacije vložišč lotevajo na enega izmed dveh načinov. Nekatere organizacije interno izvajajo prevzem in digitalizacijo prejete pošte, medtem ko se dodeljevanje pošte v delo, morebitno proženje poslovnih procesov in arhiviranje izvaja v programskih rešitvah v oblaku ali lokalno na lokaciji organizacije. Model je primeren za manjša podjetja in organizacije, ki prejmejo do sto pošiljk dnevno. Večja poslovna okolja pa naj razmislijo o možnosti, da njihovo vložišče v celoti prevzame zunanji ponudnik. Gre za cenovno najučinkovitejšo rešitev, primerno predvsem za organizacije, ki prejemajo vsaj sto pošiljk dnevno, med katerimi je veliko število različnih tipov dokumentov ali večja količina istovrstnih dokumentov, ki so še posebej primerni za strojni zajem podatkov.

S tehnologijo nad papir in neučinkovitost

Za doseganje vseh prednosti, ki jih digitalizirano vložišče ponuja, je ključna uporaba primerne strojne in programske opreme, ki inteligentno zajema pošiljke, jih avtomatsko opremi s številnimi metapodatki ter se ob svojem delu strojno uči in tako nenehno izboljšuje. Proces je treba zastaviti premišljeno in se izogniti pastem napačne in tudi preveč podrobne klasifikacije. Ravno tako ne smemo pozabiti na informacijsko varnost in skladnost, saj pošta pogosto vsebuje izjemno občutljive osebne in poslovne podatke. Tovrstnim izzivom se organizacije lahko povsem izognejo, v kolikor svoje vložišče v celoti predajo v upravljanje zunanjemu ponudniku. V tem primeru organizacija ne potrebuje ne zaposlenih ne prostorov ne programske in strojne opreme za obdelavo dokumentacije. Čas obdelave posameznega dokumenta je bistveno krajši, saj vsa dela izvajajo specializirani strokovnjaki.

»Kljub vsemu pa naj bodo organizacije pozorne tudi pri izbiri zunanjega ponudnika. Zagotovo sta dobro merilo zaupanja in strokovnosti utrjena pozicija na trgu in številne reference ter dokazljive izkušnje z digitalizacijo vložišč. Dodatno varnost pa zagotovijo rešitve ponudnika, ki so certificirane in omogočajo tudi zakonsko skladnost digitaliziranih dokumentov,« pojasnjuje Krisper Kutinova.

Prispevek je bil objavljen tudi v prilogi Svet IKT, v časopisu Delo, 10. 04. 2017. 

O uporabi dokumentih rešitev in varni elektronski hrambi pa smo podrobneje že pisali v prispevku Prehodno obdobje do brezpapirnega poslovanja je lahko težavno.

 

 

Nasveti za učinkovito upravljanje dokumentov »