Nasveti za učinkovito upravljanje dokumentov

Kako pa vi ravnate z osebnimi podatki?

Nova uredba GDPR prinaša izzive tudi na področju upravljanja dokumentov in procesov.

Digitalizacija poslovanja je močno spremenila način uporabe različnih storitev. Pred leti smo za vsak opravek, naročilo storitve, nakup izdelka ali reklamacijo morali obiskati fizično poslovalnico. Danes lahko večino storitev in blaga enostavno naročimo preko spleta, večji del opravkov lahko uredimo tudi preko telefona ali e-pošte. V prihodnosti bo interakcija s kupci še širša – potekala bo preko več različnih kanalov hkrati. To pomeni, da lahko naročilo opravim preko spleta, izdelek pa vrnem v fizično poslovalnico, če z njim nisem zadovoljen. Gre za t. i. večkanalni pristop k poslovanju – ta v središče postavlja kupca in mu daje na voljo več komunikacijskih kanalov, preko katerih vstopa v stik s ponudnikom storitve ali izdelka. Takšen pristop je osnova digitalne preobrazbe, hkrati pa vsaki organizaciji predstavlja velik izziv, saj mora ta vse kanale povezati in zagotoviti, da so vsi podatki, dokumenti in procesi, ki nastajajo v takšnih interakcijah med seboj povezani, vse informacije pa dostopne na enem mestu.

Več »

5 korakov, ki jih morate upravljavci dokumentacije narediti že letos

Nova splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR) od upravljavcev zahteva vgrajeno in privzeto varstvo osebnih podatkov, zagotovitev preglednih in enostavno dostopnih informacij o obdelavi podatkov, vpeljavo evidenc obdelav in izvajanje predhodnih ocen učinka. Velik del podatkov se nahaja v dokumentih, zato je varstvo osebnih podatkov neposredno povezano tudi z upravljanjem in arhiviranjem dokumentov.

Več »

Zakaj so v Kopru zdravniški recepti leteli po zraku

Varno uničenje dokumentov je izjemno pomemben zadnji korak učinkovitega upravljanja z dokumenti, a žal tudi najpogosteje pozabljen. Organizacije se sicer vedno bolje zavedajo, da je treba zagotoviti varnost in obstojnost dokumentov ves čas hrambe, temu, kaj se bo z dokumenti zgodilo po zaključku hrambe pa ne namenijo dovolj pozornosti.

Varnost podatkov mora biti na prvem mestu tudi med postopkom uničenja, saj smo lastniki dokumentacije dolžni onemogočiti vsakršni nepooblaščen dostop do gradiva, ki vsebuje osebne ali druge zaupne podatke. Tematika je še toliko bolj aktualna, saj prihaja Splošna uredba o varstvu podatkov (angl. General Data Protection Regulation – GDPR), ki poleg vsebinskih novosti prinaša tudi izjemno visoke kazni v primeru kršitev varstva osebnih podatkov.

Več »

Digitalna preobrazba se začne z digitalizacijo vložišča

Delo z dokumenti v papirni obliki podjetjem povzroča visoke stroške, kljub temu pa se le manjši delež organizacij v svojih načrtih o brezpapirnem poslovanju odloča za digitalno vložišče. Spregled? Mogoče, saj je prav digitalizacija vložišča najprimernejši prvi korak na poti v brezpapirno poslovanje, saj papir ustavi že takoj na vhodu v organizacijo. Pri digitalizaciji vložišča gre za proces, pri katerem prejeto pošto – naj bo papirna ali elektronska, strukturirana ali nestrukturirana, naslovljena na točno določeno osebo ali zgolj na podjetje – optično zajamemo, ustrezno klasificiramo in v digitalni obliki dostavimo ustreznemu naslovniku.

Več »

Prehodno obdobje do brezpapirnega poslovanja je lahko težavno

Pomemben korak v digitalni preobrazbi organizacij je vsekakor uporaba dokumentnih rešitev. Ta ne zmanjšuje le stroškov poslovanja, ampak zagotavlja, da so procesi izvedeni hitreje, bolj varno ter natančneje kot kadar koli prej. Organizacije, odločevalci, zaposleni in stranke pa uživajo v 100 % digitalni izkušnji. Se (ne) prepoznate v zgornjih stavkih? Berite dalje.

Več »

Izobraževalna delavnica: Dobra praksa upravljanja papirnih arhivov

Vam v organizaciji primanjkuje znanja, da bi ustrezno poskrbeli za fizično gradivo, pravilno določili roke hrambe, skrbeli za pravočasno izločanje in gradivo organizirali na način, da je iskanje hitro in vedno uspešno?

Če se soočate s podobnimi izzivi, potem se nam pridružite na brezplačni izobraževalni delavnici »Dobra praksa upravljanja papirnih arhivov«.

Več »

Z dinamičnimi procesi do boljše uporabniške izkušnje

Digitalna transformacijaod organizacij zahteva, da zunanji deležniki, stranke in partnerji postanejo del jedrnega IT-sistema organizacij. Te morajo znati svoj IKT-sistem povezati z novimi kanali in napravami, ki jih uporabljajo stranke, partnerji in zaposleni.

V študiji, ki sta jo opravila MIT Center for Digital Business in Capgemini Consulting, navajajo, da digitalno transformacijo organizacij delimo na tri glavna področja, ki so v tesni medsebojni odvisnosti.

Več »

7 dejavnikov, s katerimi zagotovimo varnost in
obstojnost dokumentov

Poslovni dokumenti, poleg dragocenih poslovnih podatkov, pogosto vsebujejo tudi zaupne podatke strank, poslovnih partnerjev in zaposlenih. Zato je treba z njimi ravnati posebej skrbno, da zagotovimo primerno raven varnosti, preprečimo nepooblaščene vpoglede in »odtekanje« informacij. Poleg tega so dokumenti v papirni obliki izjemno občutljivi na vrsto dejavnikov, ki vplivajo na njihovo obstojnost, trajnost in dostopnost.

V tokratnem prispevku bomo podrobneje spoznali dejavnike, na katere moramo biti pozorni, da bo dokumentacija ustrezno varovana in arhivirana v primernih pogojih za dolgoročno hrambo.

Več »